de constatering dat er forse problemen rond de (gemeentelijke) informatie
voorziening bestonden.
Informatie blijkt noodzakelijk voor het functioneren van de gemeente, en
omdat binnen de gemeente vele activiteiten worden ondernomen, worden op
verschillende plaatsen binnen de gemeente gegevensbestanden bijgehouden.
Het blijkt dat veel dezelfde gegevens bij verschillende activiteiten noodzakelijk
zijn zodat grotendeels gelijke gegevensbestanden op verschillende plaatsen
binnen de gemeente worden bijgehouden. Het verdient aanbeveling om zulke
verwante bestanden samen te brengen in grotere informatiesystemen
(multifunctionaliteit). De VNG onderscheidt in dat geval vier clusters van
gegevens, namelijk bevolking, vastgoed, maatschappelijke objecten en
middelen. Omdat gegevens uit de vier clusters voor activiteiten van de
gemeente als geheel noodzakelijk zijn, dienen de gegevens uit de clusters
middels informatiesystemen gemakkelijk toegankelijk te zijn. Zulke
informatiesystemen nu, worden basisregistraties genoemd.
Een basisregistratie moet aan een aantal eisen voldoen. Het dient te gaan om
een multifunctioneel informatiesysteem:
- waarvan de inhoud, de bijhoudingsprocedure, het uniforme begrippenkader
en de codering vooraf zijn vastgesteld;
- waarin van ieder object/subject dat binnen de betreffende cluster valt de
basisgegevens worden vastgelegd, zoals die door de gebruikers worden
aangegeven, hetgeen aan verandering onderhevig kan zijn;
- dat via bepaalde basisgegevens te koppelen is met proces-bestanden;
- waarvan de gegevens slechts op één plaats worden bijgehouden;
- dat één logisch geheel vormt, zonder noodzakelijk één organisatorisch
geheel te zijn.
Dit laatste is van groot belang. Veel gemeenten verzetten zich namelijk tegen
het opzetten van een speciaal bureau voor de vastgoedinformatie. Amsterdam
is in dit opzicht een uitzondering, hetgeen gezien de bijzondere problemen van
deze grote stad weinig verbazing behoeft.
VNG-beleid
De VNG beoogt op het gebied van de informatievoorziening lijn te brengen in
het gemeentelijk front, door inzicht te verkrijgen in de benodigde structuur.
Het beschrijven hiervan wordt vergemakkelijkt door het instrument van de
Gemeentelijke Functionele Ontwerpen (GFO). Een GFO is een programma
van eisen voor de opzet, de inrichting en het gebruik van een basisregistratie
op het terrein van de gemeentelijke informatievoorziening en automatisering.
In een GFO wordt omschreven wat, aan wie en voor welk doel als informatie
geleverd dient te worden. Binnen zo'n programma dient beleidsmatig te
worden onderscheiden de informatie die voor intern gebruik nodig is, en de
informatie die ook voor andere overheden nodig is. De gemeente heeft in de
103
