Het contractmanagement van
Geo-ICT-projecten bij de over
Het contractmanagement bij
geodetische en Geo-ICT-projecten
binnen de overheid schiet tekort
en moet beter [1]. De vraag is wat
ons betreft wat het probleem is en
wat de stappen op weg naar een
oplossing zijn.
Dit artikel schetst de problemen in
hoofdlijnen en verkent de eerste
stappen op weg naar oplossingen.
In een volgend artikel wordt
dieper op de problematiek en de
oplossing ingegaan.
44
Geo-Info I 2015-3
Door Jos Anneveld en Ronald Vroom
Contracten en contractmanagement
Voor we aan het probleem rondom contract
management toe komen, is het belangrijk vast
te stellen wat we met 'contracten' en 'contract
management' bedoelen. Wat ons betreft is een
contract de schriftelijke vastlegging van de
overeenkomst. In juridische zin zijn contract en
overeenkomst weliswaar synoniemen, maar in
het kader van dit artikel spreken we af dat we
met het contract de schriftelijke vastlegging
van de overeenkomst bedoelen.
Onder contractmanagement verstaan we in
het kader van dit artikel het proces waarbij, op
basis van verkregen input, getekende contrac
ten en wijzigingen hierop eenduidig worden
vastgelegd, beheerd en bewaakt om volledige
benutting van contracten te faciliteren en
managementrapportages te genereren.
Wil contractmanagement succesvol zijn, dan
moet het dus de benutting van contracten
mogelijk maken en bruikbare management
rapportages opleveren. Of het nu ook in de
praktijk gebeurt, is een tweede.
Soms wordt betoogd dat contractmanage
ment (sterk) kostenverhogend werkt voor de
leverancier. Dit zou vooral een probleem zijn,
als de leverancier tot het MKB behoort, wat
voor veel geodetische en Geo-ICT bedrijven
het geval is. Niet is echter minder waar. Als er
een goed contract wordt gemaakt, zowel wat
betreft de juridische als de economische com
ponenten (zie verder), dan worden de kosten
van het opstellen van het contract dubbel
en dwars terugverdiend bij het contract
management door zowel de leverancier als
de opdrachtgever. Immers, door tijdig bij te
sturen als niet wordt geleverd zoals overeen
gekomen worden herstelkosten vermeden.
Ook kan goed contractmanagement partijen
voordeel bieden door opgedane ervaring
te vertalen naar wederzijdse voordelen ten
aanzien van effectiviteit (resultaat) en efficiën
tie (proces). Door daarnaast zoveel mogelijk
te standaardiseren op contractvormen en
-modellen binnen de overheid kunnen de
contractkosten zowel voor de opdrachtge
ver als de leverancier nog verder worden
verlaagd.
Problemen rondom contractmanage
ment hebben meerdere componenten;
eerste stappen naar een oplossing
Bij de problemen rondom contractmanage
ment is sprake van meerdere componenten.
Voor succesvol contractmanagement zijn drie
te onderscheiden groepen componenten van
belang, te weten de juridische, de economische
en de gedragscomponenten. Hierbij geldt dat
de juridische en economische componenten
in orde moeten zijn, willen de gedragscompo
nenten hun rol kunnen spelen. Anders gezegd:
de juridische en economische componenten
zijn structureel en randvoorwaardelijk voor
de gedragscomponenten. Hierna volgen een
aantal inleidende opmerkingen over deze
componenten, in het vervolgartikel wordt op
deze componenten dieper ingegaan.
Juridische componenten
De juridische component betreft de inhoud
(de afspraken die gemaakt zijn) en de vorm
(hoe deze zijn vastgelegd) van contracten.
Contracten zijn vaak niet goed opgesteld,
waardoor belangrijke afspraken ontbreken
of slecht (onduidelijk, dubbelzinnig) zijn
vastgelegd [2]. En uit slechte contracten
volgt nu eenmaal slecht contractmanage
ment; er wordt immers een slecht contract
gemanaged! Inhoudelijk omschrijft een goed
contract minimaal:
de wilsovereenstemming van de betrokken
partijen (wat hebben partijen bedoeld?);
het object van de overeenkomst (waarover
zijn afspraken gemaakt?);
de wijze waarop gerapporteerd wordt over
de prestaties (zeker bij ICT-contracten!);
de procedure om wijzigingen aan te
brengen (laatstgenoemde procedure is
erg belangrijk, omdat het een illusie is te
veronderstellen dat een ICT-project in de
loop der tijd niet verandert);
de wijze waarop met geschillen wordt
omgegaan.
Een goede juridische component is essen
tieel! Immers, willen partijen elkaar kunnen
aanspreken als ze het niet met elkaar eens zijn
over wat is afgesproken, dan moet wel dui
delijk zijn wat er is afgesproken. Wanneer de
