chief, waarheen niet alleen de bescheiden van de in de
provincie zetelende rijksorganen maar ook die van de
provinciale worden overgebracht. De wet verplicht iedere
gemeenteraad voor de bewaring van haar oude archieven
een bewaarplaats aan te wijzen. Dit kan ook een naburige
gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn of, indien gemeen-
ten hierin een regeling van samenwerking treffen, een ge-
meenschappelijke. Zo heeft Rotterdam een eigen
archiefbewaarplaats die door Capelle aan de IJssel als
haar archiefbewaarplaats is aangewezen. Zo'n archiefbe
waarplaats (ook 'archief genoemd) wordt beheerd door
een gediplomeerd archiefambtenaar of, als deze niet is
benoemd, door de gemeentesekretaris.
Als bescheiden naar een archiefbewaarplaats zijn overge
bracht worden ze openbaar; dit behoudens beperkende
bepalingen bij de overdracht gesteld. De Archiefwet steh
de termijn van overbrenging op 50 jaar maar een ge-
meente kan tot een kortere termijn beslissen, zoals Rot
terdam, waar deze op 25 jaar is gesteld.
De gemeente-archivaris beheert dus het oude archief in
de archiefbewaarplaats. In Rotterdam, als eiders, is de ge
meenteraad een stapje verder gegaan en heeft de
gemeente-archivaris gei'nstrueerd tot het beheer van de
historisch-topografische atlas en bibliotheek, de histori
sche film- en geluidsverzameling en het beheer van ande
re dokumentaire verzamelingen die van belang zijn voor
de geschiedenis en de topografie van Rotterdam en naaste
omgeving. Voor deze taak dient de archivaris in de acqui-
sitie van materiaal een aktieve rol te speien: hij moet ver-
zamelen. Dit in tegenstelling tot de verwerving van
archiefbescheiden, die hem ingevolge de Archiefwet van-
zelf toevallen en waarbij zijn taak bij de acquisitie voor-
namelijk uit schifting en ontsluiting bestaat. Tenslotte
noem ik de bevoegdheid van de archivaris om toezicht te
houden op het beheer van archiefstukken voor zover die
(nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze toezichthoudende taak komt hem toe als toekomstig
beheerder van de archiefbescheiden. Het brengt hem in
direkt kontakt met de ambtenaren die deze archiefstukken
- in dit geval de kaarten en tekeningen - produceren en
administreren.
Archiefverordeningen
De toezichthoudende taak heeft de gemeente-archivaris
gedelegeerd aan de archiefinspekteur.
De vraag rijst welke normen deze inspekteur daarbij han
teert, wie hij aan kan spreken bij de betreffende over-
heidsorganen en welke middelen hij heeft om ongewenste
toestanden te verbeteren. De Archiefwet is namelijk wel
duidelijk als zij steh dat overheidsinstellingen verplicht
zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede
en geordende Staat te bewaren, maar het is efficienter, en
aangenamer voor de gei'nspekteerden bovendien, als zij
vöör die inspektie weten wat precies van hen wordt ver-
langd. Hierbij moet men bedenken dat de archivaris zieh,
in zijn toezichthoudende taak, begeeft op het terrein van
de administratie. Archieven en administraties worden bij
een overheidsorgaan dikwijls beheerd door aparte
organisatie-onderdelen, die aan het feit dat ze fungeren
als geheugen voor de betrokken organen een beleidson-
dersteunende funktie ontlenen, met alle gewicht daaraan
verbonden. Dit betekent dat inspektie een grondige kennis
van de administratie vereist en dat een inspekteur beter
uit de kring van de registratoren (zoals de vakbroeders in
de administratie heten) voort kan komen. Deze hebben
zieh in een hechte beroepsorganisatie verenigd (de Vereni-
ging voor Documentaire Informatievoorziening), die veel
nadenkt over haar vak en gericht is op nieuwe ontwikke-
lingen in de administratie, de organisatie daarvan en op
automatisering en alles wat daarmee samenhangt. Tegen-
over hen moet de inspekteur kunnen optreden als een su-
perregistrator, maar anderzijds moet hij de belangen van
de archivaris in het oog houden. Het is dan ook terecht
en gelukkig dat het gemeentebestuur hierin regelgevend is
opgetreden: het College van B&W stelt vast aan welke ei
sen de administratie moet voldoen, waarbij zowel de be
langen van de bedrijfsvoering als die van het archief zijn
veiliggesteld. Deze plaatselijke regelgeving, die als aan-
vulling op de Archiefwet bestuurlijke en ambtelijke ver-
antwoordelijkheden, plichten en bevoegdheden van de
archiefzorg formuleert, Staat bekend als de Archiefveror-
dening.
Zaken die daarin geregeld worden zijn bijvoorbeeld:
de aanwijzing van een archiefbewaarplaats en van be-
waarplaatsen van bescheiden voorzover deze nog niet
zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaar-
plaatsen;
de aanwijzing van een beheerder van de archiefbe
scheiden van gemeentelijke organen;
de beschikbaarstelling van voldoende personeel voor
het beheer van zowel de overgebrachte als de nog lo-
pende archieven;
de vaststelling van beheersregels; dit zijn de normen
waaraan de inspekteur de administraties kan toetsen.
De beheersregels voor de lopende archieven zijn gegeven
in het Besluit Post- en Archiefzaken
Dergelijke beheersregels zijn bijvoorbeeld:
de aanwijzing van het hoofd van dienst of bedrijf als
verantwoordelijke voor het beheer van de archiefbe
scheiden van een orgaan;
de regeling van een goede en veilige bewaring, dat wil
zeggen dat de verantwoordelijkheid wordt gesteld voor
een (brand)veilige bewaarplaats zorg te dragen;
aanwijzingen voor de wijze waarop de administratie
moet worden gevoerd, zoals de verplichting tot in-
schrijving van stukken, tot notering van de verblijf-
plaats en van afdoeningstermijnen van
archiefbescheiden
de opgave van eventuele wijziging van het ordenings-
systeem aan B&W;
de plicht tot vernietiging van archiefbescheiden (de Ar
chiefwet kent slechts een bevoegdheid daartoe) en de
inspraak van de archivaris daarin;
de procedure van overbrenging van archieven naar de
bewaarplaats.
We zien dus dat de archivaris op grond van de Archief
wet moet toezien op de uitvoering van het Besluit Post
en Archiefzaken, dat hij zieh voor deze taak laat vervan-
gen door de inspekteur en dat de normen voor diens toet-
sing bekend zijn.
Kaarten en tekeningen
In een doorsnee dienst of bedrijf kunnen tekeningen op
drie plaatsen worden aangetroffen: in het tekeningenar-
41
