Belangrijkste partijen
houden elkaar gegijzeld
Deel B
Lessen uit ICT-projecten
bij de overheid
Ministerie l&M
moet sterke positie hebben
bij een data- of ICT-project steeds ambiti
euzer wordt. Het ministerie van l&M heeft
zijn zaken voor elkaar, als het realistisch
is in zijn ambities en ervoor zorgt dat het
grip heeft op de data- en ICT-projecten.
Realisme in ambities houdt het besef in
dat ICT en data geen snelle oplossing
bieden voor een probleem, dat politieke
deadlines fataal kunnen zijn voor een
project, dat er (ook) bij data- en ICT-
ambities een kloof gaapt tussen beleid en
uitvoering, dat heroverwegingen onder
weg vaak niet te vermijden zijn en dat een
exitstrategie doormodderen voorkomt.
Het ministerie is ten minste verantwoor
delijk voor het waarborgen van publieke
belangen, wie ook het project uitvoert.
Verder is het belangrijk dat in het kader
van de Vernieuwing van de Rijksdienst
de data- en ICT-projecten bijdragen aan
verbetering van de bedrijfsvoering van de
overheid in brede zin. Hiervoor is expliciet
aandacht nodig!
In het BGT-programma zijn de realisatie
projecten, hier data-projecten genoemd, een
verantwoordelijkheid van de bronhouders
van de BGT, die hun informatie om moeten
zetten naar de BGT. Zij worden hierbij des
gewenst gefaciliteerd door het Samenwer
kingsverband Bronhouders BGT (SVB-BGT).
Het is niet zo dat het ministerie van l&M die
data-projecten direct aanstuurt of in dat
kader rechtstreeks contact heeft met leve
ranciers. Wel is er sprake van voortgangs
bewaking in de vorm van een periodiek op
te stellen BGT-Monitor, zeg maar een atlas
waarin de voorgang van de BGT wordt
gepresenteerd. De realisatieprojecten bij
de bronhouders moeten overigens ruimer
gezien worden dan de dataprojecten alleen.
Ook het inrichten van de eigen productieor
ganisatie maakt hiervan onderdeel uit.
Het BGT-programma hanteert de structuur
conform MSP. Dit houdt in dat er onderscheid
gemaakt wordt tussen enerzijds het (centraal)
opleveren van capabilities (richtlijnen, hulp
middelen, documentatie) en anderzijds de
business change, het (decentraal) implemen
teren van de nieuwe werkwijze in de uitvoe
ringspraktijk. De capabilities worden onder
aansturing van l&M gerealiseerd, de business
change moeten bronhouders en gebruikers
zelf oppakken achter de eigen voordeur.
Deel B bevat de rapportage over een
diepgaander onderzoek naar een aantal
onderwerpen uit Deel A (deels mede
op verzoek van de minister van BZK) en
behandelt de volgende vragen van de
Tweede Kamer:
Hoe worden de doelmatigheid en
doeltreffendheid van de uitgaven
voor ICT-projecten bijgehouden in de
administraties?
Welke indicatie kan de AR geven van
vermijdbare kosten en vermijdbare
vertragingen?
Welk beeld geeft dit van de moge
lijkheden en beperkingen van een
breed onderzoek naar de vermijdbare
kosten en vermijdbare vertragingen
voor ICT-projecten bij de Rijksoverheid
sinds 2000?
Bi. Projectadministraties
In de projecten komt volgens de AR
hetzelfde patroon terug als aangegeven
in Deel A: de betrokken partijen houden
elkaar gegijzeld.
Voor een ordelijk en controleerbaar finan
cieel beheer van data- en ICT-projecten,
dat beantwoording van managementvra-
gen mogelijk maakt, is informatie nodig.
De managementvragen zullen onder
andere leven bij het Ministerie van l&M en
het SVB-BGT. De informatie moet zowel
de planning als de realisatie betreffen
en meer vertellen over de tijd, omvang,
beschikbaarheid van mensen en kosten
van data-en ICT-projecten. Tussen deze
factoren moet evenwicht bestaan, net
zoals tussen ambitie, mensen, middelen
en tijd. Voor inzicht in de kosten is de
integrale kostprijs (directe en indirecte
kosten, zie hiervoor de algemeen gang
bare definities uit de bedrijfseconomie)
vereist.
Naarmate een project vordert, kunnen
steeds nauwkeuriger ramingen worden
gemaakt. We moeten oppassen voor
tekortkomingen in de ramingen, zoals het
buiten beschouwing laten ofte optimis
tisch inschatten van bepaalde kosten.
Het BGT-Programma heeft het aspect kosten
vanaf het begin hoog op de agenda staan.
Zo is aan het begin van het programma een
Rapport Geldstromen opgeleverd dat helder
in beeld bracht hoe in de uitgangssituatie
kosten en dekking daarvan waren vorm
gegeven. Op basis van de realisatiepilots is
een raming gedaan van de transitiekosten.
Op dit momen t wordt geïnventariseerd
of er tijdens de transitieperiode ook in het
beheer nog dubbele kosten aan de orde zijn,
bijvoorbeeld doordat twee iCT-systemen in
de lucht moeten worden gehouden.
Bi. Projectsturing
Politieke deadlines moeten worden
beheerst, de besluitvorming moet gefa
seerd plaatsvinden, beslissingen moeten
worden genomen op basis van goed
onderbouwde plannen, heroverwegingen
onderweg zijn vaak niet te vermijden
en een exitstrategie is nodig. Ook moet
duidelijk gedefinieerd worden wat het
begin- en het eindpunt van een project
is, zowel bij de planning als de realisatie.
Hiervoor is discipline bij de belangheb-
32 Geo-lnfo 2013-6
