Het contractmanagement van
Geo-ICT-projecten bij de over
Het contractmanagement bij
geodetische en Geo-ICT-projecten
binnen de overheid schiet tekort
en moet beter [1]. Het voorgaande
artikel over dit onderwerp dat
gepubliceerd is in Geo-Info 3 van
jaargang 2015 van het blad, schetst
de problemen in hoofdlijnen en
verkent de eerste stappen op weg
naar oplossingen langs de weg
van de juridische, economische
en culturele componenten.
In dit artikel wordt dieper op
de juridische en economische
componenten ingegaan. Als deze
componenten voor elkaar zijn,
is het voor de projectmanagers
eenvoudiger om aan de
culturele componenten van
contractmanagement te werken.
54
Geo-Info I 2015-4
Door Jos Anneveld en Ronald Vroom
Operationele definities van de begrip
pen contract en contractmanagement
Net als in het inleidende artikel over dit onder
werp is een contract de schriftelijke vastleg
ging van de overeenkomst. Onder contract
management verstaan we ook in dit artikel het
proces waarbij, op basis van verkregen input,
getekende contracten en wijzigingen hierop
eenduidig worden vastgelegd, beheerd en
bewaakt om volledige benutting van contrac
ten te faciliteren en managementrapportages
te genereren.
In het inleidende artikel is al betoogd dat bij
een contract dat zowel wat betreft de juridi
sche als de economische componenten (zie
verder) goed is, de kosten van het opstellen van
het contract dubbel en dwars worden terug
verdiend bij het contractmanagement door
zowel de leverancier als de opdrachtgever.
Ook is al gezegd dat, door daarnaast zoveel
mogelijk te standaardiseren op contractvor-
men en -modellen binnen de overheid, de
contractkosten zowel voor de opdrachtgever
als de leverancier nog verder kunnen worden
verlaagd.
Juridische component
De juridische component betreft zowel de
inhoud (de afspraken die gemaakt zijn) als de
vorm (hoe deze zijn vastgelegd) van contrac
ten. Contracten zijn vaak niet goed opgesteld,
waardoor belangrijke afspraken ontbreken of
slecht (onduidelijk, dubbelzinnig) zijn vast
gelegd [2]. En uit slechte contracten volgt nu
eenmaal slecht contractmanagement; er wordt
immers een slecht contract gemanaged!
Hoewel niet vastgelegd in de wet, is het van
belang dat de volgende juridische deel
componenten duidelijk en ondubbelzinnig
worden omschreven:
De wilsovereenstemming van de betrokken
partijen: wat hebben partijen bedoeld?
Het object van de overeenkomst waar
over (inhoud en "scope") zijn afspraken
gemaakt?
Rapportage: de manier waarop gerappor
teerd wordt over de prestaties.
Wijzigingsbeheer: de procedure om wijzi
gingen aan te brengen
Geschillenbeslechting: de manier waarop
met geschillen wordt omgegaan.
Voorgaande juridische deelcomponenten
worden hieronder nader uitgewerkt.
Ad 1, Wilsovereenstemming
Een goed contract begint na de opsom
ming van de betrokken partijen altijd met de
zogenaamde 'considerans', ofwel de overweg
ingen. In dit stuk tekst dat meestal begint met
een tekst als "..Overwegen het volgende.." of
"overwegende dat..." zetten partijen uiteen
waarom ze ook alweer deze overeenkomst
waren aangegaan. Dit lijkt een open deur,
maar als de inkt van de handtekeningen
eenmaal droog is en de overeenkomst wordt
uitgevoerd zijn veel partijen alweer vergeten
waarom ze ook alweer samenwerkten. Mocht
het dan tot een conflict komen als zaken niet
helder zijn vastgelegd dan kan in ieder geval
herleid worden wat partijen bij het sluiten van
de overeenkomst wilden bereiken. Het lijkt
voer voor juristen, maar die kunnen een
aardige boterham beleggen van de situaties
waarbij niet alleen de afspraken niet duidelijk
waren vastgelegd, maar ook de bedoelingen
niet! Een rechter of arbiter zal voor de oploss
ing van een conflict eerst beoordelen of is
gehandeld zoals partijen hebben afgespro
ken en als dit niet duidelijk is, of zij hebben
gehandeld naar de bedoelingen van de
overeenkomst.
Ad 2, Het object van de overeenkomst
Hier gaat het om wat er in welke omvang en
gedurende welke tijd (de "scope") geleverd
dient te worden en wat daarvoor wordt beta
ald. Daarbij zijn niet alleen afspraken over de
functionaliteit van belang, maar ook over per
formance en kwaliteit. Met de Delftse theorie
die is ontwikkeld door Prof. Baarda en zijn
medewerkers is een goede kwaliteitsbeschrijv
ing voor geodetische projecten voorhanden.
Voor de Geo-ICT-projecten is het (net als voor
andere projecten) van belang dat niet alleen
over de functionaliteit afspraken worden
