Functioneel
aanbesteden:
gewoon doen!
SVB-BGT
2015-2 I Geo-Info
53
In 2013 heeft SVB-BGT het systeem 'Bravo' functioneel aanbesteed. Dit systeem moest
iets gaan doen wat nog nooit gedaan was: Geo-data van 7 bronhouderslagen (waaron
der gemeenten, waterschappen e.d.) controleren, assembleren en gereed maken voor
opname in de landelijke voorziening BGT bij het Kadaster. Niet alleen een inhoudelijke
uitdaging (geo-data assembleren is uniek in de wereld), maar ook nog eens een uitda
ging met een ongekende schaalgrootte aangezien het om de grootste Geo-database
van Nederland gaat (naar schatting 100 miljoen geografische objecten)! Gelukkig waren
de processen en de niet-functionele eisen waar mogelijk goed beschreven, zodat voor
de markt helder was wat er moest gebeuren. Hoe dat vervolgens succesvol in een
systeem moest worden vertaald, heeft SVB-BGT daarna echt aan de markt overgelaten.
Dat leidde tot prima inschrijvingen voor de bouw van het systeem en het exploiteren
ervan voor de komende vijf jaar. Overigens leidde dat ook tot keuzes van marktpartijen
om niet in te schrijven. Vanzelfsprekend liep SVB-BGT tegen onverwachte issues aan,
zo had SVB-BGT niet genoeg 'real life' testdata en moest zij met 'artificial data' testen.
Uiteindelijk heeft de winnende inschrijver een prima werkend systeem opgeleverd dat
voor SVB-BGT en daarmee de maatschappij nog jarenlang waardevol zal zijn. SVB-BGT
liep in de exploitatie wel tegen onverwachte issues in het assemblageproces aan,
waarschijnlijk een gevolg van het testen met 'artificial data'. Al met al leerzame erva
ringen voor ontwikkeling van de uitbreiding naar 'geautomatiseerd berichtenverkeer'.
Wat heeft SVB-BGT tot slot over functioneel aanbesteden geleerd? Weet heel goed wat
je functioneel wilt, beschrijf heel duidelijk wat je wilt dat het systeem doet, en maak
gebruik van de kennis en ervaring in de markt!
klassieke zin een 'brug'zouden noemen, maar
functioneel kan worden beschreven als een
oplossing die'zorgtvoorontwikkeling van een
gebied door het verzorgen van een oeverver
binding'. Een ander voorbeeld uit de wereld
van de Geo-ICT is ontleend aan conversie
naargrafische data: als bekend is in welk
beheersysteem de gegevens moeten worden
opgenomen, dan zal een functionaliteit zijn
dat gegevens migreerbaar moeten zijn naar
beheersysteem X.lnde te sluiten overeen-
komstzal erdan een artikel moeten zijn dat
bepaaltdatdegegevens migreerbaarzijn naar
beheersysteem X.
Het'hoe'-aspect beschrijft aan welke uitvoe-
ringsvoorwaarden moetworden voldaan bij
de uitvoering van de opdracht. Dat betekent
dus niet dat de opdrachtgever voorschrijft hoe
de opdracht moet worden uitgevoerd, maar
binnen welke uitvoeringsvoorwaarden dat
moetgebeuren. In de praktijk betekent dit dat
bijvoorbeeld maximumeisen worden gesteld
aan de doorlooptijd ofdatoplossingen die
minder overlast voor de organisatie ofomge-
ving opleveren hogerworden gewaardeerd.
Zo kunnen inschrijvers bijeen aanbesteding
van Geo-ICT voor op de werkplek beter scoren
naarmate ze bij de uitrol de medewerkers
minder lastig vallen tijdens werktijd.
Bij de mogelijkheden tot functioneel aanbe
steden loopt de geo-branche wat data betreft
voorop. Voor data is namelijk met de Delftse
theorie, ontwikkeld door Professor Baarda en
zijn medewerkers, een goed model beschik
baar voor de beschrijving van de kwaliteit
van deze data (precisie en betrouwbaarheid).
Hoe deze data tot stand komt doet er niet toe.
De Delftse theorie is goed operationeel toegan-
kelijkgemaakt in een aantal softwarepakketten,
zoals MOVE3.Toch moeten de resultaten van
de berekeningen met de software altijd met
verstand van zaken worden bekeken.
Voor- en nadelen van functioneel
aanbesteden en zou een verplichting
tot functioneel aanbesteden in de
Aanbestedingswet 2016 zoden aan de
dijk zetten?
Waarom zouden weeigenlijkfunctioneel aanbe
steden in de geo-wereld? Het is toch prima als
we weten hoe het moet we dat de leverancier
(het softwarebureau of hetingenieursbureau)
alleen maar hoeven tevertellen en wevervol
gens rustig kunnen wachten op de oplevering?
Allereerst denken aanbestedende diensten
vaak meer te weten dan de leveranciers uit de
markt, maar dat kan niet zo zijn. De software-
en ingenieursbureaus zijn immers dagelijks
bezig met hun vaken leren van iedere
uitgevoerde opdracht, ook hoe ze die niet
hadden moeten uitvoeren. Aanbestedende
diensten besteden geen tijd aan het uitvoeren
van opdrachten zoals de leveranciers, aanbe
stedende diensten hebben dus op dit gebied
een kennisachterstand. Als leveranciers dan
precies doen wat aanbestedende diensten
vragen, is het resultaat minder dan wat de
markt in het beste geval te bieden heeft.
Dooreen vermeende kennisvoorsprong krijgt
de opdrachtgever dus minderdan er mogelijk
is. Dat betekent dat er met de uitgaven en/of
investeringen minder waarde wordt verkregen
dan mogelijk. Hieruit volgt dat het zeker zinvol
is om de verplichting (op basis van 'comply or
explain') tot functioneel aanbesteden op te
nemen in de naaraanleiding van de nieuwste
Europese aanbestedingsrichtlijnen op te
stellen nieuwe Aanbestedingswet. Dit sluit
aan bijhet huidige artikel 1.4 lid 2 Aanbeste-
dingswet20i2 ("De aanbestedende dienst of
het speciale-sectorbedrijfdraagt zorg voor het
leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke
waarde voorde publieke middelen bijhet
aangaan van een schriftelijke overeenkomst
als bedoeld in heteerste lid.").
Gevolgen van functioneel aanbesteden
voor de (contractuele) verhoudingen
tussen aanbestedende dienst en
leverancier
Bijfunctioneel aanbesteden moet een aantal
onderwerpen in de overeenkomst worden
besproken. De onderwerpen die de kern
van de functionele aanbesteding betreffen
en die te maken hebben met het hierboven
genoemde'wat'en 'hoe'van de functionele
aanbesteding (kwaliteit, tijd, prijs, uitvoe
ringsvoorwaarden en een procedure hoe
met veranderingen om te gaan), horen thuis
in de artikelen. De onderwerpen die meer
te maken hebben metde bedoeling van de
functionele aanbesteding en de context horen
terug te komen in de overwegingen. Een en
ander hangt ookafvan de omstandigheden
van hetgeval, bijvoorbeeld hoeconcreeteen
onderwerp kan worden beschreven. Zo zal
migreerbaarheid van hetopgeleverde product
bijmigreerbaarheid naareen concreet beheer
systeem in een artikel worden geregeld. Indien
niet van een concreet beheersysteem sprake
is, maarer migreerbaarheid moetworden
gegarandeerd naarelk beheersysteem dat
overYjaareen marktaandeel van minimaal
Z procent heeft, dan hoortdit thuis in de
overwegingen. Niet alleen de artikelen zelf,
maarook de overwegingen bijde overeen
komst zijn belangrijk: bijeen geschil wordt op
de overwegingen teruggegrepen wanneer
