opname van homonymen dient tot de mogelijkheden te be
horen; doordat een bepaald element voor de verschillende ge
bruikers een verschillende betekenis kan hebben, moet kunnen
worden vermeld welke betekenis een element heeft voor welk
project of welke gebruiker;
bij de aanwezigheid van een gegevensbank in een file
structuur moet de DD in staat zijn zowel de eventueel aanwe
zige oude file-structuur als het nieuwe DBMS te ondersteunen;
de DD moet in staat zijn langs eenvoudige weg ondersteuning
te verlenen bij het maken van rapporten uit de gegevensbank;
de informatie uit de DD moet langs interactieve weg kunnen
worden opgevraagd. Deze opvragingen moeten langs een ge
bruikersvriendelijke weg te realiseren zijn;
ondersteuning van een gedistribueerde database dient tot de
mogelijkheden te behoren.
Aan welke criteria moet het DBMS voldoen, ten einde geschikt te
zijn voor een basisregistratie? Om dit te kunnen bepalen, moeten
eerst de basisregistraties en de functies, welke deze basisregistra
ties binnen de gemeenten hebben, worden gedefinieerd.
Binnen gemeenten onderkennen we de volgende soorten informa
tiesystemen (fig. 4):
basisregistraties;
planningssystemen;
uitvoeringssystemen.
PLANNINGS
SYSTEMEN
UITVOERINGS
SYSTEMEN
BASISREGISTRATIES
Fig. 4. Samenhang van informatiesystemen.
De basisregistratie zal gegevens bevatten, die voor meerdere
diensten of afdelingen van een gemeentelijke organisatie als basis
dienen voor hun plannings- en uitvoeringssystemen. Hierdoor zal
de basisregistratie in de informatiestromen binnen de gemeenten
over het algemeen een lijdelijke rol vervullen.
De planningssystemen zullen hun informatie betrekken uit de ba
sisregistratie en de uitvoeringsinformatiesystemen zullen na vol
tooiing van bepaalde deelprojecten hun informatie weer doorgeven
aan de basisregistratie. Tussen de plannings- en uitvoeringssyste
men zal bij een optimaal functioneren van deze systemen, over en
weer een levendige uitwisseling van gegevens plaatsvinden. Plan
ningssystemen zullen worden getoetst aan de uitvoeringssyste
men, ten einde de voortgang te kunnen controleren, terwijl vanuit
de uitvoeringssystemen de aanvangs- en gereedmeldingen moe
ten worden doorgegeven aan de planningssystemen. Door de eer
der gememoreerde lijdelijkheid van een basisregistratie zal het
DBMS, waaronder de basisregistratie is opgeslagen, toegankelijk
moeten zijn vanuit andere DBMS-pakketten. Daar de basisregistra
tie door een groot aantal gebruikers interactief wordt benaderd,
dient het DBMS ook bij een hoge gebruiksfrequentie een goede
respons te waarborgen.
Met name deze respons levert bij een echte relationele database
vaak veel problemen op. Dit wordt dan, zoals reeds eerder is ge
constateerd, vaak weer opgelost door consessies te doen aan het
relationele model, of door de functies van de DD te beperken. Om
deze redenen dient men dan ook de nodige voorzichtigheid in acht
te nemen bij de aanschaf van een relationele DBMS voor de opslag
van een basisregistratie. Wellicht dat in de toekomst, als er echte
database-machines beschikbaar komen, het hiervoor genoemde
nadeel van de relationele database kan worden opgelost.
Ik ben het dan ook volledig eens met de uitspraak van een spreker
op een congres over relationele DBMS-pakketten, die aan het eind
van zijn verhaal zijn toehoorders de volgende boodschap meegaf:
,,De relationele database heeft de toekomst. U dient echter zelf te
bepalen wanneer die toekomst voor u begint".
Het is echter verkeerd te veronderstellen, dat de invoering van een
DBMS louter een overgang van een analoge naar een digitale vorm
van gegevensopslag is. De invoering van een DBMS heeft niet al
leen consequenties voor het personeel, maar ook voor het mana
gement.
De acceptatie van een gemeenschappelijke gegevensbank zal in
grote mate worden beïnvloed door de acceptatie van deze gege
vensbank door het management, hoewei de invloed van het perso
neel op de werkvloer zeker niet mag worden onderschat. Indien
medewerkers om wat voor reden dan ook geen heil zien in het ge
bruik van een dergelijk systeem, zullen zij trachten zoveel mogelijk
fouten in het systeem aan te tonen. Daarmee beschikken zij over
voldoende argumenten om het systeem niet in te voeren. Zeker in
de omgeving van de basisregistraties met hun enorme hoeveelheid
gegevens, is in de opbouwfase de scoringskans op fouten erg
groot.
Hier ligt een taak voor het management om de eventuele bewerin
gen op hun juistheid te beoordelen. Het management dient bij de
invoering van een database in een organisatie rekening te houden
met een aantal randvoorwaarden:
gegevens moeten worden behandeld zoals andere hulpmidde
len die noodzakelijk zijn bij de taakuitoefening van de organisa
tie, zoals geld, menskracht of grondstoffen;
het gegevensmanagement dient gescheiden te worden gehou
den van het gebruik van deze gegevens;
de gebruikers dienen over gereedschap te beschikken, dat hen
in staat stelt de gegevens in elke gewenste vorm en combina
tie in eigen beheer te kunnen presenteren;
gegevens over de gegevens (de zgn. Meta-informatie) dienen
te worden bijgehouden in een separate DD.
Het management dient ervan doordrongen te zijn, dat een data
base alleen dan optimaal kan functioneren, indien deze manier van
denken en werken door de organisatie wordt gesteund. Bij de defi
niëring van een element ligt het probleem vaak niet bij definiëring
van dit element op zich, maar bij de bereidheid in de organisatie
om tot een gemeenschappelijke definiëring te komen. Zeker in een
grote organisatie die vaak wordt gekenmerkt door een aantal per
sonen, koninkrijkjes en ambities, kan dit grote problemen opleve
ren. Hier ligt dus een taak voor het management om sturend op
te treden.
Na de eventuele opbouw van een geautomatiseerde gegevens
bank begint, indien men daar niet op bedacht is, de terreur van het
printverslag. Zodra iemand in staat is op redelijke wijze gegevens
uit de gegevensbank te betrekken, zal hij de aldus verkregen infor
matie voor zijn eigen doeleinden proberen te benutten. In een pas
geautomatiseerde omgeving wordt vaak een grotere waarde toe
gekend aan in print-outvorm gepresenteerde informatie dan aan in
formatie, die op handmatig vervaardigde overzichten wordt ver
strekt. Soms is het enige argument dat tegen een print-out kan
worden ingebracht, een andere print-out.
Door de betrekkelijk eenvoudige wijze, waarop men gegevens uit
een geautomatiseerde gegevensbank kan verkrijgen, dient ervoor
te worden gewaakt, dat geen overkill" aan informatie ontstaat.
Daar de gegevens in een geautomatiseerde omgeving sneller kun
nen worden gepresenteerd, wordt het management in staat
gesteld sneller een beslissing te nemen. Sterker nog, er wordt van
het management verwacht, dat het sneller beslissingen neemt.
Aan het eind van mijn lezing wil ik een aantal van de belangrijkste
punten in uw herinnering terugroepen:
De keuze van een DD is voor het beheer van een basisregistra
tie belangrijker dan de keuze van een DBMS. Als beheerder zult
u, indien u beschikt over een actieve DD, alleen iets bemerken
van het DBMS bij de respons die de machine geeft. De ge
volgen van een slechte DD zult u elke dag aan den lijve onder
vinden.
Factoren waarmee de gebruiker dient rekening te houden bij de
aanschaf van een DBMS zijn:
performance van het systeem;
connectiviteit van het systeem.
Zeker bij wat grotere organisaties zal zich een grote diversiteit
aan hardware gaan manifesteren. Het DBMS dient zeker bij
een basisregistratie in staat te zijn met een veelvoud van hard
ware-merken en DBMS-pakketten te kunnen communiceren.
Continuïteit van de systeemontwikkeling. Is er voldoende per
soneel op de markt, dat met dit DBMS kan werken?
Continuïteit van de verwerking. Hoe is de beheersbaarheid van
het DBMS en wat zijn de organisatorische consequenties?
Wat is het toekomstperspectief van het aangeboden produkt?
Als belangrijkste punt: de succesvolle invoering van een geau
tomatiseerde gegevensbank is in belangrijke mate afhankelijk
van de steun van zowel het management als het personeel,
dat dagelijks met deze gegevensbank moet kunnen communi
ceren.
Ik hoop, dat u zich na deze lezing kunt afvragen of de software
voor uw toekomstige informatiebank een hulpmiddel of een last
zal zijn.
NGT GEODESIA 88
61
