programmeerd kan worden. De bestanden worden
bewaard op magneetbanden; periodiek wordt hier
mee op de computer gewerkt, deze werkwijze noemt
men een BATCH-systeem.
3.3 Muteren
Het muteren of wijzigen van de bestanden is nodig
om
- fouten van vorige invoer te verbeteren;
- wijzigingen in de boekhouding aan te brengen als
gevolg van binnengekomen akten e.d.
- additionele gegevens in een latere fase dan de
eerste invoer toe te voegen zoals de uitkomsten
van de schatting.
Het mutatie-principe is heel eenvoudig; er zijn
namelijk drie mogelijkheden:
1. een gegeven wordt toegevoegd;
2. een bestaand gegeven wordt gewijzigd
3. een bestaand gegeven wordt verwijderd.
Het mutatieproces binnen de computer wordt ge
stuurd door de sleutel van het record en door de
mutatiecode, die in ARAK de waarden 12 of 3 kan
hebben overeenkomend met de hierboven vermelde
tabel. Deze sleutel geeft de plaats aan waar een
nieuw gegeven opgeborgen moet worden of welk
record verwijderd of gewijzigd moet worden. Het is
duidelijk dat bij mutatiecode I de sleutel nog niet
aanwezig mag zijn in het bestand terwijl deze bij de
codes 2 en 3 juist aanwezig moet zijn, doch niet meer
dan éénmaal. Nadat de mutaties in de bestanden zijn
verwerkt zullen alle logische controles doorlopen
moeten worden, met uitzondering van die controles
die tijdens de verwerking van de mutaties reeds zijn
uitgevoerd.
Het mutatieproces is het meest gecompliceerde
onderdeel van het systeem. Voor de automatise
ringsdeskundige liggen de problemen in hoofdzaak
in het moeten onderkennen van alle mogelijke lo
gische administratieve verbindingen en alle situaties
waarin fouten kunnen worden gemaakt door de
gebruiker. De materiedeskundige moet zich kunnen
voorstellen hoe de mutatieprocedures functioneren,
opdat hij ze doelmatig kan hanteren. Bovendien zal
hij de ontwerper het nodige inzicht moeten ver
schaffen in de structuren die in de administratie
aanwezig zijn.
Ter verduidelijking van de problematiek bij de
mutatieverwerking wordt een voorbeeld gegeven.
Heeft een eigenaar twee percelen in eigendom en
verkoopt hij één perceel en een maand later het
andere, dan kan de boekhouder eerst de ene mutatie
opgeven en later de tweede. Tekent hij de eerste keer
de mutatie niet aan in zijn eerder uit de computer
verkregen leggerartikel, dan zal hij bij de tweede
mutatie niet weten dat daarmee het artikel geen
percelen meer bevat en daarom vervalt. Worden
beide mutaties later door de computer verwerkt dan
zal het systeem het signaal „artikel zonder percelen"
geven. Weet de boekhouder, door een aantekening
in het leggerartikel, dat het artikel vervalt dan moet
hij namelijk ook een mutatie met code 3 opgeven be
treffende het vervallen ZR-record. Tevens zal hij
daarbij na moeten gaan of de naam van de verkoper
uit het systeem moet verdwijnen, met andere woor
den of de verkoper nog enig ander recht heeft. Is dit
niet het geval dan moet ook voor het NAW-bestand
een mutatieopdracht geschreven worden.
Het was mogelijk geweest alle consequenties van de
twee mutaties in het PERC-bestand voor de andere
bestanden te laten uitzoeken door het systeem zélf.
Dat is veel eenvoudiger voor de gebruiker doch het
zal duidelijk zijn dat dit veel duurder is, zowel wat
de programmatuur betreft als wat betreft de tijd die
de computer nodig heeft voor de mutatieverwerking.
Bovendien moet men er voor zorgen dat bij meer
geautomatiseerde processen de betrouwbaarheid
niet wordt aangetast doordat er vele gebruikers-
controlemogelijkheden vervallen. Bij ARAK is ge
kozen voor het expliciet opgeven van alle mutaties
die in de bestanden voorkomen. Het is daarom
nodig de gebruiker een goed inzicht te geven in het
mutatieproces zodat hij in voorkomende situaties
weet welke handelingen hij moet uitvoeren.
3.4 Uitvoer
Bij de uitvoer is uitgegaan van de registers zoals die
voorkomen in de handadministratie. Bovendien is
rekening gehouden met de trend naar meer open
heid met name t.a.v. het verstrekken van goede in
formatie aan het publiek.
De omvang van de administratie per blok is zó
groot, dat getracht is de hoeveelheid bedrukt papier
104
ngt 74
