rechtvaardiging van
rheid en kan deze beter?
2016-1
Geo-Info
31
vragen voor het onderwerp, is blijkbaar niet
genoeg! En als dit geldt voor ICT-projecten bij
de Rijksoverheid, dan is het zeker de moeite
waard goed in de gaten te houden of dit ook
geldt voor GeoICT-projecten voor de verschil
lende overheden.
Waarom is dit eigenlijk een probleem?
Als de zakelijke rechtvaardiging voor een
GeoICT-project, de onderbouwing van het
besluit om te investeren in een GeoICT-pro-
ject, ontbreekt, gebrekkig is, of niet of gebrek
kig wordt bijgehouden, missen we essentiële
informatie over kosten en opbrengsten van dit
GeoICT-project. Het kan dan zo zijn dat een
project verlieslatend is, of onverantwoorde
risico's op verlieslatendheid met zich mee
brengt zonder dat wij dat zelfs maar weten,
en dan hebben we het nog niet eens over het
incalculeren van risico's!
Hoe pakken we het probleem aan en
zoeken we een oplossing?
Het is begrijpelijk dat er aan de zakelijke recht
vaardiging weinig tot niets is gebeurd tussen
2007/2008 en 2014! De analyse dat er één en
ander mankeert aan de opstelling en bijhou
ding van de zakelijke rechtvaardiging is op
zich goed en helder, maar we zijn er hier niet
mee. Verdere en diepere analyse zijn nodig.
De ervaring leert dat het probleem rondom
de zakelijke rechtvaardiging meer kanten
heeft, meerdere aspecten spelen een rol.
Ten eerste is er een discipline-component
(discipline in de betekenis van kennisgebied).
Er zijn minimaal 3 disciplines (ook nog eens in
hechte samenhang) nodig voor de opstelling
en bijhouding van een zakelijke rechtvaar
diging: zowel vanuit de business (minimaal
1, mogelijk meer afhankelijk van de business
waar het om gaat) die leidend moet zijn als de
GeoICT- en financiële disciplines.
Ten tweede is er een economisch-technische
component. De projectleider moet, met de
hulp van de financiële en de GeoICT-d iscipli-
nes, en met inschakeling van nog één of meer
business-disciplines, een zakelijke rechtvaardi
ging kunnen opstellen en bijhouden. De pro
jectleider moet uiteraard het verhaal erachter
blijven begrijpen om actief te kunnen sturen,
en nog wel gedurende de gehele looptijd van
de investering!
Ten derde, en dat is nog lastiger dan de vorige
twee componenten, is er een cultuuromslag
nodig met als gevolg dat niet meer wordt
gedacht "Business-case, klaar is Kees", maar de
zakelijke rechtvaardiging gaat leven gedu
rende de gehele levensloop van een bepaalde
GeoICT-oplossing.
Al deze aspecten moeten gelijktijdig en in
samenhang worden aangepakt, om het
probleem te kunnen oplossen.
De Commissie Elias lijkt zich te zeer en voor
namelijk te richten op het bureau BIT en op de
formele afdwinging van de regels.
Begin van een oplossing
Eenduidigheid
Begonnen moet worden met een eenduidige
opstelling van de zakelijke rechtvaardiging.
Dit zeggen de Commissie Elias en de verant
woordelijke minister voor Wonen en Rijksdienst,
de heer Blok, ook. Nogmaals, het gaat hier om
ICT-projecten in het algemeen, op Rijksniveau.
De Commissie zegt al direct, wanneer zij
het heeft over het Bureau ICT-Toetsing (het
BIT), bij de eerste BIT-regel [21], dat voor elk
ICT-project bij de Rijksoverheid een zakelijke
rechtvaardiging moet worden opgesteld waar
alle belangrijke onderdelen om een besluit
gedegen te kunnen nemen in voorkomen.
Volgens de tiende BIT-regel dient de zakelijke
rechtvaardiging een heldere aanbestedings
strategie te bevatten [22]. Dit zijn uiteraard
goede aanbevelingen, noodzakelijk, maar niet
voldoende! Het is niet genoeg om aandacht
te vragen voor de problematiek, maar, zoals
gezegd, moet een oplossing worden gezocht
door gelijktijdige aanpak in samenhang van
discipline-, technische en cultuurcomponenten.
En de zakelijke rechtvaardiging moet vervolgens
worden bijgehouden!
De minister voor Wonen en Rijksdienst geeft
aan [23], dat er met de BIT-vragen een testfase
zal zijn, waarin de vragen worden uitgeprobeerd
bij concrete projecten en voorgelegd aan des
kundigen. Daarna zullen de BIT-vragen definitief
worden vastgesteld. Wel geeft de minister aan
dat de vragen per project kunnen verschillen,
maar met variatie moet met terughoudendheid
worden omgegaan om vergelijkbaarheid van
projecten zoveel mogelijk te garanderen.
Er moet eenduidig worden bepaald hoe
een zakelijke rechtvaardiging voor GeoICT-
projecten binnen de overheid moet worden
opgesteld en bijgehouden. Het ligt voor
de hand dat dit wordt voorbereid door een
