De zorgplicht van leveranciers
van geo-software
Het vertrouwen tussen
opdrachtgever en opdrachtnemer
bij Geo-ICT-projecten is nu nog
vaak gebaseerd op een jarenlange
relatie maar dat zal ongetwijfeld
gaan veranderen door strengere
aanbestedingswetgeving.
Bij de beeldvorming over het
vertrouwen spelen naar onze
mening onderstaande aspecten
een rol. Deze aspecten zijn deels
ontleend aan de rapportage van
de Commissie ICT, ook wel de
commissie Elias [i].
2016-3 I Geo-Info
45
Door Jos Anneveld en Ronald Vroom
Gedetailleerde en op handelingen gerichte bestek
ken in plaats van functionele bestekken
De bestekken waarop wordt gegund zijn vaak
erg gedetailleerd opgesteld en geven aan welke
handelingen de opdrachtnemer moet verrichten.
Dit kan een gevoel van miskenning en frustratie
bij de opdrachtnemer veroorzaken (deze zal snel
en terecht denken "Ik ben toch de expert?") en
kan een rekening voor meerwerk tot gevolg heb
ben voor de opdrachtgever ("Het moest toch zo
volgens het bestek?"). De problemen die hieruit
voortvloeien kunnen worden voorkomen door
ICT-projecten functioneel aan te besteden [2],
een werkwijze waar ook de Algemene Reken
kamer (AR) [3] en Commissie Elias (CE) [4] grote
voorstanders van zijn. Wel moet hierbij worden
opgemerkt dat AR en CE conclusies trekken over
en aanbevelingen doen aan de Rijksoverheid,
terwijl Geo-ICT-projecten voornamelijk decen
trale overheden (gemeenten) als opdrachtgevers
kennen. Maar hierbij past de relativerende
opmerking, dat naar onze ervaring de situatie bij
de Rijksoverheid niet veel anders is dan bij decen
trale overheden. Weliswaar kan de schaalgrootte
anders zijn, maar de essentiële aspecten blijven
overeind!
Creeping scope"
Vaak dijen volgens de AR ICT-projecten bij de
Rijksoverheid uit door steeds weer nieuwe, poli
tieke eisen van de opdrachtgevers en de wens
van opdrachtgevers om de nieuwste technologi
sche ontwikkelingen in de ICT-projecten te incor
poreren. In projectmanagementjargon wordt dit
uitdijen "creeping scope" genoemd. Dit kan tot
veel meerwerk leiden aangezien de oorspron
kelijke opdracht niet in deze wensen en eisen
voorzag. Bij Geo-ICT-projecten zullen niet zo vaak
politieke ontwikkelingen in het project moeten
worden geïncorporeerd. Geo-ICT wordt immers
(nog) niet vaak gebruikt bij politiek gevoelige ont
wikkelingen, maar betreft meer het beheer en/
of de instandhouding van de openbare ruimte
(dat kan wel veranderen, bijvoorbeeld wanneer
Geo-ICT wordt ingezet om klimaatverandering te
voorspellen en te monitoren).
Het gevaar van slechte beheersbaarheid door de
wens om de nieuwste technologische ontwikke
lingen in het desbetreffende Geo-ICT-project toe
te passen geldt echter des te meer. Immers, in de
geo-sector geeft het veel status en gezag als men
innovatief bezig is. Het gevaar dat een Geo-ICT-
project onbeheersbaar wordt doordat men de
nieuwste technologische ontwikkelingen in het
project wil incorporeren is dan ook levensgroot.
De opdrachtnemer van geo-software kan wat
betreft innovatie zowel olie op de golven als op
het vuur gooien, met andere woorden, hij kan
de beheersbaarheid van het Geo-ICT-project en
de mate van vertrouwen dempen en versterken
en dus enorm beïnvloeden, ook al beslist de
opdrachtgever uiteindelijk over de in te zetten
innovatie.
Organisatorische complexiteit
Ook noemt de AR organisatorische complexiteit
als oorzaak voor slechte beheersbaarheid van ICT-
projecten. Dit gevaar geldt in ruime mate voor
de Geo-ICT. We kennen allemaal de voorbeelden
dat bestanden moeten worden opgebouwd en
bijgehouden door een veelheid aan bronhouders
met alle risico's van slechte beheersbaarheid
van dien. De opdrachtnemers van geo-software
kunnen wel wijzen op complexiteit, maar
kunnen deze niet sterk beïnvloeden. Hier zullen
met name de opdrachtgevers wijsheid moeten
betrachten.
Zorg daadwerkelijk voor de belangen van de
opdrachtgever
Als de opdrachtnemer klakkeloos alle door
de opdrachtgever geopperde uitbreidingen
accepteert en op alle wensen ingaat is het
risico levensgroot aanwezig dat er een sfeer van
wantrouwen ontstaat. Zo kan de opdrachtgever
geconfronteerd worden met stevige meerkosten,
als de opdrachtnemer alles doet wat gevraagd
wordt zonder een oprechte dialoog aan te gaan
en misschien wel eens "nee" te zeggen. Het is
beter om klantgericht te zijn dan "klantgezwicht"!
Certificering
Certificering is een middel om de deskundigheid
van de medewerkers van de opdrachtnemer te
waarborgen. Volgens de CE kan certificering een
goede rol spelen bij de waarborging van kwaliteit
(en dus bij het versterken van het vertrouwen
tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers
van ICT-projecten). De CE bepleit op pagina 147
van haar rapport certificering, omdat volgens
de CE de kwaliteit van degenen die in de ICT
werken, onder de maat is. Certificering is op zijn
beurt gekoppeld aan permanente educatie.
De geo-wereld is al lang met het onderwerp
