De grens tussen een basisregistratie en een procesbe
stand is overigens niet altijd even scherp te trekken.
Soms is een basisregistratie niet veel meer dan een
koppelingsbestand en zijn alle andere gegevens van de
objecten ondergebracht in procesbestanden. In andere
gevallen is er wel een duidelijk onderscheid en bevat
een basisregistratie een beperkt aantal gegevens van
alle objecten en bevatten de procesbestanden toepas
singsgerichte gegevens van een deel van alle objecten.
Voor het opnemen van gegevens in een gemeentelijke
basisregistratie gelden de volgende criteria:
1Het gegeven moet noodzakelijk zijn voor het af
doende vervullen van een gemeentelijke taak (be
leid, verdeling van de middelen, belastingheffing,
beheer, bestemming, e.d.).
2. Er moet sprake zijn van een meervoudige behoefte
aan het gegeven, in die zin dat deze behoefte bij
meerdere functies binnen het gemeentelijke appa
raat wordt gevoeld. Gegevens waaraan slechts een
enkelvoudige behoefte bestaat, komen in principe
niet in aanmerking.
3. ledereen kan en mag gebruik maken van het ge
geven (openbaarheid).
4. Kostenbesparing kan worden bereikt wanneer het
meervoudig inwinnen en opslaan van gegevens
wordt teruggedrongen en de gebruikers niet meer
verschillende bronnen behoeven te raadplegen om
de benodigde gegevens te verkrijgen.
Voor het vaststellen van definities gelden de volgende
overwegingen
1De definitie, die de grootste gebruiksfrequentie
heeft, komt in aanmerking om te worden gehan
teerd in de basisregistratie.
2. Het verdient de voorkeur om die definitie, die de ge
wenste inhoud het beste benadert en daarbij prak
tisch bruikbaar is, te gebruiken in de basisregistra
tie.
6. Inrichting van een gemeentelijk vastgoedinforma
tiesysteem
Als we de informatievoorziening op het gebied van het
vastgoed terugbrengen tot zijn meest elementaire
vorm, dan kunnen we dit weergeven als in schema 3.
Dit schema is opgebouwd uit drie registraties, waarin
bij elkaar behorende gegevens worden opgeslagen over
percelen (grond en water), gebouwen en subjecten en
uit twee relatiebestanden tussen deze drie basisregi
straties: een objecten- en een subjectenrelatiebestand
(de oude SOAG opvatting).
subject/zakelijk
recht relatie
gebouw/perceel
relatie
GEBOUW
subject/gebruiks
relatie
SUBJECT
Schema 3.
De basisregistratie gebouwen bevat een identificatiege
geven van het geregistreerde object. Dit bestaat uit het
burgerlijk adresgegeven of uit een onafhankelijk regis
tratienummer. Daarnaast worden alleen puur zakelijke
gegevens met betrekking tot het gebouw opgenomen,
zoals type gebouw volgens de vergunningverlening
(woning, flat, kantoor, winkel, school e.d.), gegevens
over de inrichting, constructiewijze, staat van onder
houd, feitelijk gebruik, levenscyclus, vergunningverle
ning in het kader van de hinder- en milieuwetten, waar
den, premies, subsidies e.d. Er worden geen subjectge-
gevens of verwijzingen naar subjectenregistraties opge
nomen, geen kadastrale gegevens en er worden niet
meer identificatie- c.q. koppelingsgegevens opgeno
men dan strikt noodzakelijk is. Hiervoor zijn twee rede
nen aan te geven:
De eerste betreft de opvattingen over de privacy.
Iemand die een gebouwenregistratie raadpleegt ten be
hoeve van technische of administratieve gegevens,
moet worden afgeschermd van alle andere gegevens,
die op dat moment niet relevant zijn. Ten tweede wor
den uit economische overwegingen slechts op één
plaats binnen het gemeentelijke apparaat de kadastrale
gegevens geregistreerd en worden eveneens op één
plaats een subjecten- en een objectenrelatiebestand
onderhouden, waarin tegelijkertijd de autorisatie van
het gebruik wordt geregeld.
Dezelfde overwegingen gelden voor de inrichting van
een gemeentekadaster, waarin gegevens over publiek
rechtelijke en zakenrechtelijke rechtstoestand worden
opgenomen met de kadastrale perceelsaanduiding als
identificatiegegeven.
Beide afzonderlijke basisregistraties zijn openbare regis
traties, die voor iedereen toegankelijk zijn. Door het leg
gen van relaties kunnen privacy-gevoelige situaties ont
staan.
In het objectenrelatiebestand worden naast de identifi
catiegegevens die in de basisregistraties voorkomen,
alle andere adresgegevens opgenomen zoals postcode,
geografische coderingen (bijvoorbeeld de CBS-vierkan-
tenindeling), coördinaten van de percelen en van de ge
bouwen, eventuele andere gebruikte registratienum
mers e.d. (schema 1). Bovendien wordt in dit bestand
een koppelingsmogelijkheid gerealiseerd naar de regis
traties van de Kamers van Koophandel en Fabrieken en
naar het subjectenrelatiebestand.
In relatie met ieder gebouw en ieder perceel wordt één
genotshebber krachtens zakelijk recht en één krachtens
gebruik vastgesteld. Dit zijn de natuurlijke en niet-
natuurlijke personen die ten behoeve van de uitvoering
van gemeentelijke taken onder andere bekend moeten
zijn op het gebied van de vergunningverlening, het aan-
schrijvingsbeleid, de belastingheffing (OGB) en de hef
fing van rechten en retributies. Deze personen, die ik
vaak aanduid als de „aanspreekbare", worden opgeno
men in het subjectenrelatiebestand of er wordt een rela
tie gelegd met bestaande registraties, zoals het
bevolkings- en het OGB-systeem. Omdat de inhoud van
deze twee relatiebestanden niet toegankelijk is voor de
gebruikers van de basisregistraties en omdat de autori
satie van het gebruik van koppelingsgegevens hier
plaatsvindt, wordt de privacy van de individuele burger
zo goed mogelijk beschermd.
7. Inrichten van een basisregistratie gebouwen
Als ik tegen de achtergrond van het bovenstaande het
RAVI-rapport no. 5 ,,Een basisregistratie van gegevens
over woonverblijven" doorlees en in verband breng met
mijn voorkennis van het binnen afzienbare tijd door de
commissie UNIVI (Commissie realisatie uniforme be-
338
NGT GEODESIA 88
