Inventarisatie
1 f
produkten. Overige afdelingsactiviteiten worden hier ver
der buiten beschouwing gelaten.
Hoe modern en uitdagend automatiseren ook klinkt, het
is zinvol even stil te staan bij dit begrip. Feitelijk betekent
automatiseren het inzetten van een automaat c.q. een
machine die bepaalde handelingen (zonder menselijke
tussenkomst, als vanzelf) verricht. Mens/machine-inter
actie ontstaat wanneer de machine bepaalde beslissin
gen niet zelf kan of mag nemen, dan wel gegevens nodig
heeft.
De volgende vragen kunnen nu worden gesteld:
WAT automatiseren? Dit betreft onder andere in
formatie-analyse en -planning, gegevensanalyse en
-structurering;
HOE automatiseren? Dit betreft onder andere functio
neel- en systeemontwerp, implementatie en realisatie.
Onderwerpen die betrekking hebben op het WAT en HOE
zullen in dit artikel globaal aan de orde komen. Fig. 1
illustreert, dat de informatie en informatievoorziening
worden beïnvloed en bepaald door de organisatie, de be
schikbare middelen en de vastgestelde doelen.
Fig. 1. Methode van aanpak voor automatisering en informatie
verzorging.
Formeel zou dit kunnen worden beschouwd als een ver
zameling processen die zich in een gesloten ruimte voor
doen. Echter, maatschappelijke en technische ontwikke
lingen zorgen ervoor dat het geheel continu in beweging
is en invloed uitoefent op de informatie en informatie
behoefte. Bij automatisering is het van belang de effecten
van instabiele componenten zoveel mogelijk te minimali
seren, zodat regelmatige bijstelling van het proces- of
informatiesysteem kan worden vermeden.
Conclusie 1
Om de eerder genoemde vragen te kunnen oplossen, is een
grondige kennis van en inzicht in de organisatie met zijn in
terne en externe relaties noodzakelijk. De dienstverlening stelt
daarnaast als eis, dat informatie centraal staat.
In 1984 is een eerste globale inventarisatie uitgevoerd
naar de problemen en wensen van de afdeling Land
meten. In verband met het dienstverlenend karakter van
de afdeling werd aansluitend een projectgroep in het
leven geroepen, waarin zowel de afdeling Landmeten
was vertegenwoordigd als een aantal kaartgebruikers.
Ondersteund door een adviesbureau moest deze groep
3
O
c
Q,
Informatiebehoeften S
<1) 5Ü
a,
Inhoud 5 g,
x beheerder
Straatnaam
co
Huisnummer
Kad. grens cd
Gebouw cd
CD
Overige Opstallen o
c
Transformator
3
Benzinepomp 0
Abri
Weg en Waterbouw Beheer
x x x
X X X X X
Ontwerp
XXX
X X X X X
Stedelijke Inrichting
XXX
X X X X X
Verkeer en Vervoer
X X
X X X X X
Beplantingen
X X
X
X
X
X
X
Bouw- en Woningtoezicht
XXX
XXX X
Fig. 2. Informatiebehoefte van de beheerder met betrekking tot de
classificatie.
een nadere uitwerking geven met betrekking tot de gesig
naleerde knelpunten. Nadruk werd daarbij gelegd op de
groot- en kleinschalige basiskaartvervaardiging. De pro
jectgroep leverde in 1986 een rapport Definitiestudie
waarin, naast een uitvoerige inventarisatie van de huidige
toestand, een technische oplossing en een financiële
onderbouwing werden geformuleerd.
De belangrijkste knelpunten van de basiskaart vormden
op dat moment:
gebrekkige actualiteit;
classificatie niet homogeen;
geen eenduidigheid in bladformaten;
geen scheiding naar project- en basistopografie;
te grote variatie kaartschalen;
kleinschalige kaartvervaardiging arbeidsintensief;
themakaartvervaardiging arbeidsintensief.
Met name de inhomogene classificatie en het ontbreken
van een scheiding in project- en basisinformatie werden
gekarakteriseerd door het zogenaamde knip-, plak- en
tekenwerk. Dit betekende, dat bij verschillende kaart
gebruikers het geleverde kaartmateriaal een extra be
werking moest ondergaan om voor het gestelde doel te
kunnen worden ingezet. Door het leveren van maatwerk
vanuit de afdeling Landmeten zou deze extra bewerking
achterwege kunnen blijven en aanzienlijke besparingen
opleveren. Fig. 2 en 3 geven een inzicht in de inventarisa
tie van de informatiebehoefte.
Informatiebehoeften
Overig
Schaal
oooooooo
omoooooo
CMCVJIOOOIOOO
y- CM C\J lO O
Formaat
88§1
<<<<comto>
Voldoende
Gewenst; jaren
0
Weg en Waterbouw Beheer
X X XX
X
3
Ontwerp
XX XXX
X X X X
1
Stedelijke Inrichting
X X X X X
X
1
Verkeer en Vervoer
X XXX XX
X
X
Beplantingen
X XXX X
X XXX
1
Bouw- en Woningtoezicht
X XX
X X
X
Fig. 3. Informatiebehoefte van de beheerder met betrekking tot
schaal, formaat en actualiteit.
De inventarisatie is uitgevoerd op grond van een vragen
lijst. Belangrijk is, dat de geïnterviewde een duidelijk
beeld krijgt van wat van hem wordt verwacht. Dit betekent
eveneens, dat de interviewers met behulp van de vragen
lijst een of meerdere doelen willen bereiken. Het is een
moeizaam proces om alle verkregen informatie te orde
nen en te vertalen naar herkenbare knelpunten en
NGT GEODESIA 90 - 4
169
Organisatie
Middelen
Doelen
Personeel
Financien
Informatie
Afstemming
Communicatie
Informatieplanning
(Bepaling informatiebehoefte
en informatievoorziening)
Organisatie-problemen
