Gegevensbeheer
(Data Administration, DA)
Informatiebeheer
(Information Resource Management, IRM)
Gegevensmanagement en kwaliteit
informatiebeheer (Information Resource Manage
ment, IRM).
Hierbij kan DBA als een aspect van DA, en DA als een
aspect van IRM worden gezien. DBA, DA en IRM kunnen
als opeenvolgende mijlpalen worden gezien op de weg
naar compleet gegevensmanagement.
Hierna worden de genoemde activiteiten beschreven, die
van belang zijn voor gegevensmanagement (ook wel aan
geduid als „gegevensbeheer" [5]). Vooraf een opmerking
over de organisatorische inrichting van gegevensmana
gement. Deze dient aan te sluiten bij de algemene organi
satorische inrichting in het bedrijf of de overheidsorgani
satie, waar gegevensmanagement wordt ingevoerd. Een
absolute ideale organisatievorm bestaat niet.
Afhankelijk van diverse factoren kan worden gekozen
voor een verschillende omvang en gedifferentieerdheid
van de organisatie, mate van centralisatie en mate van
concentratie van activiteiten. Factoren zijn: informatise
ringsgraad, aard van het bedrijf, bedrijfscultuur en om
vang van het bedrijf.
Gegevensbankbeheer
(Data Base Administration, DBA)
De DBA-taak is technisch georiënteerd. Wanneer de ge
automatiseerde informatiesystemen gebruik gaan maken
van speciale gegevensbankmanagementsystemen, zal
de logische indeling van de gegevens moeten worden
„vertaald" naar technische opslagstructuren. De gege
vens van het informatiesysteem moeten zodanig op de
opslagmedia worden vastgelegd, dat in een operationele
situatie kan worden voldaan aan eisen zoals (zoek)snel-
heid, integriteit en flexibiliteit. De DBA-taak dient te waar
borgen dat elke binnen de organisatie te bouwen gege
vensbank (-beheersysteem) aan deze eisen voldoet, door
middel van ontwerp, toetsing van ontwerpen of onder
steuning van systeemontwerpers. Samengevat omvat
DBA de volgende deeltaken:
bewaken van de performance;
zorgen dat aan de voorschriften voor beveiliging en
verlies wordt voldaan;
bewaken van privacy en gebruik van de toegekende
autorisatie;
zorg voor programmatuur (DBMS) en contacten met
de leveranciers;
ondersteunen van fysiek gegevensbankontwerp.
De DA-taak ofwel gegevensadministratie is gericht op het
effectief en efficiënt beheren van de gebruiksaspecten
van gegevens. Dit gebeurt door het opbouwen en be
heren van een metagegevensverzameling. Tot DA beho
ren de volgende deeltaken:
ontwikkelen en beheren van gegevensmodellen;
fungeren als intermediair tussen managers, gebrui
kers en automatiseerders;
bevorderen van de beschikbaarheid van gegevens,
bijvoorbeeld door het vervullen van de rol van informa
tiecentrum;
zorg voor richtlijnen, standaards en procedures om de
privacy te waarborgen, om voorzieningen te treffen in
geval van beschadiging en verlies van gegevens, om
de kwaliteit van de gegevens te garanderen en om de
efficiency van verzamelen, invoeren, verwerken en uit
voeren van gegevens te bevorderen;
beheer van het gegevenswoordenboek (data dictiona
ry). De vastlegging is niet meer uitsluitend gericht op
het DBMS en het technisch ontwerpproces, doch ook
op systeemontwikkeling en gebruik. Vastgelegd wor
den zinvolle definities en entiteittypen, attributen, rela
tietypen, toegestane domeinwaarden en overige be-
perkingsregels (constraints).
IRM betreft het opstellen en bewaken van een gegevens
beleid en een gegevensplan, en het zorg dragen voor de
gewenste kwaliteit van gegevens. In het kader van IRM
worden gegevens vastgelegd over inhoud, kwaliteit en
gebruik van gegevens. Samengevat vallen de volgende
deeltaken onder IRM:
ontwikkelen van gegevensbeleid;
maken van gegevensplannen als operationalisering
van het beleid, en het (doen) uitvoeren van deze
plannen;
leiden en begeleiden van gegevensbeheer en gege
vensadministratie.
Implementatie van de functies voor gegevensmanage
ment moet als uiteindelijk resultaat een kwalitatief hoog
staande gegevenshuishouding opleveren.
Er is een sterke overeenkomst tussen kwaliteits- en ge
gevensmanagement. Kwaliteitsmanagement kan worden
gedefinieerd als: het vaststellen van de gewenste kwa
liteit in een organisatie, het meten van de werkelijke
kwaliteit en het bijsturen op basis van geconstateerde
verschillen tussen gewenste en werkelijke kwaliteit.
Centraal in deze definitie staat het begrip kwaliteit.
Volgens het Nederlandse Normalisatie Instituut [2] moet
hieronder worden verstaande mate waarin een produkt
voldoet aan de in specificaties vastgelegde eisen en
wensen die voortvloeien uit het gebruiksdoel. Toegepast
op gegevensmanagement gaat het om kwaliteitseisen
aan de gegevens. We onderscheiden de volgende kwali
teitseisen (deels volgens [3]):
integriteit: de mate van overeenstemming met de
werkelijkheid, en valt daarbij uiteen in de sub-eisen:
semantische correctheid: overeenstemming van
de betekenis van een term in een gegevensbank
met de voorstelling die een gebruiker van de term
heeft;
syntactische correctheid: juistheid van de vorm
van een term;
consistentie: afwezigheid van tegenstrijdige bewe
ringen, afleidbaar uit een gegevensverzameling;
geldigheid: juistheid van een term voor een aan
gegeven begrenzing;
nauwkeurigheid: mate van detail waarmee een
term wordt uitgedrukt;
actualiteit: de tijd, verstreken sinds de laatste
mutatie van een gegeven, in relatie tot daartoe op
gestelde normen. Actualiteit wordt beschouwd als
een aspect van geldigheid;
volledigheid: mate waarin een gegevensbank juist
is gevuld met termen in relatie tot het in werkelijk
heid voorkomende aantal;
bruikbaarheid/nut: behoefte aan een gegeven of ge-
gevensgroep;
208
NGT GEODESIA 93 - 5
