welk werkniveau moeten haar inhoude
lijk kunnen interpreteren?
Bedrijfseconomisch: welke kosten en
middelen (organisatie en infrastruc
tuur) zijn nodig om de boodschap zo
danig samen te stellen dat zij tegen
minimale kosten 'verpakt en getrans
porteerd' kan worden?
Informatievoorziening wordt helaas
nog steeds gelijkgesteld aan ICT en dus
voornamelijk beoordeeld op 'tech
nisch' succes. Wanneer we informatie
voorziening over de volle breedte, en
dan met name op zijn bedrijfsecono
mische effecten willen beoordelen,
treffen we binnen menige gemeente
nog een windstille, braakliggende
vlakte aan. Ten onrechte, want effec
tieve interne en externe informatie
voorziening leidt tot kwalitatief betere
diensten en producten die met kortere
doorlooptijden door minder mensen
tegen lagere kosten geleverd kunnen
worden, en vormt de springplank voor
een echte elektronische overheid. Een
echte elektronische overheid resul
teert hoe dan ook in kostenbesparing;
dat is misschien niet het doel, maar
wel het gevolg van e-ontwiklcelingen.
In een tijd van bezuinigingen zou dit
onderwerp dus op geen enkele college
agenda mogen ontbreken. Terugkij
kend naar de periode waarin en de in
tentie waarmee ICT in de jaren '80
binnen gemeenten van start gegaan is,
moeten we constateren dat we toen
geen weet hadden (en konden hebben)
van voortrajecten die eerst hadden
moeten worden doorlopen. Waar auto
matisering, informatisering en archi
tectuur zich bezighouden met techniek
en technologie gaat het bij gegevens,
informatie en informatievoorziening
om vakinhoudelijke en organisatori
sche expertise. Informatievoorziening
is een complexe, concernbrede aangele
genheid waar informatiebeleid aan ten
grondslag moet liggen.
"Informatie is niet facilitair aan
(primaire) processen, maar maakt
er deel van uit. Dat vergt meer dan
operationele effectiviteit; het vergt
reflectie, visie, beleid en strategie"
(Bron: Informatiewetenschap en informatie
maatschappijde Vuist, februari 1996).
Vanaf maart staat
op www.mij napel
doorn.nl een demo
waarin voorbeel
den worden gege
ven van geïnte
greerde actuele in
formatie voor de
medewerker en in
formatie op maat
voor de burger.
Informatiebeleid beschrijft in (hopelijk) begrijpelijk Neder
lands welke bijdrage informatievoorziening moet leveren
aan een efficiënte bedrijfsvoering door aan te geven hoe de
organisatie aan zijn interne en externe informatiebehoef
ten wil (gaan) voldoen. Dit beleid moet twee belangrijke bij
lagen bevatten: ten eerste de kaders voor een informatie
model en daarnaast een meetlat. Het informatiemodel be
schrijft de vormen waarin informatievoorziening zich moet
kunnen manifesteren en waar, hoe, wanneer en onder wel
ke omstandigheden deze verschijningsvormen voor de or
ganisatie beschikbaar moeten zijn; 'mijnapeldoorn' is de
aanzet voor zo'n informatiemodel. De meetlat is nodig om
de realisatie van het beleid objectief te kunnen beoordelen
en waarderen omdat het doorgaans via een breed scala aan
losse projecten wordt uitgevoerd.
Een onderscheid tussen een gemeentelijk intra- en internet
is weinig zinvol: beide worden bij een goede informatiear
chitectuur immers gevoed vanuit dezelfde, interne gege
vensbronnen. Ook in termen van techniek en technologie
hebben we het over volstrekt identieke media. Het onder
scheid zit in de verschijningsvorm: welke gegevens worden
wanneer, waar, voor wie, onder welke omstandigheden en
in welke vorm zichtbaar? Bij intranet is dat de eigen, inter
ne organisatie. Op internet zijn dat alle individuele burgers
van de gemeente en belanghebbenden en belangstellenden
van buiten de gemeente. Op beide media hebben we zowel
te maken met personen die over inhoudelijke expertise be
schikken als met personen met een globalere belangstel
ling, kennis en betrokkenheid. Belangen en interessegebie
den variëren bovendien sterk per persoon. Een éénvormige
benadering van 'de interne organisatie' en 'de burger' lijkt
dan ook weinig succesvol. Individuele, persoonlijke infor
matievoorziening sluit veel beter aan op de behoeften van
een moderne organisatie en samenleving en creëert boven
dien betrokkenheid. Omdat de vernieuwing van binnenuit
moet komen, ligt het voor de hand om daarmee binnens
huis een start te maken. Met een pro-actief intranet is de
stap naar internet een peulenschil. De elektronische over
heid openbaart zich in eerste instantie intern, op intranet.
Gemeenten zijn informatieverwerkende organisaties bij
uitstek. Nagenoeg de hele bedrijfsvoering bestaat uit werk
processen en -procedures waarin het opzoeken (en vinden),
interpreteren, valideren, schiften, combineren en opnieuw
weergeven van gegevens een steeds zwaarder beslag legt op
de daarvoor beschikbare formatiecapaciteit. Als gevolg
daarvan stijgen de kosten van eindproducten die in deze
werkprocessen moeten worden opgeleverd: beleid en be
sluitvorming, interne en externe diensten en interne en
externe producten. Een ambtenaar besteedt per dag ge
middeld vijf uur aan het organiseren van zijn eigen infor
matievoorziening (bron: VNG); per honderd ambtenaren
hebben we het op jaarbasis over een slordige zes miljoen eu
ro. Deze tijd is gecamoufleerd met termen als archiefonder
zoek, dossiervorming, (afstemmings)overleg en vooral: 'af
handeling'. Een vertaalslag van formatiekosten naar infor-
GEO-INFO 2004-3
Intra- en internetten:
waar staan we, informationwise?
