afdelingen binnen gemeenten zien
zich gesteld voor de taak om de auto
matiseringseilanden binnen de ge
meenten op elkaar aan te sluiten.
Hier ontstaat een serieus probleem
omdat de infrastructuur en de pakket
ten hierin vaak niet voorzien. In die si
tuaties kan het gebeuren dat de geïnte
greerde werking niet door de gemeen
te is te realiseren. In dergelijke gevallen
levert navraag bij een leverancier een
doorverwijzing naar de andere leve
rancier op. De gemeente is dan eige
naar geworden van een integratiepro
bleem. Doordat detailkennis van de
technische werking van IT-produkten
bij het gemeentepersoneel logischer
wijs beperkt is, bevindt de gemeente
zich in het algemeen in een kwetsbare
positie. Oplossen van integratiepro
blemen kost dan vaak veel geld en ver
oorzaakt veel frustratie, als er al een
(nog betaalbare) oplossing wordt ge
vonden.
Een complicerende factor in dit sta
dium is vaak het gebrek aan projector
ganisatie aan de zijde van de gemeen
te. Tijdens het ontwikkelen van een
plan van aanpak dient aandacht te
worden besteed aan de invulling van
de communicatie met de leveran
cier^). Zeker ook in de beheersituatie
is het aanwijzen van een contactper
soon aan te bevelen.
Eveneens een punt van aandacht is de
contractuele basis waarop wordt ge
werkt. Dit zijn vaak de leveranciers-
voorwaarden. Het is nodig deze te be
oordelen op hun redelijkheid ten aan
zien van de positie van de gemeente. Voor de leveranciers
is dit stadium ook geen wenselijke situatie, omdat zij niet in
staat zijn om de oplossing voor de integratieproblematiek
aan te dragen vanwege gebrek aan kennis van de andere
pakketten. Financieel is het voor hen wel aantrekkelijk,
omdat op basis van een inspanningsverplichting kan wor
den geleverd, waarbij op aanwijzing en onder verantwoor
delijkheid van de gemeente wordt gewerkt. Leveranciers
hebben uit dit dilemma een uitweg gezocht door het aan
bieden van complete concepten, waarin alle voor gemeen
ten denkbare applicatiemodulen kunnen worden ingepast.
In de praktijk is dat soms meer commerciële theorie dan
een technische werkelijkheid. Voor gemeenten is het geen
aantrekkelijke benadering, omdat alle keuzevrijheid wordt
opgegeven zodra voor een bepaald concept wordt gekozen.
Feitelijk bestaat er maar één goede oplossing voor het in
tegratieprobleem van stadium 1. Laat bij projecten met
integratie-aspecten één leverancier de eindverantwoorde
lijkheid nemen (de hoofdaannemer). Richt de organisatie
In 1989 is Rheden gestart met de automatisering van de
landmeetkundige werkzaamheden en het opbouwen van
een digitaal grootschalig bestand (GBKN). Hierna is in
1993 gestart met de automatisering van de ontwerp
taken (civiele techniek en stedebouwkunde) en de be
heersystemen voor groen, wegen en riolering. In het
voorjaar van 1994 werden de organisatorische en techni
sche problemen zo groot dat, na politiek en ambtelijk
overleg, aan een extern bureau opdracht is verleend een
gericht onderzoek uit te voeren. Als resultaat werd opge
merkt dat:
de ambtelijke organisatie, het managementteam en de
politiek verschillende verwachtingen hebben van de
vastgoedautomatisering;
door onvoldoende communicatie, gevolgd door onbe
grip, zijn tussen de gemeente en leveranciers span
ningen ontstaan. De ambitieniveaus zijn lopende het
traject niet getoetst en niet bijgesteld;
de verankering van het vastgoedproject in de gemeen
telijke organisatie is niet optimaal.
Aansluitend werd geadviseerd om;
een masterplan Vastgoed te maken, dat als referentie
kader moet dienen voor alle betrokkenen binnen de
gemeente. Daarmee krijgt ook het bestuur de moge
lijkheid zich uit te spreken over de plannen en het
voorgestelde ambitieniveau;
niet meer te werken met de standaard leveranciers-
voorwaarden, maar toegesneden overeenkomsten sa
men te stellen, waarin op een redelijke manier met
projectrisico's wordt omgegaan;
een projectorganisatie te introduceren, waarin alle be
langhebbende en verantwoordelijke personen op de
juiste wijze worden betrokken. Een goede vorm is de
bekende gelaagde projectorganisatie (stuurgroep/pro-
jectgroep/werkgroep)
365
NGT GEODESIA
1996-9
Cc
Stadium 2: Gemeente als opdrachtgever
Her-oriëntatie binnen de gemeente Rheden
