- J
32
Geo-Info I 2016-1
werkgroep, bestaande uit deskundigen op
het gebied van business, GeoICT en financiën.
Eenduidigheid over zo mogelijk alle GeoICT-
projecten is vereist voor de beheersbaarheid
en om de kwaliteit te waarborgen.
De opstelling en het bijhouden van de
zakelijke rechtvaardiging voor een concreet
GeoICT-project moeten in nauwe samen
werking tussen projectleider en business-,
GeoICT- en financiële disciplines gebeuren.
Voor beter inzicht en praktische vaardigheid
zullen cursussen nodig zijn, zowel voor de pro
jectverantwoordelijken als voor de business-,
GeoICT- en financiële mensen.
Vaststelling van de zakelijke rechtvaardiging
moet gebeuren door het orgaan waaraan de
projectleider rapporteert. In veel gevallen zal
dit een Stuurgroep zijn.
Het is nodig dat eenduidig, in elk geval in
eerste instantie voor die GeoICT-investeringen
die voorgelegd gaan worden aan het BIT
(dus boven 5 miljoen euro), wordt bepaald
welke methode (of combinatie van metho
den) wordt gebruikt bij de berekening of
een GeoICT-investering bij de Rijksoverheid
gerechtvaardigd is én blijft. Hierbij is het ver
standig om aan te sluiten bij ICT-investeringen
in het algemeen. Met eenduidigheid wordt
bewerkstelligd dat de kwaliteit van de zakelijke
rechtvaardiging hoog kan zijn (omdat veel
aandacht kan worden besteed aan de eenma
lige opstelling van het model) en dat het BIT
zich snel kan inwerken in de materie.
Er moet een methode (of combinatie van
methoden) worden gekozen of ontwikkeld,
die optimaal in lijn is met de ICT-investeringen
bij de overheid. Hierbij moeten investerings
beslissingen en investeringsbeoordelingen
gedurende de looptijd, van een GeoICT-
project binnen een overheidsomgeving goed
mogelijk zijn. Het spreekt voor zich dat in
de berekening de volledige looptijd van de
investering wordt betrokken.
Er zijn wettelijke waarborgen nodig dat de
zakelijke rechtvaardiging eenduidig is en
regelmatig wordt geactualiseerd. Wettelijk
moet worden vastgelegd dat de contracten
hieromtrent waarborgen bevatten.
Kennis
Wil een zakelijke rechtvaardiging een zinvol
leven kunnen leiden gedurende de gehele
gebruiksperiode van de investeringsbeslissing
(in tegenstelling tot het nu gangbare business-
case, klaar is Kees), dan is kennis nodig hoe
deze wordt opgesteld en bijgehouden. Veel
mensen hebben echter geen idee, hoe een
zakelijke rechtvaardiging moet worden opge
steld en welke berekeningen hiervoor vereist
zijn, laat staan hoe ze de zakelijke rechtvaar
diging in de loop der tijd moeten bijhouden.
Er moet een gedegen instructie worden
opgesteld en een goede opleiding is nodig.
Bijhouding zakelijke rechtvaardiging
Wanneer het tijdens de uitvoering niet lukt
om de bijgewerkte business-case sluitend te
krijgen, moet het desbetreffende ICT-project
worden bevroren of gestopt. Het BIT moet
hierop volgens de Commissie Elias controleren
[24]. Volgens de Commissie zijn waarborgen
nodig dat een goede zakelijke rechtvaardiging
wordt opgesteld [25] en ook daadwerkelijk
wordt geactualiseerd [26] en benut [27]. Hierbij
moeten beheerkosten en levensduurkosten
van het ICT-project niet worden vergeten [28].
Dit geldt onverkort voor Geo-ICT-projecten!
Het is uitermate belangrijk dat de cultuurom
slag van 'business-case, klaar is Kees', wordt
gemaakt naar een zakelijke rechtvaardiging die
regelmatig tegen het licht wordt gehouden en
zo nodig bijgesteld. Daarvoor is het nodig dat
één en ander wordt geformaliseerd. Eerder wer
den al genoemd, vanuit de kennis-(discipline-)
component, economisch-technische en
culturele component, (1) het opstellen van een
eenduidig model voor de zakelijke rechtvaar
diging en cursussen om de kennis op peil te
brengen en te houden en gevoel bij te brengen
en (2) de verplichting die de verschillende
onderdelen van de Rijksoverheid naar het
BIT hebben om de zakelijke rechtvaardiging
regelmatig tegen het licht te houden en zo
nodig bij te stellen. Natuurlijk zijn voornoemde
vereisten belangrijke voorwaarden. Maar dat is
niet genoeg! Top-down moeten voorgaande
vereisten worden ondersteund dat een zakelijke
rechtvaardiging niet wordt gezien als een
drempel die moet worden genomen, maar als
een belangrijk hulpmiddel voor de bepaling en
de beoordeling van de investeringsbeslissing
gedurende de gehele periode waarvoor de
investering geldt. De leidinggevenden moeten
daarom zelf goed weten wat een goede zake
lijke rechtvaardiging inhoudt en prioriteit geven
om deze regelmatig met de projectleider te
bediscussiëren.
Slotopmerkingen
De zakelijke rechtvaardiging voor GeoICT-
projecten bij de overheid leeft onvoldoende.
Als deze al wordt gemaakt, wordt in te veel
gevallen gedacht "business-case, klaar is Kees".
En in zo'n geval ontbreekt essentiële informa
tie over de kosten en baten van het desbe
treffend GeoICT-project. Om dit probleem te
ondervangen is het nodig dat de projectleider
volgens een eenduidige methode een
business-case kan opstellen en bijhouden
gedurende de looptijd van de investering, en
ook gevoel heeft en houdt bij de business-
case in de loop der tijd. Het is nodig dat de
zakelijke rechtvaardiging regelmatig tegen het
licht wordt gehouden en zo nodig geactua
liseerd. Eisen vanuit het BIT en aandacht van
leidinggevenden helpen hierbij.
Referenties
[1] Het begrip "zakelijke rechtvaardiging" is de Nederlandse
vertaling van het beter bekende Engelse begrip "busi
ness case". Ondanks het feit dat "business case" een beter
bekend begrip is, is toch gekozen voor de term "zakelijke
rechtvaardiging', omdat hiermee wordt aangesloten bij
de terminologie van de Algemene Rekenkamer (AR) en de
Commissie Elias.
[2] Beschreven worden bijvoorbeeld Return on Equity
(ROE), Return on Assets (ROA), Net Present Value (NPV,
huidige waarde cash-inflows minus huidige waarde cash-
outflows), Discounted Cash Flow, Internal Rate of Return
(IRR, stel een drempel in waar de NPV=o, accepteer bij
rendement drempelrente en verwerp bij rendement
drempelrente, Pay Back Period (ruwe inschatting van het
investeringsrisico, te gebruiken als je weinig vertrouwen
hebt in de toekomst), Accounting Return on Investment
en Gross Margin.
[3] Algemene Rekenkamer, Lessen uit ICT-projecten bij de
overheid, deelrapport A, 29 november 2007, pag.18; Alge
mene Rekenkamer, Lessen uit ICT-projecten bij de over
heid, deelrapport B, 1 juli 2008, pag. 57, 83 en 93.
[4] Aanpak van ICT door het Rijk 2012, Algemene Rekenkamer,
2013, pag. 15, 17, 19,
[5] Algemene Rekenkamer, Lessen uit ICT-projecten bij de
overheid, deel A, 29 november 2007, pag. 32, 35
[6] Algemene Rekenkamer, Lessen uit ICT-projecten bij de
overheid, deel B, 1 juli 2008.
[7] Algemene Rekenkamer, Lessen uit ICT-projecten bij de
overheid, deel B, 1 juli 2008, pag. 57
[8] Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid,
pag. 10, 11, 14 t/m16, 21, 47, 104 t/m 108, 112, 114 t/m 117, 123,
126, 132, 150
[9] Pagina 10, 15, 47
[10] Pagina 47
[11] Pagina 104
[12] Pagina 106
[13] Pagina 106
[14] Pagina 107
[15] Pagina 107
[16] De pagina's 11, 15, 16, 21, 114, 116, 117 en 126
[17] Pagina 11, 16, 105
[18] Pagina 15, 105
[19] Pagina 15
[20] Pagina 16
[21] Pagina 10
[22] Pagina 116
[23] Brief minister Wonen en Rijksdienst aan Tweede Kamer der
Staten-Generaal, vergaderjaar 2014-2015, nr. 365, pagina 2..
[24] Pagina 112
[25] Pagina 112
[26] Pagina 16
[27] Pagina 104 t/m 108
[28] Pagina 108
Jos Anneveld is DGA van
Cernan BV en als onafhan
kelijk adviseur verbonden
aan AeroVision BV.
Jos is te bereiken via
jos.anneveld@aerovision.nl.
