Facto Geo Meetdienst
54 Geo-Info I 2015-2
de artikelen geen uitkomst bieden. Dit zal
met name voorkomen bijeen geschil over de
uitvoeringsvoorwaarden ofals de uitvoerings-
voorwaarden geen soelaas bieden.
Het is een illusie te denken dat het eindproduct
dat we uiteindelijk willen hebben van tevoren
precies kan worden beschreven. Daarom is het
essentieel een goed doordachte en evenwich
tige wijzigingsprocedure in het contract op te
nemen. Hierbij kan worden gedacht aan een
Change Advisory Board in de betekenis van
Prince 2, maardit zal in veel gevallen niet nodig
zijn. In veel gevallen kan worden volstaan met
een werkgroep die zeer regelmatig, bijvoor
beeld eens per twee weken, bijeenkomt en
een stuurgroep die met een lagere freguentie,
bijvoorbeeld eens per kwartaal, bijeenkomt.
Zowel in de werkgroep als in de stuurgroep
dienen vertegenwoordigers van zowel de aan
bestedende dienst als de leverancier te worden
opgenomen. De leverancier doet per e-mail
voorstellen voor verfijning van het bestekaan
de werkgroep. Deze beslist bij de volgende
bijeenkomst, tenzijbepaalde drempels gua
financiën ofdoorlooptijd worden overschreden.
Indien dit het geval is, beslist de stuurgroep.
Altijd moeten tijd, prijs en kwaliteitagendapun
ten van de stuurgroep zijn.
Verdere belangrijke aandachtspunten
bij functioneel aanbesteden
Goed functioneel aanbesteden is, zo menen
wij, lastig. De aanbestedende dienst zal lang
niet altijd de kennis in huis hebben om deze
professioneel te begeleiden, noch inhoudelijk,
noch procesmatig. In tegenstelling tot wat
de Commissie Elias over externe adviseurs
schrijft (pagina i44van het rapport), blijft het
daarom in een aantal gevallen toch nodig
dat de aanbestedende dienst een externe
deskundige inhuurt. Het is wel essentieel dat
de in te huren deskundige onafhankelijk is,
ook al is het erg moeilijk hiervoor sluitende
criteria op te stellen, zeker in de tijd (hoe
blijft een externe deskundige onafhankelijk?).
De externe deskundige kan de aanbestedende
dienst adviseren wat deze echt nodig heeft
(het samen met de aanbestedende dienst for
muleren van de functionele vraag), adviseren
hoe te krijgen wat nodig is (begeleiden van de
functionele aanbesteding zelf) en adviseren
over het gebruikvan wat de aanbestedende
dienst krijgt (nadat de functionele aanbe
steding heeft plaats gevonden). De externe
deskundigheid kan betrekking hebben op het
proces (aanbesteding, besluitvorming, project
management en kwaliteitsborging), maarook
op de inhoud (wat is haalbaar?, welke risico's
doen zich voor?). Het voorgaande geldt zowel
voor Geo-ICT als voor data.
Voor een goede functionele aanbesteding is
het nodig dat de projecten niet al te klein in
omvang (gemeten naaropdrachtwaarde) zijn
(een ondergrens van rond de e 50.000 is vanuit
ervaring realistisch, maarzal voor data-projecten
hoger liggen dan voor Geo-ICT projecten). Het is
dan namelijkde moeitewaard om relatiefveel
tijd en energie te steken in het opstellen van
een goede functionele specificatie. Daarnaast
zullen veel aanbestedende diensten boven
dat bedrag een meervoudig onderhandse
aanbestedingsprocedure moeten starten.
De leverancier heeftookvoordelen bijeen wat
groter project; hij heeft namelijkde keus uit een
breder scala aan technieken en de mogelijkheid
om een leercurve te doorlopen en zijn leergeld
terug te verdienen. Overigens lijkt dit advies op
gespannen voet te staan met het standpunt van
de Commissie Elias dat enkel kleine projecten,
in verband met de beheersbaarheid ervan,
worden uitbesteed. Anderzijds spreekt uit het
rapport van de commissie Elias een tendens
naar centralisatie. Ditzou kunnen leiden tot een
grotere marktvoor met name te ontwikkelen
software, waardoor de leercurve ook bij kleinere
ontwikkeltrajecten kan worden doorlopen.
Bij functioneel aanbesteden is het essentieel dat
de sleutelfiguren - net als bijandere aanbeste
dingen - terzake kundige mensen zijn. Het is
daarom belangrijkdatde sleutelfiguren niet
worden vervangen tijdens het project. Dit vindt
de commissie Elias ook. Zie hiervoor pagina 147
van het rapport Elias. Mocht dit onverhoopt
toch nodig zijn, dankan een sleutelfiguur alleen
worden vervangen door iemand die zowel voor
Onlangs heeft Facto Geo Meetdienst meegewerkt aan een meervoudig onderhandse
aanbesteding voor een aantal gemeenten. Het doel van de aanbesteding was om
met behulp van bestaand kaartmateriaal een initieel bestand voor de BGT te maken.
Hier was sprake van een functionele aanbesteding aangezien er (door te verwijzen
naar de IMGeo-standaard en andere documenten) alleen omschreven werd wat het
resultaat moest zijn. Men wilde een bestand met bepaalde kenmerken, zodanig
dat het goedgekeurd zou worden door het SVB-BGT op basis van materiaal dat ter
beschikking gesteld zou worden, zonder daarbij te verplichten dat materiaal ook
daadwerkelijk (volledig) te gebruiken. Het op te leveren product was eenduidig
omschreven, door te verwijzen naar de IMGeo-standaard en andere documenten.
Er werd echter niet omschreven welke methoden toegepast moesten worden en met
welke middelen, zoals met welke software dat gedaan zou moeten worden. Door
gaans wordt fotogrammetrie als techniek voor dit soort projecten ingezet, maar dat
werd niet als zodanig benoemd als te hanteren techniek. Facto Geo Meetdienst heeft
de offerte opgesteld door gebruik te maken van zowel interne als externe expertise.
Aangezien het gunningscriterium laagste prijs was, was er voor Facto Geo Meet-
dienst geen ruimte om op enig ander punt dan de prijs onderscheidend te zijn.
