geodetische en
heid moet beter
(2)
2015-4 I Geo-Info
55
gemaakt, maar ook over de performance.
Bijzondere aandacht verdient wat ons betreft
de looptijd: hier is het belangrijk dat goed
is vastgelegd of er opties zijn afgesproken
(bijvoorbeeld met betrekking tot verlenging)
en wat er dan over is afgesproken. Als dat
helder is kunnen partijen gedurende de
looptijd overleggen of afgesproken presta
tieafspraken (bijvoorbeeld alleen verlengen
indien bepaalde resultaten zijn gehaald)
behaald zijn en indien nodig en/of gewenst
afspraken bij te stellen. Ook uitbreidingen
verdienen naar onze mening meer aandacht
aangezien de opdrachtgever hier vaak kansen
laat liggen. Denk maar aan schaalvoordelen
die door leveranciers behaald kunnen worden
als zij onder een overeenkomst meer kunnen
leveren bij gelijke of marginaal hogere kosten.
Dat moet dan goedkoper kunnen aangezien
de vaste kosten al zijn gemaakt!
Ad 3, Rapportage
Het is belangrijk dat er goed en genoeg maar
niet te veel wordt gerapporteerd! Met name
in de beginfase van een overeenkomst
moeten partijen nog aan elkaar wennen en
zullen zij vaak "om de tafel" moeten om de
gemaakte afspraken met de weerbarstige
werkelijkheid van de uitvoering af te stemmen.
De in het contract opgenomen frequentie van
overleg kan dan omlaag en rapportages die in
het begin goed voldeden kunnen dan op een
gegeven moment eenvoudiger omdat par
tijen aan elkaar gewend zijn geraakt. Door in
het contract de frequentie van overleggen en
de aard van rapportages af te stemmen op de
looptijd (meer en uitgebreider in het begin en
minder en eenvoudiger aan het eind) kunnen
zowel opdrachtgever als leverancier hun
kostbare tijd beter gebruiken.
Ad 4, Wijzigingsbeheer
Deze procedure is erg belangrijk, omdat
het een illusie is te veronderstellen dat een
geodetisch, maar zeker ook een Geo-ICT-
project, in de loop der tijd niet verandert.
Hierbij is het belangrijk dat de bureaucratie
zo beperkt mogelijk is maar dat wel altijd
duidelijk is wie welke wijziging waarom heeft
geaccordeerd. Escalatie naar een hoger niveau
van besluitvorming moet worden beperkt tot
het hoognodige en degenen die een knoop
moeten doorhakken moeten weten waarover
zij het hebben. Één en ander kan natuurlijk
worden opgevangen met de algemene bepal
ing dat partijen wijzigingen van het contract
schriftelijk moeten overeenkomen.
Ad5, Geschillenbeslechting
Hierbij is het belangrijk om een keus te maken
tussen een reguliere rechter of arbitrage.
Voordelen van arbitrage zijn in veel gevallen
grotere deskundigheid (die specifiek voor het
conflict kan worden gezocht) en een snellere
oplossing. Nadeel is dat arbitrage hoge
kosten met zich kan meebrengen. Maarin
een reguliere civiele procedure kan een
rechter besluiten tot een deskundigenberaad,
waarmee de procedure nog langer wordt en
minimaal net zo kostbaar wordt als arbitrage.
Dat maakt dat in de meeste gevallen arbitrage
aan te bevelen is.
Economische component
De economische deelcomponenten van de
Geo-ICT-projecten zijn wat ons betreft de
volgende:
Wederzijds voordeel: partijen moeten elkaar
een redelijk economisch voordeel gunnen.
Financiële transparantie: de kosten, maar
zeker ook de opbrengsten moeten inzich-
telijkworden gemaakt zodat duidelijk is wat
het project kost en wat het (al is het maar
globaal) oplevert.
Prestatie-indicatoren: stel vast welke presta
ties op welke wijze moeten worden geleverd.
Vakmanschap is meesterschap: zorg ervoor
dat contracten worden gemanaged door
medewerkers die verstand van zaken
hebben.
Informatie: adequate contractinformatie
is essentieel! Hierbij is wezenlijk welke
informatie naar wie gaat.
Voorgaande economische deelcomponenten
worden hieronder nader uitgewerkt.
Ad 1, Wederzijds voordeel
Het is een illusie te denken dat er zonder
wederzijds voordeel duurzaam succesvolle
resultaten uit contracten worden behaald.
Er zijn misschien wel Geo-ICT-projecten te
vinden waar dat niet zo lijkt, maar dan blijkt
uit ervaring dat één van de partijen met de
brokken zit: of het resultaat bleek bij gebruik
van de Geo-software toch niet te voldoen,
of de leverancier ging beknibbelen op de
dienstverlening aangezien de prijs te laag
werd gehouden. Dat wederzijdse voordeel
hoeft niet op ieder moment wederzijds te zijn,
in de praktijk blijkt het een kwestie van geven
en nemen. Zo wordt soms een leverancier
geholpen door deze te laten voorfactureren
om zo een liquiditeitsprobleem te voorkomen.
Dat kost de opdrachtgever zeker geld, maar
heeft (natuurlijk achteraf) een nare verplichte
ontvlechting voorkomen. Ook bij het onver
mijdelijk beëindigen van een contract moet
rekening gehouden met wederzijds voordeel:
zorg voor een exit strategie waar niet alle
kosten bij de leverancier worden neergelegd.
Immers, heldere afspraken vooraf leiden tot
een transitietijd en niet tot een transitiestrijd.
Ad 2, Financiële transparantie
Zonder financiële transparantie wordt
contractmanagement een lastige klus! Toch
werpen leveranciers vaak stevige muren op
tegen financiële transparantie, met name het
argument 'dat mogen we niet' komen we vaak
tegen. Een leverancier is ook vaak bang dat bij
een uitgebreide kostenspecificatie over elke
kostenpost afzonderlijk moet worden onder
handeld, maar hierover kunnen voorafgaand
aan de onderhandelingen duidelijke afspraken
worden gemaakt.
Natuurlijk hoeft de leverancier zijn kostencal-
culatie niet geheel op tafel te leggen, maar
alleen een vaste prijs noemen leidt niet tot
succesvol contractmanagement. Dat is niet
verwonderlijk, want ook als leverancier merk je
wel eens dat de vooraf uitgedachte prijs "niet
uit kan". Dan zou je graag met de opdrachtne
mer willen overleggen hoe deze in dat geval
de dienstverlening kan blijven leveren op basis
van een ander (niet noodzakelijkerwijs slech
ter) financieel afrekenmodel. Tot slot: finan
ciële transparantie begint bij een adequate
budgettering waarbij gebruik wordt gemaakt
van methoden en technieken die passen bij
