reken- en tekenwerk, dat we zelf zo enthousiast automati
seren.
Terug naar nu en het hoe van een gemeentebrede vastgoed
gegevensbank. Ik beschrijf de situatie in Utrecht, omdat ik van die
situatie over kengetallen beschik. Overigens ben ik van mening,
dat toepassingen voor kleinere gemeenten in technische uitvoering
wel zullen verschillen, maar dat die verschillen niet fundamenteel
zijn. Bovendien kunnen toepassingen voor kleine gemeenten de
status van grote toepassing krijgen, als het overeenkomstige toe
passingen zijn en schaalvergroting plaatsvindt door creatie van in
formatieschappen met een regionaal karakter.
Organisatie
In Utrecht wordt het informatiesysteem beheerd door de afdeling
Vastgoedinformatie. Deze afdeling maakt organisatorisch deel uit
van de dienstenstructuur ROVU, die bestaat uit de Diensten Ruim
telijke Ordening, Openbare Werken en Volkshuisvesting van
Utrecht. In totaal zijn bij de ROVU ongeveer 1100 ambtenaren
bezig met ruimtelijke inrichting en beheer. Vastgoedinformatie be
hoort tot de Dienst Ruimtelijke Ordening. Evenals het informatie
systeem Bevolking is het informatiesysteem Vastgoed een ge-
meentebreed informatiesysteem. Het Vastgoedsysteem bestaat
uit de deelsystemen Topografie-Leidingen, Gebouwen en Grond-
Water. Dit is de formule: VGI (T L) G (G W).
Topografie en Leidingen levert grafische halfprodukten, die hun
waarde pas krijgen door toevoeging van bedrijfseigen gegevens in
de produktieprocessen bij de gebruikers. De gebruikers zijn 20
diensten, bedrijven en instellingen binnen het gemeentelijke appa
raat en 6 daarbuiten. Op het gebruik van de informatie waardoor
de halfprodukten produkten worden, kom ik nog terug bij het
waarom van vastgoedinformatie.
De gemeente is de bron van alle vastgoedgegevens, omdat binnen
de gemeente allerlei disciplines deze gegevens nodig hebben om
hun werk te kunnen doen. Dat blijkt wel uit het grote aantal ge
bruikers van vastgoedgegevens van heel verschillende pluimage.
In het administratieve (niet-grafische) deel van het vastgoed
systeem (Gebouwen Grond-Water) wordt ten behoeve van al
die disciplines informatie opgeslagen over alle functies van vast
goed. De functionele aspecten van vastgoed zijn bestemming, in
richting, gebruik, beheer, beschikking, belasting en rechtstoe
stand. Het administratieve gedeelte van het vastgoedsysteem is
dus multifunctioneel.
Het integrale informatiesysteem Vastgoed levert dus multifunctio
nele halfprodukten.
Met betrekking tot het beheer van het informatiesysteem Topogra
fie en Leidingen zijn technisch beheer en inhoudelijk beheer zeer
consequent gescheiden. Het technische beheer berust bij de
onderafdeling Systeembeheer en het inhoudelijke beheer bij de
onderafdeling Grafische Informatie.
Het beheer en de bijhouding van de administratieve gegevens van
vastgoed worden uitgevoerd door de grootste gebruiker van dat
soort gegevens. Meestal is dat ook de gebruiker die deze gege
vens verzamelt (en dat in de toekomst ook zal blijven doen). De
overige gebruikers moeten dan ook stoppen met de bijhouding en
moeten gaan bijdragen in de verwervingskosten van die gegevens.
Daarmee is een vrij complexe beheersstructuur ontstaan.
Zeer consequent wordt de lijn gevolgd, dat verzameling en bijhou
ding van gegevens eenmalig gebeurt en het gebruik meervoudig is.
De onderafdeling Administratieve Informatie is inhoudelijk beheer
der van een gedeelte van de niet-grafische vastgoedinformatie en
een kwaliteitsfilter voor het overige deel van die informatie.
Techniek
Daarvan hebt u al zoveel gehoord, dat ik het kort kan houden. Mijn
advies is: doe het niet zelf! Voor het technische beheer, zoals
systeemoperating en systeemmanagement, is een kleine afdeling
systeembeheer nodig. Daar moet de kennis ontstaan, die voor
komt dat u, wat de techniek betreft, geheel afhankelijk wordt van
externen en die de continuïteit waarborgt. Eveneens is het belang
rijk dat u zoveel kennis van techniek in huis haalt, dat u in de ge
bruiksfase baas in eigen bestand blijft.
Software voor kleinere toepassingen moet in eigen huis worden
ontwikkeld vanwege de kosten en de omlooptijd, maar voor grote
toepassingen worden uitbesteed. U moet dan wel de directie kun
nen voeren, zodat ook kennis nodig is op het terrein van systeem
ontwerp en programmering. Onze gedragslijn is geweest dat wij,
toen we nog geen eigen interactief grafisch computersysteem
hadden, produktie van digitale topografie uitbesteedden. Van de
applicatiesoftware, gebruikerscommando's en menu's die daar
voor door ingenieursbureaus moesten worden ontwikkeld, be
dongen wij de gebruiksrechten, zodat wij, toen ons eigen systeem
in huis kwam, niet alleen konden beschikken over extern geprodu
ceerde data, maar ook over in de produktielijn uitgeteste software.
Voor kleinere gemeenten is een extra waarschuwing op zijn plaats.
Op het ogenblik wordt de markt overstroomd met kleine, goedko
pe interactief grafische systemen. U bent echter niet bezig met het
opbouwen van een informatiesysteem voor een kleine geïsoleerde
werkplek, maar met het opbouwen van een informatiesysteem,
dat een totaaloplossing moet bieden voor geautomatiseerd inrich
ten en beheren van de ruimte. Deze problematiek is de problema
tiek van de verwerking van gigantische hoeveelheden gegevens en
dat kan per definitie niet met een klein systeem. Als u, heel ver
standig, kiest voor een groeipad en begint met een klein systeem,
dan zal dat later moeten kunnen worden geïntegreerd in een groter
systeem of een netwerk. Heeft uw kleine systeem die groeimoge
lijkheden niet, dan loopt u dood bij de organisatie van het gebruik
van uw informatie; en dat gebruik, daar ging het nu net om!
Een gunstige ontwikkeling is, dat het bedrijfsleven de potentie van
de vastgoedinformatievoorziening heeft ontdekt als groeimarkt, en
voor de kleinere gemeenten binnen afzienbare tijd zal komen met
complete pakketten hardware, software, data, opleiding en sup
port. De inschakeling in de organisatie zult u echter zelf moeten
doen, waarbij het heel belangrijk is dat u fundamenteel gaat na
denken over die organisatie en deze eventueel aanpast aan de
nieuwe mogelijkheden om te voorkomen dat uw automatisering
zich beperkt tot het automatiseren van een handmatig proces.
Veel grotere winst, met een structureel karakter, is te behalen
door het aanpassen van uw organisatie! Organisatie-adviesbu
reaus willen u graag adviseren. Dat kost wel veel geld, maar in de
staande organisatie bent u verdacht en een extern bureau wordt
„geloofd en gegloofd!"
Financiën
In Utrecht h.*>ben we een systeem van doorrekening van de
kosten van vastgoedinformatie. Soms denk ik, dat ik daar zo vroeg
grijs van ben geworden. De hele gemeente blijkt vol te zitten met
winkeldieven, en de volwassenheid die het systeem vraagt van de
participanten, is ver te zoeken. Het grote voordeel is echter, dat
wij geen produkten op de plank hebben waarvoor geen markt is
en de klant zich elke keer weer afvraagt of hij ze wel moet laten
produceren.
Het systeem is opgezet volgens het principe, dat tijdens de op-
bouwperiode van vijf jaar de bijdrage van de gebruikers is gerela
teerd aan het toenemend nut, en is gestegen van 0 tot 100%.
Daarna betalen de gebruikers de totale kosten van de vastgoed
informatie die zij nodig hebben.
Ik noem enige getallen: de afdeling Vastgoedinformatie heeft op
dit moment 43,8 formatieplaatsen en kost per jaar (inclusief
systeemexploitatielasten en overhead) bijna 5 miljoen gulden. Het
bestand digitale topografie heeft ongeveer 25 miljoen gulden ge
kost. Het zal u niet verbazen dat bestuurders in deze tijd van extre
me bezuinigingen zich elke keer weer afvragen, wat ze met vast
goedinformatie moeten doen. De verzuchting was elke keer weer
opnieuw: Het is allemaal prachtig, het werkt nog ook, het is duide
lijk wat het kost, maar wat levert het nu allemaal op?
Voor de laatste investeringsaanvraag heeft de Afdeling voor Be
drijfsvoering het toepassingsresultaat van vastgoedinformatie in
geld gewaardeerd. Toen bleek al dat de baten duidelijk groter zijn
dan de kosten, terwijl het informatiesysteem pas dit jaar gedeelte
lijk operationeel wordt.
De tragiek van het opzetten van een informatiesysteem Vastgoed
is, dat de terugverdientijd zo lang is. In Amerika wordt ervan uitge
gaan, dat de „term of repay" 8 jaar is. Helaas is 8 precies gelijk
aan 2x4, dat wil zeggen dat twee colleges van B W moeten
investeren en het derde pas kan incasseren. Toch zal ook de poli
tiek moeten slikken, dat de kosten nog steeds voor de baten uit
gaan.
Personeel
Het personeel moet de grote stap van tekenaar naar operator
maken. Bij de omscholing naar een ander vakmanschap is gebruik
Voordat ik verder ga, moet ik bekennen dat ik nog vergeten
heb de collega's van Klaas Aartenbak aan u voor te stellen.
Ze zitten in een kamer naast Klaas. Het gebruik van onroe-
rend-goedinformatie had zich in die tijd al aardig ontwikkeld.
De klanten kunnen zich maar nauwelijks bedwingen. Het zijn
allemaal medewerkers van de afdeling waar Klaas werkt,
want de onroerend-goedregisters werden alleen op afde
lingsniveau bijgehouden; van basisregistraties, integratie en
meervoudig gebruik was nog geen sprake.
68
IMGT GEODESIA 88
