men deze lijst aanvullen of slechts gedeeltelijk
aanwenden. De keuze van de gebruiksdoelen zal
men moeten baseren op het gegevensgebruik.
Een splitsing van gebruiksdoelen is alleen dan
zinvol, als een significant verschil in gegevens
gebruik (of verwerking) bestaat. Dit verschil
kan betrekking hebben op verwerkingstijd, ver
werkingskosten per uur of gebruik in combinatie
met andere gegevens. Uit hoofde van verschil
in verwerkingskosten per uur kunnen bijvoor
beeld „schakelen ter opheffing van storing" en
„schakelen ten behoeve van werkzaamheden"
gesplitst zijn. De keuze van de te onderzoeken
gegevens kan worden gedaan op basis van
schatting van het kostenverhoudingsgetal. Voor
een groot deel van de gegevens kan namelijk
op basis van verkregen inzicht of van een heel
summier vooronderzoek met zekerheid worden
gesteld dat het betreffende kostenverhoudings
getal „veel groter' of „veel kleiner" dan 1 zal
zijn, met andere woorden dat al of niet direct
verwerken van het gegeven voor een bepaald
gebruiksdoel ongetwijfeld financieel voordeel
oplevert. Een en ander kan worden aangegeven
in een diagram, waarop men horizontaal alle
gegevens vermeldt en verticaal de te onderzoe
ken gebruiksdoelen.
Door vermelding van plussen en minnen kan
men zijn zekerheid omtrent het kostenverhou
dingsgetal aangeven (zie fig. 3). De vakjes die
vrij blijven (waar men dus twijfelt), moeten dan
worden onderzocht. Bij het definiëren van de
gegevens doet men er goed aan de gegevens,
waarbij van een nauwkeurigheid sprake kan
zijn, in te delen in een aantal nauwkeurigheids
klassen en de gegevens uit elke klasse afzonder
lijk te beschouwen. De volgende classificatie
zou men kunnen maken:
exact (onnauwkeurigheid ca. 10 cm)
globaal (onnauwkeurigheid 1 a 2 m)
onnauwkeurig (onnauwkeurigheid 2 m).
4. Bepaling van het kostenverhoudingsgetal
De drie factoren die het kostenverhoudingsgetal
bepalen, kunnen worden vastgesteld aan de
hand van een enquête onder de gegevensgebrui
kers of een onderzoek in het bestaande registra
tiesysteem. Wij zullen van elk der factoren
achtereenvolgens nagaan hoe zij kunnen worden
bepaald.
4.1. De gebruiksintensiteit
na
Het aantal malen opzoeken gebruiken van
de gegevens kan worden bepaald aan de hand
van een enquête. Indien men zorgt voor een
voldoend aantal geënquêteerden, kunnen de
antwoorden globaal blijven, zoals enkele malen
per week, enkele malen per maand, etc. Het
aantal malen registreren kan men bepalen aan
de hand van de bestaande registratie. Een goed
hulpmiddel hierbij zijn gegevens betreffende
magazijnafname en gegevens van bv. een admi
nistratie- of statistiekafdeling.
4.2. De tijdenverhouding 'b
Deze verhouding is afhankelijk van 2 factoren:
a. Specifieke werkmethodeverschillen bij direct
verwerken en naar behoefte verwerken.
b. Invloed van de verwerkingsplaats.
Ten aanzien van punt a. dient men zich de
verschillen in werkmethoden te realiseren bij
direkt verwerken en naar behoefte verwerken.
De grote hoeveelheid te verwerken gegevens en
het feit dat degene die opzoekt iemand anders
is dan degene die registreert, verplichten bij
direct verwerken tot een vaste werkmethode,
waarbij de gegevens op zeer ordelijke wijze,
volgens strakke regels, hoofdzakelijk op for
mulieren e.d. moeten worden verwerkt. Dit is
bij naar behoefte verwerken niet het geval.
De verwerkte gegevens worden slechts door de
gene die verwerkt gebruikt en hoeven niet meer
te worden opgezocht, hetgeen in wijze van ver
werken en notatie volledige vrijheid verschaft.
Anderzijds kunnen de routine, de outillage
(automatisering) en de kundigheid van de re
gistratie-functionaris tijdwinst opleveren. Een
tijdbestedings-analyse heeft uitgewezen dat in
geval van een normale manuale werkmethode
naar behoefte verwerken in beginsel slechts
75% van de tijd vergt van direct verwerken.
De invloed die een automatisering hierop uit
oefent, moet men van geval tot geval beoor
delen. Punt b. de verwerkingsplaats heeft
een tijdvermeerderende invloed. De omstandig
heden op een registratieafdeling zijn meestal zo
ideaal, dat elke verandering van verwerkings
plaats een verslechtering van de toestand bete
kent. Een oriëntatie op ergonomische en ar
beidskundige aspecten heeft geleid tot de vol
gende cijfers:
V)
z
LU
O
GEBRUIKSDOELEN
w
n
O
T>
<D
O)
4)
Schakelen ter opheffing van storing
Schakelen t.b.v. werkzaamheden
Graafwerk
Netplanning
Werkvoorbereiding
etc.
Fig. 3. Diagram voor bepaling van het gebied van het onderzoek.
fl h
td
278
