De gemeentelijke informatiebalie
door ing. J. Klerks, gemeente Breda, afdeling Vastgoedregistratie.
In Breda wordt op dit moment een stadskantoor gebouwd voor de
huisvesting van het merendeel van de gemeentelijke diensten, die
nu nog zijn verspreid over een groot aantal locaties in de stad. Deze
nieuwbouw zal in het eerste kwartaal van het volgend jaar kunnen
worden betrokken.
In dit stadskantoor komt op de begane grond een publiekshal, waar
zoveel mogelijk baliefuncties van de gemeente worden bijeenge
bracht. In de literatuur wordt zo'n concentratie van informatiepunten
aangeduid met de Engelse benaming Civic Service Center of de nog
weinig gebruikte Nederlandse aanduiding Centrum voor Overheids
diensten [1],
Naast het verstrekken van algemene informatie over bestuurlijke
aangelegenheden en openbare voorzieningen door de afdeling Voor
lichting van de gemeente, zullen daar de afdelingen Burgerzaken en
Belastingen zijn te vinden. Aan een centraal balie-eiland zal informa
tie worden verstrekt over ruimtelijke ordening, bouwen en wonen,
wegen en verkeersaangelegenheden, openbaar groen, sport- en
recreatieve voorzieningen, culturele zaken, onderwijs, economische
aangelegenheden en werkgelegenheid, juridische aangelegenhe
den, grondzaken en vastgoedinformatie.
In zo'n informatiecentrum wordt ernaar gestreefd de informant maar
eenmaal door te verwijzen. Indien mogelijk wordt de vraag in één
keer afgehandeld. Zo zal een eenvoudige vergunning (bijvoorbeeld
het tijdelijk gebruik van gemeentegrond) direct worden verleend aan
de balie.
Wil zo'n informatiecentrum goed functioneren voor zowel interne- als
externe informatieverstrekking, dan moet de gemeentelijke infor
matievoorziening goed zijn georganiseerd. Bovendien moet de ver
strekte informatie actueel, volledig en betrouwbaar zijn, wil de ge
meente achter haar produkt „informatie" kunnen staan en op even
tuele fouten of onvolkomenheden kunnen worden aangesproken.
Dit betekent naar mijn mening allereerst het inrichten van de basis
registraties personen (zowel natuurlijke als niet-natuurlijke perso
nen, zoals firma's en instellingen), vastgoed (grond, water en bouw
werken) en maatschappelijke objecten (economische bedrijvigheid).
Daarbij moet ook het beheer van de basisgegevens goed worden
geregeld: een of meer functie(s) worden aangewezen, die alleen of
gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een specifiek gedeelte van
het gegevensbeheer; bij meerdere functies is ieder vanuit zijn eigen
specialiteit verantwoordelijk voor het vullen met en onderhouden van
een specifiek gedeelte van de gegevens in de basisregistratie. Zo zal
de afdeling Burgerzaken aan de basisregistratie personen gegevens
aanleveren over de burgers die binnen de gemeente wonen. Uit de
registraties over bedrijven, instellingen, verenigingen en stichtingen
van de Kamers van Koophandel en Fabrieken zullen gegevens over
niet-natuurlijke personen aan de basisregistratie worden toegevoegd
en vanuit het subjectenbestand van de OGB komen de natuurlijke
personen die buiten de gemeente wonen, maar wel een relatie
hebben met bijvoorbeeld onroerend goed dat binnen de gemeente is
gelegen.
Door het inrichten van basisregistraties wordt voorkomen, dat op
meerdere plaatsen onvolledige of niet actuele gegevensverzame
lingen aanwezig zijn, van waaruit onbetrouwbare informatie wordt
verstrekt. Bovendien worden meervoudige inwinning, bewerking en
opslag van dezelfde gegevens voorkomen, waardoor tijd en kosten
worden bespaard.
Bij het uitvoeren van processen maken zowel binnen- als buiten-
gemeentelijke functies zoveel mogelijk gebruik van de aanwezige
basisgegevens, die kunnen worden aangevuld met proces-speci
fieke gegevens. Dat daarbij door overname van basisgegevens
meervoudige opslag van gegevens voorkomt, is geen probleem,
zolang dit een functioneel karakter heeft. Een voorbeeld hiervan is
het OGB-bestand, dat peildata-gegevens bevat per 1 januari van het
betreffende belastingjaar. De betreffende subject- en objectge-
gevens zijn echter verkregen vanuit de basisregistraties personen en
vastgoed.
Vastgoedinformatie
Laat ik me nu beperken tot de vastgoedinformatie. Deze is primair
nodig voor het intern functioneren van de gemeente en wordt
daarnaast verstrekt aan andere overheidsinstellingen, individuele
personen, notariaat, makelaardij, projectontwikkelaars en andere
belanghebbenden.
Gegevens over het vastgoed worden in het algemeen opgeslagen in
drie (deel)basisregistraties:
grond en water (gemeentekadaster: AKR, terreinen en gebie
den);
bouwwerken (gebouwen, kunstwerken, technische installaties en
overige bouwwerken);
topografie (de gemeentelijke basiskaart).
De basisregistratie grond en water is de optelsom van de gegevens
verzameling AKR (geautomatiseerde kadastrale registratie) van het
rijkskadaster en de registratie over terreinen en gebieden door de
gemeente.
Als een kadastraal perceel wordt omschreven als de geometrie (in
vorm, grootte en plaats bepalend) van een zakelijk recht, geeft een
terrein de geometrie weer van de beheer- en/of inrichtingssituatie
van het gemeentelijk grondgebied. De terreinen zijn derhalve reële
vastgoedobjecten; de terreinindeling sluit met een 1 1 verhouding
aan bij de topografie.
Gebieden begrenzen aaneengesloten oppervlakten met een bepaald
bestuurlijk, verzorgings- of ander specifiek regiem, zoals een milieu
regiem. Een gebied is een virtueel vastgoedobject.
Het Kadaster registreert de zakenrechtelijke rechtstoestand met
betrekking tot het onroerend goed en de gemeente de publiek
rechtelijke rechtstoestand. Perceelsbelemmeringen die gelijk met de
vestiging of overdracht van een zakelijk recht ontstaan, worden ge
registreerd door het Kadaster. Andere perceelsbelemmeringen, zo
als de aanwezigheid van kabels en leidingen in een terrein, bodem
verontreiniging en dergelijke, worden door de gemeente gere
gistreerd.
Beide registraties zijn dus complementair aan elkaar.
De basisregistratie bouwwerken bevat kwalitatieve en kwantitatieve
gegevens over bouwwerken, zoals bestemming, inrichting, beheer,
feitelijk gebruik (waarbij ook kan worden gedacht aan registratie van
huurovereenkomsten), waarden, bouwtechnische kwaliteit, levens
cyclus en publiekrechtelijke beperkingen het gebouw betreffende
(zoals Monumentenwet en Hinderwet).
De basisregistratie topografie wordt gevormd door de (digitale) basis-
kaart van de gemeente, die de geometrie weergeeft van de terreinen,
uitgebreid met de overige topografie en eventueel de ondergrondse
infrastructuur aan kabels en leidingen. Als het rijkskadaster zijn
kaarten heeft gedigitaliseerd en deze gegevens ter beschikking stelt
van de gemeenten, geeft deze basisregistratie topografie inzicht in
de geometrie van zowel de zakenrechtelijke indeling van het ge
meentelijke grondgebied als van de publiekrechtelijke beheer- en
inrichtingssituatie. Daarbij kunnen de gebieden het best grafisch
worden vastgelegd (begrensd) door middel van een gesloten veel
hoek. Administratief hoeft dan alleen de beschrijving van het soort
regiem te worden opgenomen; het werkingsgebied wordt grafisch
aangeduid. Hierbij is derhalve de relatie grafisch-administratief
uiterst belangrijk.
Wettelijk regelen
Voordat informatie over het vastgoed afkomstig uit de basisregistra
ties kan worden verstrekt, moet eerst een en ander worden geregeld:
wettelijk zal moeten worden vastgelegd, dat de gemeenten (en ook
de provincies en de waterschappen) bevoegd zijn tot het inrichten
van „openbare registers". Voor de gemeenten kan dat heel goed
gebeuren in de Gemeentewet. Gelijk daarmee worden de verant
woordelijkheid en de aansprakelijkheid van de registrerende instan
tie geregeld. Zo'n regeling is toch nodig bij het in werking treden van
de wet Waarden Onroerende Zaken (Wet WOZ), waarin de ver
antwoordelijkheid voor de waardebepaling en waardevaststelling
wordt toegewezen aan de gemeenten.
Daarnaast zal in de regelingen betreffende de registratie van maat
schappelijke objecten door de Kamers van Koophandel en Fabrieken
moeten worden opgenomen, dat de gemeenten mogen beschikken
over (een deel van) deze gegevens en dat deze gegevens aan
436
NGT GEODESIA 91 - 10
