Organisatiekundige achtergronden
goed. Naar aanleiding hiervan kan dan ook de vraag
worden gesteld of de VNG er werkelijk verstandig aan
heeft gedaan deze entiteit zo ver te generaliseren.
Daar bij integratie niet is te ontkomen aan generalisatie
(bijvoorbeeld wegvakken bij rioolbeheer en wegvakken bij
wegbeheer worden geassocieerd aan wegvakken in het
algemeen), zijn ook hierom de mogelijkheden van inte
gratie beperkt. De complexe condities die bij generalisa
tie ontstaan, maken ook terughoudendheid bij integratie
noodzakelijk.
Van geïntegreerde informatie is sprake indien voor het
vervullen van een bepaalde taak alle daarbij benodigde
informatie zodanig beschikbaar is, dat deze zonder enige
verdere bewerking of nadere interpretatie is te gebruiken.
Wat betreft de thematische informatie betekent dit, dat
over alle thema's die bij een taak aan de orde zijn, alle
relevante informatie in volledige samenhang wordt weer
gegeven. Afgezien van situaties waarin met betrekkelijk
eenvoudige en enkelvoudige informatie kan worden vol
staan, is er in de praktijk nog maar zelden sprake van
geïntegreerde informatie. Vaak komt het voor dat de wijze
waarop het onderlinge verband tussen onderdelen van
informatie zou moeten worden aangebracht, afhankelijk
is van de inhoud van de informatie. Hierdoor wordt het
nog lastiger dit verband eenduidig te formuleren.
Bij het voor één taak samenvoegen van de totale informa
tievoorziening kan een dermate complex geheel ont
staan, dat op grond van afweging van kosten en kwaliteit
moet worden afgezien van integratie. Bij het initiëren van
automatiseringsprojecten moeten bij de afweging van de
kosten ook aspecten als omvang, doorlooptijd, kans op
fouten en onderhoudbaarheid worden meegenomen. Het
is inmiddels volstrekt duidelijk dat reeds in de analyse
fase beperkingen ten aanzien van de complexiteit moe
ten worden aangegeven, wil men doelmatige en doel
treffende informatiesystemen ontwikkelen, die wat betreft
kosten en doorlooptijd binnen praktisch haalbare grenzen
liggen.
Deze overwegingen zijn bij vastgoedinformatie in hoge
mate aan de orde, daar vastgoed bij veel taken een rol
speelt en onderdeel is van veel informatiebehoefte. Inte
greren op de specifieke eigenschappen van vastgoed be
tekent integreren van meerdere informatiesystemen voor
verschillende bedrijfsfuncties. Bij de gedachte aan inte
grale vastgoedinformatie moet bovendien nog de kant
tekening worden gemaakt, dat de informatie over ligging
voor de meeste gebruikers slechts in specifieke gevallen
een volledige integratie behoeft, hoe belangrijk dit facet
ook is [2],
Naast de hiervoor genoemde informatiekundige grenzen
zijn er ook grenzen aan hetgeen in een praktische organi
satorische situatie haalbaar is. Veelal zijn er meerdere
functiesystemen betrokken bij het verzorgen van informa
tie voor taken die over veel thema's en facetten informatie
behoeven. In dergelijke situaties betekent integreren het
integreren van informatiesystemen die meerdere bedrijfs
functies ondersteunen.
Bij het integreren van meerdere functiesystemen moet
niet alleen informatietechnische integratie tot stand wor
den gebracht, maar ook integratie van het systeem- en
gegevensbeheer, alsmede van de procedures voor re
gistratie, verzorging en distributie van informatie. Het is
zeer de vraag of in een organisatie de bovengenoemde
NGT GEODESIA 92 - 1
aspecten van informatiesystemen eenvoudig zijn te inte
greren. Goede informatiesystemen zijn afgestemd op de
organisatie waarbinnen zij functioneren: een goede orga
nisatie is afgestemd op de bedrijfsfuncties die moeten
worden vervuld. Bedrijfsfuncties die naar aard of inhoud
verschillen, kunnen verschillende organisatorische vor
men behoeven en derhalve verschillende functiesyste
men.
Organisatorische aspecten spelen een even belangrijke
rol als de inhoudelijke aspecten bij het ontwikkelen van
informatiesystemen. Het goed afstemmen van een func
tiesysteem op de te ondersteunen bedrijfsfunctie en de
bijbehorende organisatie, kan daardoor in strijd zijn met
de wens tot integreren van meerdere functiesystemen.
Zeker in meer complexe organisaties met veel verschil
lende bedrijfsfuncties is het maar de vraag of moet wor
den gestreefd naar integratie van informatiesystemen. De
negatieve ervaringen met informatiesystemen die onvol
doende zijn afgestemd op de organisatie of de wijze
waarop bedrijfsfuncties moeten worden vervuld, geven
eerder aanleiding tot segregatie dan integratie. Er zijn
voorbeelden van slechte informatievoorziening ten gevol
ge van onvoldoende bij de organisatie passende syste
men.
Pinnen een organisatie kunnen voor het goed vervullen
van de werkzaamheden zodanige specifieke eisen wor
den gesteld aan de te onderscheiden bedrijfsfuncties, dat
daardoor organisatie-onderdelen onderling essentieel
gaan verschillen. Bijvoorbeeld zal een marktgerichte af
deling voor gronduitgifte op andere wijze de informatie
over de te koop zijnde gronden willen hebben dan een af
deling die het bouwrijp maken moet verzorgen. Met het
accepteren van verschillen in organisatorische achter
gronden zullen dus verschillen in de benodigde informa
tiesystemen moeten worden geaccepteerd. Dat dit tot
een vorm van eilandautomatisering leidt, is dan volstrekt
acceptabel.
Gegevens en Informatie
Het is van belang goed onderscheid te maken tussen de be
grippen gegevens en informatie. Gegevens zijn kale feiten die
in registraties kunnen worden vastgelegd, terwijl informatie
een interpretatie is van deze feitelijke gegevens, met andere
woorden gegevens die ten behoeve van de interpretatie nog
worden bewerkt. Zo zijn de afgegeven bouwvergunningen voor
bouwwerken en hinderwetvergunningen voor inrichtingen ge
gevens, terwijl een overzicht van adressen waarvoor in een be
paalde periode wel een bouwvergunning en geen hinderwet
vergunning is afgegeven, informatie is. Informatie hangt altijd
samen met het verkrijgen van inzicht.
Met eilandautomatisering is namelijk niets mis, indien is
voldaan aan een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden
hebben vooral betrekking op enerzijds een goede en
duidelijke begrenzing van de eilanden en anderzijds op
adequaat functionerende verbindingen tussen de eilan
den. Als bij eilandautomatisering wordt voldaan aan
bovenstaande eisen, zal het aspect van vastgoedinforma
tievoorziening meer betrekking hebben op de verbindin
gen tussen de eilanden dan op de inhoud en begrenzing
van de eilanden zelf. De vastgoedinformatievoorziening
die op meerdere plaatsen van belang is, krijgt dan via
deze verbindingen gestalte. Bij het specificeren van de
eilanden moet men zich immers vooral laten leiden door
de bedrijfsfunctie die moet worden vervuld en door de
informatie die daarbij nodig is. Het onderscheid tussen
los- en vastgoed is daarbij niet relevant.
17
