INNOVATIE
HANDHAVEN
Directie
Kader
Uitvoerenden
Magie Corner
Om de vergelijking met het restaurant door te trekken; soep
eten we met een lepel, vlees met mes en vork. Als de klant
echter vis kiest, komt er een afwijkend mes bij. Bij de Chinees
kun je zelfs met stokjes proberen te eten.
Ook in onze geodetische wereld is er een groot verschil tussen
bestekken voor het maken van een GBKN, een doorgaande water
passing, uitzetwerk, hydrografisch werk of GPS-metingen.
Hoe kunnen we vanuit de kwaliteitszorg kijken naar deze verschil
lende offerte-aanvragen? Wat kunnen we dan beter doen dan het
bestek te benaderen vanuit de NEN-ISO 9000 serie?
In de verschillende lezingen van dit congres wordt regelmatig ver
wezen naar NEN-ISO normen. Waar komen die vandaan, wat hou
den ze in?
Het Nederlands Normalisatie Instituut is een centrale instantie, die
tot taak heeft de normalisatie te bevorderen en normen tot stand te
brengen. Dit normalisatiewerk heeft plaats op nationaal, Europees
en wereldniveau. Normalisatie maakt het maatschappelijk verkeer
gemakkelijker en doelmatiger. Dat bespaart tijd en geld. Tevens
bevordert normalisatie de kwaliteit van goederen en diensten.
De NEN-ISO normen in de 9000 serie zijn ontstaan door overleg op
wereldniveau. Ze regelen de normering voor kwaliteitssystemen in
het algemeen.
Terug naar ons bestek.
Waar het woord „contract" staat, kan ook „bestek" of „offerte"
worden gelezen. Direct op de eerste pagina van de NEN 9001 staat
een aanknopingspunt: de directie is verantwoordelijk voor het
kwaliteitsbeleid. Dus ook de kwaliteit van de offerte-aanvraag is een
verantwoordelijkheid van de directie en zal alleen maar worden ge
realiseerd als de directie voor de volle 100% erachter staat dat het
kwaliteitsbeleid ook betrekking heeft op de offerte-aanvraag.
Verder vinden we (4.3 van NEN-ISO 9001) over de beoordeling van
de offerte-aanvraag:
De leverancier moet over procedures beschikken en deze op peil
houden voor de beoordeling van het contract en zorgen voor de coör
dinatie van de daaraan verbonden activiteiten.
Ook de rest van het artikel wil ik graag aan u voorlezen. Hier ontmoet
namelijk de opdrachtgever de opdrachtnemer.
Een citaat uit de NEN-ISO 9001:
Eik contract moet door de leverancier worden beoordeeld, ten einde
te bewerkstelligen dat:
a. alle eisen ondubbelzinnig en op de juiste wijze zijn gedefinieerd
en op schrift gesteld;
b. een oplossing is gevonden voor elke eis die afwijkt van de offerte:
c. de leverancier in staat is de in het contract vermeide eisen na te
komen.
Er volgt een opmerking en daarmee een volgend citaat:
De werkzaamheden met betrekking tot contractbeoordeling, raak
vlakken en communicatie binnen de bedrijfsorganisatie van de leve
rancier moeten, voor zover van belang, worden afgestemd met de
afnemer.
Iedere ober zal voorstellen doen om de mogelijkheden van het
restaurant ondubbelzinnig af te stemmen op de wensen van de
klant. De kreet: „Ik wil graag wat eten" zal niet genoeg zijn.
Hoe kunnen we dit toepassen in de geodetische bestekken? Door
Kaizen, autoriteit op het gebied van kwaliteitszorg, wordt de volgen
de methode beschreven:
De rechthoek die diagonaal is verdeeld in twee gelijke vlakken, stelt
de totale bedrijfsvoering voor. Rechts onder bevindt zich het gebied
waar regels en procedures worden gehandhaafd. Links boven het
gebied waar de regels en procedures worden verbeterd.
Hoe hoger men in een organisatie zit, hoe meer men te maken heeft
met de verbeteringen. Deze verbeteringen kan men opdelen in twee
groepen, ten eerste de kleine verbeteringen en ten tweede de grote
verbeteringen, de zogenaamde innovaties. De figuur maakt duidelijk
dat iedereen, van uitvoerenden tot en met directie, dient mee te
werken aan de kleine verbeteringen. De innovaties dienen van
bovenuit de organisatie te komen. Ik denk aan toepassing van bij
voorbeeld Arbowet, nieuwe technieken, veranderen van procedures,
enz. Dit is de verantwoordelijkheid van de directies.
Hoe kunnen we deze verbeteringen bereiken?
Door het instellen van procedures die tijdens het gehele proces van
het geodetisch uitbesteden steeds worden doorlopen.
Een mogelijke procedure is dat op iedere agenda als onderwerp
wordt opgenomen: verbeteringen voor het volgende bestek. Dit kan
tijdens alle stappen van het werk, zowel bij offertebesprekingen als
bij uitvoering van het project.
Als we in de bestekken kijken, zien we dat er veel wordt gegokt ofwel
gegist; we werken dus veel op gegist bestek. Welke verbeteringen
kunnen we hierin aandragen?
Wat in geen enkel bestek mag ontbreken, is een proefproject of een
proeflevering. Deze proef moet hetzelfde traject doorlopen als de
gehele opdracht. Voor beide moeten zijn gespecificeerd:
de normen die van toepassing zijn;
de verantwoordelijkheden in het proces;
wie toetst volgens welke criteria;
wie is verantwoordelijk voor de aanpassing van het proces;
wie is verantwoordelijk voor de benodigde tijd.
Bij nieuwe technieken, zoals GPS, zien we dat nog geen sprake is
van uniformering van de normen. Het zal dan ook nog enkele jaren
duren voordat hier echte standaards zullen zijn. We moeten ons
realiseren dat vooral bij dit soort activiteiten verbetering van het
bestek noodzakelijk is.
Het komt echter ook voor dat opdrachten worden verstrekt zonder
dat er een bestek is. Als opdrachtnemers zullen we ons dan moeten
realiseren dat we alle eisen, wensen, verlangens en behoeften van
de klant boven water krijgen. Dit soort situaties komen veelvuldig
voor op kleine projecten, tussen bijvoorbeeld de aannemerij en de
leden van de VNBG.
Een deformatiemeting voor Rijkswaterstaat is bijvoorbeeld veel beter
omschreven dan bij een aannemer, maar we moeten opletten dat we
deze bestekken niet klakkeloos kunnen kopiëren. Elk project en dus
ook elke meting stelt zijn eigen voorwaarden. Daarnaast is de kwali
teit onder andere afhankelijk van de hoeveelheid geld die de op
drachtgever wil uitgeven.
Vanuit het oogpunt van kwaliteitszorg moeten ook alle normen be
kend en eenduidig zijn. Men ziet weieens dat dit niet het geval is. Er
wordt naar oude, achterhaalde normen verwezen. Men denkt hierbij
bijvoorbeeld aan de aloude HTW.
We zullen het erover eens zijn, dat het een specifieke taak is voor
bedrijfsleven, opdrachtgevers en onderwijs om snel met een nieuwe
norm op dit gebied te komen.
In een aantal bestekken zijn de eisen dubbelop. We moeten op
passen dat we door een groot aantal eisen niet terechtkomen in een
situatie met extreem hoge kosten. Dit kan onwerkbaar worden.
Veel van de kwaliteitsbeheer
sing komt nog neer op getalle-
tjes, een waarde voor de preci-
sie of de nauwkeurigheid.
Maar kwaliteit houdt meer in:
kwaliteit is mentaliteit, en ook
kwaliteit is dat leveren, wat de
klant wil.
Een innovatie die de leden van
de VNBG op prijs zouden stel
len, is de TIP (terugkoppeling
in prestaties). Door steeds te
rug te koppelen in alle stadia
van het project ontstaat een
grotere betrokkenheid, zowel
bij de opdrachtnemer als bij
de opdrachtgever. Het bestek
van de opdrachtgever wordt
beter en daardoor ontstaat
een produkt of dienst van ho
gere kwaliteit.
X
In de toekomst komt u langs de snelweg het bord met het bestek nog
dikwijls tegen. Ik vertrouw erop dat u iedere keer op weg naar een
offerte-bespreking zult denken aan deze lezing.
Voor het management: wat kunnen we nog doen aan het innoveren
van het bestek. Voor iedereen van management tot uitvoerenden:
wat kunnen we nog verbeteren aan het bestek.
NGT GEODESIA 91 - 12
541
