14
Geo-Info I 2017-1
Slotopmerkingen
Certificering
Het is goed als met eisen op het gebied van
certificering met betrekking tot de hoofdproces
sen de leverancier wordt gedwongen systema
tisch te werken en structureel te communiceren
met de opdrachtgever. Maar hierbij moet de
kanttekening worden gemaakt dat geen won
deren moeten worden verwacht van eisen met
betrekking tot certificering: we kennen allemaal
de voorbeelden dat keurig volgens het certificaat
het verkeerde werd gedaan. Voor geodetische en
Geo-ICT projecten wordt door de desbetreffende
Nederlandse koepelorganisaties van opdracht
gevers en leveranciers (respectievelijk namens
de opdrachtgevers en Geo-Business Nederland
namens de leveranciers) aangesloten bij de
ontwikkelingen op Europees niveau (CLGE).
Permanente educatie
Beide auteurs zijn hiervan groot voorstander,
gezien de snelle technologische ontwikkelin
gen in geodesie en Geo-ICT.
Risicomanagement door opdracht
gever en leverancier gezamenlijk
Opdracht en wijze van aanbesteden:
Design, Build, Finance and Maintain (DBFM)
en Best Value Procurement (BVP)
Risico's kunnen beheerst worden door de
wijze waarop een opdracht wordt aanbesteed.
Niet alleen als een aanbesteding nationaal of
Europees moet, maar ook als deze meervoudig
onderhands plaats kan of moet vinden. Het gaat
te ver om alle mogelijkheden hiertoe te bespre
ken, maar er zijn er twee die we aanstippen.
Zo kan een aanbestedingsvorm waarin de leve
rancier na het opleveren van het resultaat het
risico draagt ten aanzien van het beheer helpen
om de risico's in de uitvoering van de opdracht
te beheersen. De leverancier zal immers wel
twee keer nadenken om te bezuinigen op de
mogelijkheden van beheer aangezien hij zelf
de rekening zal moeten betalen! Dit principe
zien we bijvoorbeeld terug in DBFM (Design,
Build, Finance and Maintain)-projecten. Ook
een aanbestedingsmethode als BVP (Best Value
Procurement) kan helpen risico's te beheersen.
Immers, in een BVP-aanbesteding vragen we
niet alleen aan de inschrijver (die als geen ander
de risico's van de opdracht zou moeten kennen)
om de risico's die hij ziet in kaart te brengen,
maar ook om te beschrijven hoe hij denkt
de impact van deze risico's te minimaliseren,
zonder deze risico's over te nemen. Dat dit in de
prijs tot uitdrukking komt is niet vreemd, want
risico's managen kost geld!
Pas op voor overspecificatie
Overspecificatie heeft de volgende effecten:
er blijft weinig ruimte over voor inbreng
van de geodetische en Geo-ICT markt;
opdrachten worden te complex;
er wordt toegeschreven naar een speci
fieke leverancier.
Functionele omschrijvingen in het bestek
Zie hiervoor het artikel met als titel 'Functi
oneel aanbesteden door de commissie Elias
verplicht, de zorgen verlicht?' van Jos Anne-
veld en Ronald Vroom in Geo-Info nummer 2,
2015. Functioneel aanbesteden geeft het grote
voordeel, dat de leverancier zijn innovatief
vermogen kan inbrengen in het project.
Boete- en bonusclausules: kansen en risico's
Het zal vooral de opdrachtgever zijn die
naar deze clausules grijpt, zie dan ook onder
opdrachtgever. Hier is het belangrijk te bena
drukken dat een boete voor een leverancier
doorgaans het topje van de ijsberg is omdat
deze al hoge kosten heeft bij een project dat
niet goed loopt.
Permanente educatie
Vanwege de snelle technologische ontwik
kelingen op het gebied van geodesie en
Geo-ICT zijn beide auteurs er groot voorstan
der van dat binnen de gehele branche, dus
zowel bij opdrachtgevers als bij leveranciers,
verplicht wordt gedaan aan permanente
educatie.
Benoem de risico's en formuleer oplossingen
van te voren
Het is goed als opdrachtgever en leverancier
-voorafgaand aan het project- het project als
een film afspelen. Hierbij moeten opdrachtge
ver en leverancier aangeven welke risico's zij
aan het project zien kleven, hoe zij de risico's
minimaliseren en welke acties zij ondernemen
bij realisatie van de risico's.
Proeflevering
Een proeflevering van een geodetisch project
is uiterst belangrijk. Het project betreft
doorgaans grote hoeveelheden data en, zoals
in de inleiding al aangegeven, the devil is in
the detail. Het is essentieel dat alle typen data
van het project in de proeflevering voorko
men. De proeflevering is ook een goed middel
om de verwachtingen van opdrachtgever en
leverancier op elkaar af te stemmen!
Genoeg contactmomenten
Het is belangrijk dat de leverancier en de
opdrachtgever genoeg contactmomenten
hebben. Deels zullen deze contactmomenten
fysiek moeten zijn, deels hoeft dit niet. Zo kun
nen opdrachtgever en leverancier een digitaal
logboek bijhouden, waarmee zij een bestek
kunnen verfijnen. Immers, input van beide
partijen is nodig bij een geodetisch of Geo-ICT
project. Essentieel hierbij is een snelle, eerste
proeflevering. Hiermee kan veel onbegrip
worden voorkomen of weggenomen.
Gezonde tijdsdruk
Zoals bij elk project, is bij een geodetisch of
Geo-ICT project een gezonde tijdsdruk belangrijk.
Te hoge tijdsdruk leidt tot fouten. Bij te lage tijds
druk verslapt de aandacht en dat veroorzaakt ook
fouten. Vanuit het project bestaat een gezonde
tijdsdruk bij een snelle proeflevering van een klein
deel waarbij alle essentiële elementen van het
project aan de orde komen. Wanneer de proefle
vering succesvol is verlopen, wordt de productie
fors opgevoerd. In de laatste fase van het project
is de productie een stuk lager en kan al een groot
deel van het personeel van het project af.
Zorgplich t afdwingen
Zie hiervoor het artikel De zorgplicht van
leveranciers van geo-software, Jos Anneveld
en Ronald Vroom, Geo-Info nummer 3, 2016,
pagina 45 en verder.
Uit het voorgaande zal duidelijk zijn dat
op drie plaatsen aan risicomanagement
voor geodetische en Geo-ICT projecten,
met andere woorden aan beheersing
van risico's bij deze projecten, kan
worden gewerkt:
Bij de opdrachtgever
Bij de leverancier
Bij de afspraken tussen opdrachtgever
en leverancier
Gezien het feit dat realisatie van
de risico's vaak hoge kosten en een
aanzienlijke vertraging bij de projecten
met zich meebrengt, is het goed dat
ook daadwerkelijk de risico's worden
beheerst op deze drie plaatsen.
mr.ir. Jos C. Anneveld is associ
ate bij AeroVision BV.
Hij is te bereiken via
jos.anneveld@aerovision.nl.
Ronald Vroom is als senior pro
curement specialist verbonden
aan Procure-IT, onderdeel van
Emeritor. Hij is gespecialiseerd
in IT-sourcing en aanbeste-
dingsrecht. Hij is te bereiken via
R.vroom@procure-it.com.
