lang voor de leiders van het bedrijf, om aan
de hand hiervan snel beslissingen te kunnen
nemen. Vroeger duurde het geruime tijd voor
dat de manager hierover de beschikking had
en men verzamelde deze cijfers meestal slechts
enkele keren per jaar. Het grote voordeel van
de computer is dat binnen enkele uren, en zo
vaak als men dat wenst, over deze gegevens
kan worden beschikt. Men kan zelfs nog een
stap verder gaan en de computer ook over
zichten laten maken van die cijfers die buiten
de normale trends (zoals seizoenfluctuaties en
normale expansie-percentages) liggen. Men
laat alleen de uitzonderingen printen. Deze ge
gevens zullen de meest belangrijke uitgangs
punten zijn voor een directie, om op korte
termijn bepaalde acties te nemen. Deze ma
nier van werken is bekend onder de term ma
nagement by exception.
Deze vorm van geautomatiseerde administratie
is een voorbeeld van een intern geintegreerd
systeem, dat wil zeggen dat indien we een mu
tatie-gegeven invoeren automatisch alle wijzi
gingen en handelingen uitgevoerd worden die
dat gegeven tot gevolg heeft.
Steeds meer worden door de computerfabri
kant systemen voor bepaalde bedrijfstypen sa
mengesteld en als application-package aan de
klant aangeboden.
Het in elkaar grijpen van de diverse admini
straties binnen een bedrijf, zoals de voorraad-,
de debiteuren-, de crediteuren-, de loon-, en
andere administraties tot één systeem noemt
men interne integratie. Zodra een deel van
dit systeem weer een onderdeel gaat vormen
van een ander systeem in andere bedrijven
denk aan loonadministratie die hun over
schrijvingen aan de postgirodienst aanbieden,
liefst in de vorm van een magneetband is
er sprake van externe integratie. Blijven we
nog even bij ons voorbeeld, dan zien we dat
alle orders van één dag verzameld worden en
op een magneetband gebracht worden om ver
volgens in één ononderbroken computer
doorgang te worden verwerkt. Deze manier
van werken heet Batch verwerking.
Hierbij is het niet efficiënt om de gegevens
in een willekeurige volgorde te gaan verwer
ken. Om een bepaald gegeven in het stambe-
stand op te zoeken moet de computer de he
le band lezen, althans tot dat de plaats van
het te bewerken gegeven bereikt is. Daarom
worden de aangeboden mutaties eerst in de
zelfde volgorde gesorteerd. Bovendien kan een
computer niet een bepaald gegeven op een
band wijzigen zonder de hele band met de
aangebrachte wijzigingen over te schrijven op
een nieuwe lege band.
Een geheel andere manier van benadering
zien we bijvoorbeeld bij een bank. Komt iemand
een geldbedrag opnemen, dan zal men op het
zelfde moment moeten nazien of zijn saldo
toereikend is. Ook dit probleem kan door de
computer worden opgelost door middel van
het random access principe. In dit voorbeeld
is alleen sprake van het opvragen van een ge
geven, dit is het raadplegen van een bepaald
gegeven uit een groot bestand (retrieval).
Er zijn bedrijven die dagelijks hun gegevens
bijwerken en gedurende de hele dag aan aan
vragen tot gegevensverstrekking voldoen, waar
bij men het feit dat men één dag achter kan
zijn in de mutatieverwerking acceptabel is.
Doet men dit met een computersysteem dan
noemt men dit een retrieval-system, hierin
heeft men weer diverse speciale mogelijkheden
en typen.
Ter illustratie zal ik twee extreme oplossingen
schetsen.
Is het mogelijk en voldoende dat men één
maal per dag alle gevraagde gegevens be
schikbaar heeft, dan zal een retrievalfile (raad
plegingenbestand) opgebouwd worden, dat wil
zeggen de aanvragen worden op een magneet
band verzameld in volgorde van binnenkomst.
Tegen de tijd dat men de gevraagde gegevens
wil gaan opzoeken worden de aanvragen ge
sorteerd en in batchverwerking gedraaid. De
resultaten zullen in de meeste gevallen via een
magneetband beschikbaar komen.
Ligt het accent bij de opslag van veel gege
vens, die regelmatig geraadpleegd moeten wor
den, dan noemt men deze systemen databanks
of gegevensverzamelingen. Wenst men snel ant
woord op de vragen, die regelmatig gesteld
worden dan is het aangewezen middel om de
gegevens op te slaan in een willekeurig toe
gankelijk extern geheugen. Het meest gebruik
te apparaat is een schijveneenheid (discunit).
3-2 Systeemanalyse
De systeemanalist en het systeemontwerp is
een uitgebreid onderwerp, waarvan helaas
slechts enkele facetten toegelicht kunnen wor
den binnen het kader van dit artikel.
De taak van de groep project-ontwikkeling
is, om met medewerking van materiedeskundi
gen, een methode van werken te ontwikkelen
met inschakeling van een computer.
De systeemanalisten dienen een algemene ba
siskennis te hebben van het onderwerp van
het project. De materiedeskundige is hierin
expert, dat wil zeggen, hij kent het onderwerp
door en door en tevens de speciale eisen van
63
