gankelijk maken neemt hier dan ook een snellere vlucht
dan bij de tekeningarchieven, is mijn indruk.
Semi-statisch archief
De derde plaats, waar delen uit beide voorgaande archie-
ven worden aangetroffen, is het zogenaamde semi
statische archief. Zodra de tekening zijn waarde voor de
administratie heeft verloren, of minder aktueel is gewor
den, wordt deze overgebracht naar een minder in de loop
liggende ruimte.
Figuur 2. De tekeningen worden in gevouwen toestand geborgen
in portefeuilles en 'tijdelijk' opgeslagen in rekken in de semi
statische archiefbewaarplaats van Gemeentewerken.
De archiefbescheiden welke ouder zijn dan 50 jaar moe-
ten volgens de wet naar een archiefbewaarplaats. U zult
begrijpen dat geen enkele organisatie over het algemeen
nog behoefte heeft aan bescheiden welke ouder zijn dan
10 jaar. Toch is men verplicht de archiefbescheiden in
goede en geordende Staat te bewaren tot de 50 jaar vol
zijn. Omdat de wetgever dat uiteraard heeft voorzien, is
in het Archiefbesluit bepaald dat aan Gedeputeerde Staten
van plannen tot verandering van de plaats van bewaring
van dergelijke archieven mededeling moet worden gedaan.
In het Rotterdamse Besluit Post- en Archiefzaken is dat
een voorschrift aan de organisaties geworden, goedkeu-
ring hiervoor eerst te vragen aan burgemeester en wet-
houders die vervolgens mededeling doen aan Gedepu
teerde Staten. De eisen die op grond van deze regeling
aan bewaarplaatsen worden gesteld houden een brandwe-
rendheid in van twee uur en een redelijke bescherming
tegen vandalisme en inbraak. In deze bewaarplaatsen, die
langzamerhand ieder zieh zelf respekterende organisatie
in Rotterdam bezit, staan de correspondentie-archieven en
de tekeningarchieven broederlijk naast elkaar. Ook hier
treden als beheerders de registratoren op.
Selektie en vernietiging
Voor een goed beheer is selektie en vernietiging absoluut
onontbeerlijk. De Archiefwet geeft de bevoegdheid aan de
Colleges van burgemeester en wethouders archiefbeschei
den te vernietigen. In het Archiefbesluit is vervolgens de
procedure uitgewerkt die moet worden gevolgd om tot
daadwerkelijke vernietiging te mögen overgaan. Volgens
dit besluit mögen de archiefbescheiden worden vernietigd
wanneer zij omschreven zijn in lijsten van voor vernieti
ging in aanmerking körnende archiefbescheiden, na het
verstrijken van de voor die bescheiden vermelde termijn.
Voor de gemeenten is een dergelijke lijst in 1983 vastge-
steld. In deze lijst is achter het kopje 'tekeningen' het
volgende te lezen: "Tekeningen vormen bescheiden, waar-
van uitsluitend de oorspronkelijke bij de besluitvorming
en/of realisering gediend hebbende exemplaren, veelal als
zodanig gewaarmerkt, bewaard blijven of vernietigd mö
gen worden met de overige bescheiden van de zaak,
waartoe zij behoren. Detailtekeningen, overbodig voor de
kennis van de zaak kunnen 10 jaar na afdoening/verwe-
zenlijking worden vernietigd."
De in het voorgaande genoemde twee groepen tekening-
verzamelingen moeten ook hier wat betreft problematiek
worden onderscheiden.
Papieren afdrukken
In de huidige registratuurpraktijk, zo ongeveer begonnen
vlak na de tweede wereldoorlog, vinden we de relevante
tekeningen gevoegd als bijlagen bij de stukken. In een
woordkultuur als de onze moet u aan het begrip 'bijlage'
geen mindere betekenis hechten. In de regel worden in
onze kringen ook gewichtige rapporten als bijlagen bij de
aanbiedingsbrief van drie regels aangemerkt.
Het geheel van de stukken met tekening inkluis is dan
per zaak samengevoegd in een omslag, dossier genaamd.
Is zo'n dossier nu te brengen onder een van de katego-
rieen uit de eerdergenoemde vernietigingslijst, dan komt
het geheel, dus inklusief de tekening of tekeningen voor
vernietiging in aanmerking. Alle andere stukken met teke
ningen worden bewaard voor de eeuwigheid. Het gevolg
daarvan behoeft natuurlijk niet te zijn dat die tekeningen
daar in de archiefbewaarplaats ook bij die stukken blijven
zitten. Echter omdat de stukken verwijzen naar de teke
ning en vice versa moet in de inventaris wel verwezen
worden naar de vindplaats van de tekening en hetzelfde
geldt uiteraard voor de katalogus van de atlas.
Transparanten
De tweede groep, die ook behoorlijke proporties kan aan-
nemen, is de groep transparante tekeningen, dus de cal-
ques, die als drukvorm dienen, een verzameling zijn en
in de regel op de tekenkamers of in tekeningarchieven
zijn ondergebracht. Men moet zieh naar mijn mening niet
laten misleiden door de omvang van de verzameling cal-
ques. De bewaarwoede van tekenaars is groot en dat is
alleszins te begrijpen. Een tekening maken is een arbeids-
intensief werk waar in de regel ook nog de nodige tijd
aan overleg met ontwerpers, werk- en projektgroepen
voorafgaat. En het spreekt vanzelf dat bij een wijziging
van zo'n tekening snel teruggegrepen wordt op de reeds
gemaakte. En is zo'n tekening eenmaal definitief gewor
den en heeft hij aan zijn doel, dus drukvorm, beant-
woord, dan zijn de tekeningelementen later altijd nog wel
te kopieren en te gebruiken voor andere tekeningen. Het
lijkt mij evident dat dergelijke tekeningen voor vernieti
ging in aanmerking komen. De vraag of zij behoren tot
de archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet reken
ik graag tot de akademische. Is men het namelijk eens
43
