Een VIS aan de man brengen.
dien wordt het te ontwikkelen systeem ook nog beïn
vloed door de organisatie van de betreffende instelling
en door de techniek. Een systeemanalyse is een kost
bare, ingewikkelde en tijdrovende zaak; inhuren van de
juiste deskundigen is daarbij een noodzaak. Bovendien
moet één en ander zo mogelijk ook nog in een relatief
korte periode geschieden om tot invoer en gebruik over
te kunnen gaan, voordat het systeem verouderd is;
zowel de probleemstelling, de computertechniek, de
mensen in de organisatie als de organisatie zelf veran
deren in de periode van ontwikkeling. Bijstelling van een
systeem tijdens de ontwerpfase doet het risico ont
staan, dat nooit tot implementatie wordt overgegaan,
omdat het systeem nooit ,,af" is.
Gefaseerde implementatie
Indien eenmaal een vastgoedinformatieplan is op
gesteld, kan worden overgegaan tot de implementatie
ervan. Veelal zal een geleidelijke invoer noodzakelijk
zijn; niet alleen, omdat de kosten dat vereisen, maar
ook om het leerproces te kunnen begeleiden.
De keuze van één centraal systeem voor alle afdelingen
en/of toepassingen, ofwel voor een gedecentraliseerd
systeem, waarbij iedere afdeling één of meerdere eigen
computers heeft, bepaalt tevens in welke mate een ge
faseerde invoer mogelijk is. Deze keuze is afhankelijk
van:
de organisatie zelf;
het soort werk van de organisatie;
de gewenste werkwijze van de organisatie.
Voor elke keuze geldt, dat een geleidelijke groei moge
lijk is. Deze geleidelijkheid kan tot stand worden ge
bracht middels een langzame uitbouw voor wat de
(deel)toepassingen betreft, maar ook een geleidelijke
groei voor wat betreft de omvang van het gebied waar
voor de invoer geldt. De snelheid van de invoering is af
hankelijk van de:
kosten van aanschaf en onderhoud van het sys
teem;
behoefte aan vernieuwende automatisering, zowel
van de organisatie zelf, als van externe invloeden op
de organisatie;
efficiëntieverbetering bij het toepassen van het
systeem;
flexibiliteit van de organisatie en haar personeel om
de vernieuwing op te vangen.
Een vastgoedinformatieplan bevat ook een implementa
tieplan, waarin niet alleen de technische aspecten tot
uiting komen, maar vooral ook de sociale, organisatori
sche en financiële aspecten. De sociale aspecten heb
ben vooral betrekking op de personele omvang voor,
tijdens en na de implementatie, alsmede de vereiste
kwaliteit van het betrokken personeel en de benodigde
opleiding. Voorts wordt aandacht besteed aan de ergo
nomie van het systeem.
De organisatorische aspecten in het vastgoedinforma
tieplan bevatten de gehele administratieve organisatie
rondom het automatiseringsgebeuren, d.w.z.:
een beschrijving van het systeem;
een beschrijving en de regeling van de wijze van
toepassing van het systeem bij de uitvoering van
werkzaamheden;
de taak van de bestandsbeheerder, de gegevensbe-
heerder en de applicatiebeheerder;
de beveiliging van het systeem en de gegevens, zo
wel in technisch als in logisch opzicht;
wie verantwoordelijk is voor welke gegevens en de
autorisatie van het gebruik van de gegevens.
De wijze waarop de implementatie geschiedt, wordt
vooraf vastgesteld in het implementatieplan. Toch is
het zinvol het systeem eerst in een ,,pilot"-project uit te
proberen: enerzijds om ervaring op te doen met het
systeem, anderzijds om de aanpassingsproblemen van
de organisatie aan het systeem en de ontwerpfouten in
het systeem te overbruggen.
Coördinatie
Gebruik van vooral dezelfde gegevens door verschillen
de afdelingen binnen een bestuurs- of beheerseenheid
vereist een goede coördinatie, alsmede afspraken met
betrekking tot de verantwoordelijkheden ten aanzien
van het bestand, de gegevens in het bestand en de toe
passingen. Zoals aangegeven, worden hiervoor in het
vastgoedinformatieplan de nodige regelingen getroffen.
Daarnaast zullen echter ook afspraken moeten worden
gemaakt met andere bestuurs- en beheerseenheden,
voor zover het gegevens betreft, die van buiten worden
betrokken of naar buiten worden verstrekt. Met name
de GBKN-informatie verkeert in zo'n situatie, waarbij
wordt gewerkt aan de verzameling van de gegevens
door meerdere instanties, gecoördineerd door het
Kadaster.
Ten behoeve van die uitwisseling met derden moeten
zeer precieze afspraken worden gemaakt. Deze afspra
ken hebben betrekking op de gegevensdefinitie, de
classificatie en het formaat van de uitwisseling. Met an
dere woorden, men moet weten wat wordt uitgewis
seld, hoe de gegevens worden benoemd en in welke
vorm de gegevens worden aangeboden.
De Commissie Topografische Basisbestanden (CTB)
van de voorlopige Raad voor de vastgoedinformatie
(RAVI), waarin alle sectoren die gebruik maken van
GBKN-informatie zijn vertegenwoordigd, houdt zich
bezig met het formuleren van die afspraken. Zo is er de
zgn. BOCO-classificatie van topografische elementen,
een Standaard Uitwisselingsformaat (SUF-2) en is een
onderzoek gaande naar de wijze van presentatie van
verschillende gegevens.
270
NGT GEODESIA 88
