Anticiperen op
democratische controle
Rekenkamer speelt met de controles
op de rechtmatigheid en doelmatig
heid een belangrijke rol in het stelsel
van democratische controle [5]. Een an
dere belangrijke institutie is de Natio
nale Ombudsman. Deze verricht on
derzoek naar aanleiding van klachten
van burgers [6], Naast de controles
door deze formele instituties is ook de
openbaarheid van bestuur belangrijk.
Deze openbaarheid creëert de moge
lijkheid voor burgers, journalisten en
maatschappelijke groeperingen om di
rect het functioneren van de overheid
te controleren.
Hoe verloopt democratische controle?
Een democratisch controleproces kent
drie fasen: de inlichtingenfase, de de
batfase en de sanctiefase [7]. In de eer
ste fase maakt de controleur aan de
hand van informatie uit verschillende
bronnen een reconstructie van wat er
is gebeurd. In de tweede fase wordt op
basis van de reconstructie het hande
len van de overheid bediscussieerd en
beoordeeld aan de hand van (formele
en informele) criteria. In de derde fase
kunnen sancties worden toegepast.
Het parlement kan bijvoorbeeld be
sluiten het vertrouwen in een minister
op te zeggen.
Het gebruik van GIS door overheidsor
ganisaties beïnvloedt de beschikbaar
heid van gegevens en daarmee de in
lichtingenfase van een controleproces.
Veranderingen in de inlichtingenfase
kunnen vervolgens invloed hebben op
de debat- en sanctiefasen, maar deze
verdere gevolgen worden in dit artikel
niet expliciet besproken. De centrale
vraag is welke invloed de overgang van
papieren vastleggingen naar GIS kan
hebben op het vermogen van democra
tische controleurs om een reconstruc
tie te maken van besluiten en hande
lingen van de overheid.
In de inlichtingenfase verzamelen de
mocratische controleurs uit verschil
lende bronnen gegevens over beslui
ten en handelingen van de overheid.
De (papieren en digitale) informatie
systemen van overheidsorganisaties
vormen hierbij een belangrijke bron van gegevens. Voor
overheidsorganisaties gelden er regels en wetten om te
waarborgen dat zij vastleggen wat zij doen en dat zij deze
gegevens vervolgens bewaren. Hierbij zij opgemerkt dat dit
ook in het belang van overheidsorganisaties is. Zij hebben
immers gegevens nodig om hun besluiten en handelingen
te legitimeren en het vertrouwen van burgers te behouden.
Een fundamenteel probleem bij het vastleggen en bewaren
van gegevens voor democratische controle betreft de vraag:
welke gegevens moeten worden vastgelegd en bewaard? [8].
Besluiten over het vastleggen en bewaren van gegevens
moeten worden genomen bij de uitvoering van werkproces
sen, terwijl pas (veel) later duidelijk wordt welke gegevens
democratische controleurs nodig hebben bij een controle.
Dit betekent dat organisaties moeten anticiperen op een
vraag naar gegevens. In het algemeen bestaan binnen orga
nisaties institutionele arrangementen om in deze vraag te
kunnen voorzien. Dit is de archieffunctie. De organisatori
sche functie dient niet alleen de democratische controle,
maar ondersteunt ook de uitvoering van werkprocessen,
kennismanagement, historisch onderzoek en het behoud
van cultureel erfgoed.
drs. A.J. Meijer,
universitair
onderzoeker,
Utrechtse School
voor Bestuurs-
en Organisatie
wetenschap.
Er is veel gediscussieerd over de gevolgen van ge
bruik van ICT op de archivering [10] [11] [12], Men
probeert aan te geven wat organisaties moeten
doen om in het informatietijdperk adequate archi
vering te waarborgen. Dit onderzoek heeft geleid
tot belangrijke resultaten. Bearman benadrukt dat
archivering moet worden gezien als het waarbor
gen van bewijs van zakelijke transacties [11]. Hij
geeft aan dat digitale archivering moet zijn ge
richt op het vasthouden en bewaren van dit be
wijs. Een ander interessant onderzoeksproject
liep aan de Universiteit van British Colombia. In
Democratische dit project werd de nadruk gelegd op de compleetheid, be-
controle. trouwbaarheid en authenticiteit van documenten [12], In
dit onderzoek naar digitale archivering is echter weinig
aandacht geweest voor een meer beschrijvende benadering.
Een dergelijke benadering stelt de volgende vragen een-
De archieffunctie bestaat uit beleid, procedures, methoden,
afdelingen, experts, enzovoort. Deze functie heeft vorm ge
kregen in het papieren tijdperk. Gegevens worden echter in
toenemende mate digitaal vastgelegd. Soms
worden deze gegevens nog wel uitgeprint,
maar veel digitale gegevens worden alleen di
gitaal bewaard. Deze overgang naar het digi
tale tijdperk kan een grote invloed hebben op
organisaties [9[. In veel organisaties lijkt de ar
chieffunctie (nog) niet afgestemd op deze tech
nische en organisatorische veranderingen [10],
Daardoor kan het gebruik van informatie- en
communicatietechnologieën (ICT) een grote in
vloed hebben op de kwaliteit en kwantiteit van de
beschikbaarheid van gegevens voor democrati
sche controle.
GEODESIA 2002-12
