Microfilm en archiefbescheiden
J. G. Brouwer
Enige aspecten betreffende de bewaarplicht van (archief-)bescheiden en de mogelijkheid
tot vervanging van deze bescheiden door microfilms.
De mogelijkheid van vervanging van de oorspron
kelijke inhoud van archieven door daarvan gemaakte
microfilms hangt samen met het al dan niet bestaan
van een bewaarplicht van bescheiden. Is namelijk een
zodanige plicht aanwezig, dan is bovengenoemde ver
vanging juridisch niet mogelijk. Ingeval een bewaar
plicht ontbreekt, dienen bij de beantwoording van de
vraag of alsdan tot vervanging zal worden overge
gaan, aspecten van bewijsrechtelijke aard in de over
wegingen te worden betrokken.
In het licht van het bovenstaande zullen in dit artikel
de toepassingsmogelijkheden van de microfilm in het
algemeen en bij de overheid in het bijzonder, met na
me bij de Dienst van het Kadaster en de Openbare
Registers (hierna ook te noemen: de Dienst), worden
behandeld.1
Tenslotte zullen enkele afsluitende opmerkingen
worden gemaakt.
1. Archiefproblemen bij het bedrijfsleven
2. Behalve bij de overheid doen zich ook bij het
particuliere bedrijfsleven archiefproblemen voor. Ar
tikel 6, eerste lid, van het Wetboek van Koophandel
(K) legt namelijk een ieder, die een bedrijf uitoefent,
de verplichting op om boek te houdenHet betreft het
houden van aantekening van de vermogenstoestand
van die persoon zelf alsook van zijn bedrijf. In het
algemeen valt het accent op de bedrijfsboekhouding,
waarin alles betreffende de financiële positie van het
bedrijf, dient te worden opgenomen.
Het derde lid van voornoemd artikel, dat handelt over
de bewaarplicht van o.m. de boekhoudkundige be
scheiden, schrijft thans voor dat, behalve de boeken
en bescheiden betreffende de bedrijfsboekhouding en
de balansen, ook de ontvangen brieven en afschriften
van uitgaande brieven en telegrammen tien jaren lang
dienen te worden bewaard. Bij de totstandkoming van
het Wetboek van Koophandel was deze termijn met
betrekking tot boeken en bescheiden betreffende de
bedrijfsboekhouding op dertig jaren gesteld. Voor de
bovengenoemde brieven enz. was aanvankelijk ook
een bewaartermijn van dertig jaren voorgesteld, zulks
in overeenstemming met de termijn waarin in het
algemeen vorderingen door verjaring teniet gaan; zie
artikel 2004 van het Burgerlijk Wetboek (BW). De
Rotterdamse Kamer van Koophandel echter achtte
het zolang bewaren van alle brieven bezwaarlijk en zag
de termijn voor de brieven tot tien jaren verkort,
ondanks de tegenwerping dat brieven dikwijls meer
bewijzen dan boeken.2
In de oorlogsjaren (1943) werd onder meer als gevolg
van dit-laatste argument de bewaarplicht ten aanzien
van de gehele boekhouding gesteld op tien jaren
(e.e.a. geschiedde mede ter verhoging van het effect
van het Besluit Inlevering Gebruikt Papier).
Bij de Wet van 8 december 1949, (Stb. J. 545) werd
deze bezettingsmaatregel gelegaliseerd.3
Ook artikel 54 van de Algemene wet inzake rijks
belastingen schrijft voor om boeken en andere be
scheiden betreffende het bedrijf gedurende tien jaren
te bewaren.
3. Uit hetgeen onder 2 is opgemerkt volgt dat het be
waren van bescheiden noodzakelijk is ten behoeve
van bewijsvoering in en buiten rechte al dan niet ten
eigen voordele. Indien een stuk, onderdeel vormend
van een bedrijfsboekhouding, is opgesteld en onder
tekend met de bedoeling om tot bewijs van een rechts
handeling te dienen, dan is het zo dat, ingevolge arti
kel 1912 BW, dat stuk tegenover de ondertekenaar
volledig bewijst wat daarin is vermeld. E.e.a. uiter
aard behoudens tegenbewijs en afgezien van de te
dezer zake niet van belang zijnde uitzondering, ge
noemd in artikel 1915 BW. Dat de plicht om de
bedrijfsboekhouding tien jaren te bewaren nauw
samenhangt met het bewijsrecht, blijkt ook uit artikel
1918 BW. Dit artikel bepaalt dat registers en huiselijke
papieren geen bewijs opleveren ten voordele van
degene die deze bescheiden heeft geschreven.
Onder 'bescheiden' dient men hier niet te verstaan:
losse papieren, maar: in boekvorm of op andere wijze
samenhangende stukken (kasboeken, dagboeken). In
bepaalde gevallen kunnen zij zelfs strekken ten nadele
van een zodanig persoon (artikel 1918, eerste lid,
BW); in overige gevallen staat het de rechter vrij zelf
te bepalen, welke bewijskracht hij aan een bedrijfs
boekhouding toekent.
ngt 79
65
Dit artikel werd eerder gepubliceerd in het Nederlands Juristen
blad van 16 december 1978, aflevering 44. De reproduktierechten
zijn voorbehouden.
1. Voor een vooral technische en organisatorische uitvoerige uiteenzetting
over de toepassing van microfototechnieken bij de Postcheque- en girodienst
(PCGD) wordt verwezen naar het verslag van de lezing 'De toepassing van
de microfotografie in de overheidsadministratie' van drs. K. D. Fleurke,
hoofd commerciële zaken van de PCGD te 's-Gravenhage, welk verslag is
gepubliceerd in het tijdschrift 'Overheidsdocumentatie' januari 1978, blzn.
118 t/m 125.
2. Mr. T. J. Dorhout Mees, Kort Begrip van het Nederlands Handelsrecht,
vierde druk, blz. 26.
3. Zie de parlementaire geschiedenis van deze wet.
