met de Stelling dat zij als drukvorm fungeren net als
vroeger de stencils en dergelijke, en de alürukken die bij
de besluitvorming een rol hebben gespeeld als archiefbe-
scheiden fungeren, dan is er helemaal geen probleem (of
misschien een klein probleem). Zou men vinden dat ze
wel tot de archiefbescheiden behoren dan kunnen ze ze-
ker niet anders dan onder de kategorie 'dubbelen' van de
lijst voor vernietiging in aanmerking körnende bescheiden
worden gebracht en zijn ze ook vernietigbaar. Hoe dan
ook, in Rotterdam wordt nog het standpunt gehuldigd dat
de verzameling op zieh een extra dimensie toekent aan de
verder inhoudelijk los van elkaar staande tekeningen. Om
die reden stellen wij er prijs op van de betreffende
diensten en bedrijven een microfilm of een serie microfo-
to's van het totale bestand te ontvangen alvorens deze tot
vernietiging overgaat. Het bedrijf komt dat vaak zeer
goed uit, omdat toch al behoefte bestond aan een
schaduwarchief van een dergelijk kostbaar werkbestand en
rendementsberekeningen al lang hadden uitgemaakt dat
microverfilming op deze wijze een goede investering zou
zijn. Problematisch zijn de wel moeilijk te dupliceren in
gangen die meestal in fichevorm zijn aangelegd. Dat het
schaduwarchief vrijwel waardeloos is zonder de benodig-
de ingangen wordt nog te weinig beseft. Dit besef, moet
gezegd, wordt ook niet aangewakkerd door de kostenra-
mingen verbonden aan verfilming van deze ficheverzame-
lingen. Het overnemen van ingangen in computerleesbare
vorm lijkt hier een oplossing te bieden hoewel het gemis
aan standaardisering van Software, besturingssystemen en
Computers weer nieuwe problemen oproept.
Figuur 3. Door deze kamer gaan alle tekeningen van alle afde-
lingen van Gemeentewerken op weg naar de semi-statische ar-
chiefbewaarplaats. Ze worden er toegankelijk gemaakt via
neveningangen, uitgeleend, vermenigvuldigd, gearchiveerd, ge-
microfilmd, kortom intensief beheerd.
Substitutie
Het laatste onderwerp dat ik wil aansnijden is het over-
zetten van informatie op andere dragers, de zogenaamde
substitutie. De hoeveelheid papier neemt met een dermate
hoog tempo in omvang toe dat, wil het geheel beheers-
baar blijven en ook te bergen, op grote schaal het over-
bodige materiaal dient te worden verwijderd, om het
waardevolle in optimale konditie en toegankelijk te hou-
den. Bovendien dwingt de doorgaans siechte kwaliteit van
de originelen tot substitutie. Dat geldt voor alle archie-
ven, dus ook voor archieven die grotendeels bestaan uit
tekeningen. Wat volgens de vigerende voorschriften kän
worden vernietigd wordt hier ter stede ook uiteindelijk
wel, uiteraard met het nodige voorbehoud, vernietigd.
Echter voor de oplossing van het probleem zal dat niet
voldoende zijn. Er zal ook moeten worden gedacht aan
het verminderen van de ruimte welke door archieven, die
uitsluitend bestaan uit niet te vernietigen bescheiden, in-
genomen wordt. Het spreekt vanzelf dat microverfilming
hier dan het eerst in aanmerking komt. De beeldplaatont-
wikkeling staat nog in de kinderschoenen, zeker wat de
houdbaarheid betreff, is nog erg kostbaar maar moet wel
nauwlettend worden gevolgd. Men zal zieh kunnen voor-
stellen dat het in dit verband aangenaam zou zijn als het
nuttige met het verbodene (tot nu toe is het gebruik van
vervangende dragers immers nog illegaal) zou kunnen
worden verenigd. Wanneer men eenmaal zover in het
kwaad is doorgedrongen is de tweede stap snel gezet en
gaat men erg indringend naar sommige omvangrijke teke-
ningenbestanden zitten Staren en dat moet u ons vooral
niet kwalijk nemen.
Als klassiek voorbeeld noem ik de bouwtekeningen. Deze
tekeningen worden door de aanvrager van een bouwver-
gunning in veelvoud bij het daartoe bevoegde gezag aan-
geboden in papieren vorm. Uiteindelijk blijft er na de
vergunningverlening een gewaarmerkte set tekeningen
achter bij de behandelende dienst. Daar groeit dit bestand
met 25 tot 30 meter per jaar. Aan de opslag van dergelij
ke tekeningen is een aantal problemen verbonden. Ik
noem er een paar:
De tekeningen hebben allemaal een verschillende grootte
en zijn tamelijk siecht hanteerbaar. Om die reden worden
ze door de aanvrager tot A4-formaat gevouwen ingediend
en in deze vorm wordt hun weg in het verdere afdoe-
ningsproces ook vervolgd. Na 50 jaar een dergelijke teke-
ning weer herhaalde malen openvouwen kan niet
straffeioos gebeuren. De kwaliteit van het papier was al
niet best en wordt nu zeker niet beter.
Daarnaast gaat het hier op den duur om kilometers teke
ningen van een siechte kwaliteit papier, waarvan om wel
ke reden ook door de betreffende dienst al micro's zijn
gemaakt. Aangezien de gegevens door microverfilming
kennelijk uitstekend leesbaar over te brengen zijn op een
kleinere ruimtebesparende drager, is er alles voor te zeg-
gen deze praktijk tot de officiele te verheffen. Het zal
dan evenwel niet mögen gebeuren dat de leesbaarheid van
de vervanger slechter wordt dan die van het origineel zo-
als wij onlangs konstateerden bij een van de diensten,
omdat men verzuimde met inkt te tekenen waardoor het
beeld niet goed doorkwam. Dan wordt iedere diskussie
over vervanging zinloos. Overigens heeft men zieh er in
archivarissenkring al mee verzoend dat vervanging op den
duur noodzakelijk zal zijn. De nota archiefbeleid van de
minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur laat
zieh ook in die richting uit. Alleen het Archiefbesluit zal
nog 'even' moeten worden veranderd.
Slot
In het vorenstaande heb ik een beeld proberen te schetsen
44
