Praktijkresultaten bij heroriëntatie
bedrijfsproces (2)
Klant en leverancier worden er beter van!
Beschikbare „enablers"
GEODES1A'997-5
information technology, process design, applications
informatietechnologie, procesontwerp, praktijk
KEYWORDS
TREFWOORDEN
Het herontwerpen van bedrijfsprocessen (BPR) vormt
een belangrijk hulpmiddel in het verbeteren van de
ldant/leverancier-relatie. BPR is echter nog een betrek
kelijk nieuw fenomeen. Na een grondig literatuuronder
zoek [1] wordt in dit artikel een praktijkcase toegelicht.
Er wordt ingegaan op de verschillende onderdelen van
het bedrijfsproces, het herontwerp, de verbeteringen
voor de klant en de leerelementen.
Om de mogelijkheden van BPR in de
praktijk te testen, is een bedrijfsproces
geselecteerd bij de Provincie Gelder
land. De praktijkomgeving laat zich
als volgt omschrijven: de onderafde
ling Handhaving (HV) van de afde
ling Industriële Bedrijvigheid en Mi
lieuzorg (IBM) heeft als taak controle
uit te voeren op verstrekte vergunnin
gen van vuilstorten in de provincie
(fig. 1). Gecontroleerd moet worden
welk afval er op de stort voorkomt en
of er binnen de grenzen van de ver
gunning wordt gestort. De afdeling
GEO krijgt elk jaar de opdracht van
HV om de restcapaciteit van alle stort
plaatsen te bepalen en te toetsen of
de vergunning niet wordt overschre
den.
De keuze voor deze omgeving is geba
seerd op de volgende uitgangspunten:
het huidige product voldoet slechts
ten dele;
het proces is redelijk eenvoudig en
goed te overzien (weinig risico en de
effecten zijn goed meetbaar);
organisatorische aspecten zijn direct
beïnvloedbaar;
een win/win-situatie voor beide af
delingen is naar verwachting haal
baar.
ing. C. Lankveld en big. E. Offerein,
respectievelijk werkzaam bij
Heidemij Advies te Arnhem en bij
Geo Meetdienst te Bunschoten.
De onderzoekopdracht is opgesplitst in een aantal deel
activiteiten. In eerste instantie is een grondige analyse uit
gevoerd van het huidige proces, de producten en de bestu
ring van het proces. De tussenresultaten zijn geëvalueerd
door kansen en bedreigingen in kaart te brengen en er is
een keuze gemaakt van de in te zetten „IT-tools". Uiter
aard is veel tijd en aandacht besteed aan de bouw van een
werkend prototype waarmee de haalbaarheid van de gestel
de doelen kon worden aangetoond.
Een probleem dat door HV werd ge
constateerd, was dat het proces niet
controleerbaar was. Met andere woor
den: toetsingsresultaten lieten te lang
op zich wachten en voldeden slechts in
beperkte mate aan de gestelde eisen.
Doel van de opdracht was de duur van
het huidige verwerkingsproces te redu
ceren van vijf dagen tot één dag en om
betere resultaten aan HV te leveren.
Dit is te realiseren door:
het proces vanuit het oogpunt van
de eisen/wensen van HV te defini
ëren;
de tijdsduur en doorlooptijd van een
aantal procesonderdelen te verkorten;
waar mogelijk enkele procesonderdelen te elimineren.
De middelen die kunnen worden gebruikt om een proces
te herontwerpen, worden „enablers" genoemd. De belang
rijkste zijn: informatietechnologie (IT), informatie, organi
satiefactoren en personele factoren [1]. Er zijn in de prak
tijk één of meerdere factoren die het herontwerp vereen
voudigen of ons zelfs in staat stellen veranderingen door te
voeren. Het gaat dus om het vinden van de juiste factor of
combinatie ervan. Opvallend was overigens dat er onvol
doende geschikte (besturings)informatie was over het be
drijfsproces (kentallen c.q. meetgegevens). Verandering
door bijsturen op basis van kentallen was dus niet haalbaar.
213
