Het beheer van archiefkaarten, in het bijzonder in het
Rotterdams gemeente-archief
P. Ratsma
Archiefkaarten
Bij archiefdiensten, zoals rijks-, gemeente-, Streek en wa-
terschapsarchieven, treft men een specifieke kategorie
kaarten aan, die we gemakshalve archiefkaarten zullen
noemen. Het zijn kaarten die tot een archief1 behoren en
ze staan tegenover kaarten die volgens bepaalde maatsta-
ven worden verzameld. We stuiten hier op een essentiele
tegenstelling zoals die in de archiefwereld gezien wordt:
een archief is iets anders dan een verzameling.
Wat is een archief? In de archiefterminologie wordt een
archief omschreven als het geheel van archiefbeschei-
den, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon
of groep personen". De bijbehorende definitie van ar-
chiefbescheiden of archiefstukken luidt: al die be
scheiden die ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd
zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep
personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit
hoofde van zijn/haar aktiviteiten of de vervulling van
zijn/haar taken2. Kort samengevat komt het hier op neer:
een archief bevat de dokumenten die een instelling of per
soon bij de uitoefening van haar of zijn funktie ontvangt
en ten dele zelf vervaardigt. De archiefvormer zelf kan de
inhoud van het bestand dat aldus ontstaat in beperkte ma-
te bei'nvloeden, maar de archiefbeheerder in het geheel
niet. De beheerder van een verzameling daarentegen steh
zelf de maatstaven vast voor wat hij wel en niet in zijn
kollektie wil opnemen. In veel archieven treffen we kaar
ten aan, naast andere dokumenten, zoals reglementen, le-
denlijsten, verslagen, brieven, rapporten, rekeningen,
kasboeken, technische tekeningen enzovoort.
Kenmerkend voor archiefkaarten is, dat ze vrijwel altijd
zijn gemaakt voor een specifiek gebruiksdoel
Gedrukte kaarten met algemene geografische informatie,
zoals overzichtskaarten, toeristenkaarten, topografische
kaarten en stadsplattegronden, zal men relatief weinig als
archiefkaart aantreffen. Behoren deze al tot een archief,
dan zijn ze dikwijls gebruikt om er bepaalde gegevens op
in te tekenen. Voor het overgrote deel zijn archiefkaarten
vervaardigd in handschrift of gedrukt, dan wel gekopieerd
in kleine oplagen.
Marijke Donkersloot3 noemt een aantal kategorieen waar-
in archiefkaarten kunnen worden ingedeeld. Zo onder-
scheidt zij bijvoorbeeld kaarten die zijn gemaakt voor
technische doeleinden, voor beheer van onroerend goed
of belastingheffing (prekadastrale kaarten), kaarten voor
waterstaats- of militaire zaken en voor gebruik bij juridi
sche processen. In veel archieven zal men deze soorten
kaarten uit de zestiende, zeventiende en achttiende eeuw
aantreffen. In de negentiende eeuw komen daar onder an
dere de kadastrale kaarten bij.
Het kwam en komt zelden voor, dat voor een projekt al-
leen kaarten zijn gemaakt. Over het algemeen zijn er ook
andere stukken, zoals rapporten, de administratie van on-
roerendgoedexploitatie of belastingheffing, tekeningen en
bestekken van ontworpen waterstaatswerken en gebouwen,
processtukken enzovoort. Ook deze behoren tot een ar
chief. Als we geluk hebben - maar dat komt zelden voor
- zitten deze stukken en de bijbehorende kaarten bij el-
kaar in het archief.
Kaarten verwijderd uit archiefverband
Om de waarde van een archiefkaart op de juiste wijze te
kunnen schatten, moeten we weten waarvoor de desbe
treffende kaart werd vervaardigd. Het is daarom noodza-
kelijk de kaart te beschouwen in samenhang met de
andere dokumenten die betrekking hebben op het doel dat
de kaart heeft gediend. Dit verband tussen de kaart en de
bijbehorende dokumenten is in de loop van de eeuwen in
zeer veel gevallen verloren gegaan. In het depöt van het
Rotterdams gemeente-archief bijvoorbeeld, liggen twee
komplexen van duizenden kaarten, die behoren tot het
Stadsarchief en tot het archief van de Fabricage en de
voortzetting daarvan, de Dienst van Gemeentewerken4.
Alleen van de negentiende- en twintigste-eeuwse kaarten
is meestal wel bekend voor welk doel zij zijn gemaakt en
bij welke andere stukken zij behoren. Bij het overgrote
deel van de oudere kaarten echter is dit verband verloren
gegaan. Dit is geen specifiek Rotterdams verschijnsel,
maar het komt voor in vrijwel alle archieven.
Wanneer en waarom zijn deze kaarten uit hun archiefver
band gehaald? We konstateren dat dit is gebeurd in twee
fasen en dat er een aantal verklaringen voor is.
De eerste fase valt in de zeventiende en achttiende eeuw,
maar waarschijnlijk ook al eerder, toen men er toe over
ging kaarten apart te bewaren. Daarvoor waren twee goe-
de redenen: een fysieke en een inhoudelijke. Fysiek om-
dat kaarten meestal groter zijn dan de andere
archiefstukken. Soms zijn ze getekend op perkament en
daardoor moeilijk op te vouwen tot het papierformaat dat
het mogelijk maakte ze in loketkassen5 of ze in hassen6
bij de andere stukken te voegen. Bovendien was de ver-
vaardiging van kaarten een kostbare aangelegenheid en
men zal het dan ook jammer hebben gevonden ze op te
vouwen en weg te stoppen in dossiers. Gezien zijn inhoud
kon een kaart namelijk vaak ook gebruikt worden voor
andere doeleinden dan die waarvoor hij oorspronkelijk
werd vervaardigd. Een proceskaart bijvoorbeeld kan zijn
gemaakt voor een proces in eerste aanleg en later wellicht
nog eens zijn gebruikt bij een hoger-beroepszaak. Ook is
46
