twee onderdelen uiteenvalt, wordt in de Nota van
Toelichting ad artikel 7 het volgende opgemerkt.
18. De gegevens die op het opgaveformulier zijn
vermeld, worden opgenomen in het computergeheu
gen. Tezamen met de gegevens omtrent de vereniging
die zich eventueel reeds in het geheugen bevinden,
worden zij weergegeven in een computeruitdraai
in de tekst van het ontwerp aangeduid als overzicht
- die de actuele (dat is per de datum van de dag van
inschrijving van de desbetreffende stukken) stand van
zaken met betrekking tot de vereniging weergeeft. In
dien bij het opgaveformulier stukken waren gevoegd,
zoals statuten of een volmacht, wordt daarvan een
microfoto gemaakt. Deze worden, tezamen met
eventueel reeds aanwezige microfoto's die op de vere
niging betrekking hebben, gereproduceerd, en deze
reproduktie wordt tezamen met het overzicht aan de
secretaris van de Kamer van Koophandel en Fabrie
ken gezonden. Aan de hand van het door hem behou
den afschrift van het opgaveformulier en van de daar
bij gevoegde bescheiden controleert de secretaris (a)
of de computeruitdraai de gegevens, zoals deze inge
volge het opgaveformulier behoren te luiden, juist
weergeeft, en (b) of op de reproduktie alle vereiste
microfoto's voorkomen.
Indien een en ander het geval blijkt te zijn kunnen het
overzicht en de reproduktie worden opgenomen in de
voor openbare raadpleging aangehouden verzame
ling. Aangezien hierin nu de actuele stand van zaken
is weergegeven kunnen een eventueel aanwezig op de
vereniging betrekking hebbend overzicht en repro
duktie uit de verzameling worden verwijderd. Tevens
heeft dan het tijdelijk dossier zijn functie vervuld,
zodat het niet meer voor raadpleging door het publiek
ter beschikking behoeft te worden gehouden. Leidt
het onderzoek tot de bevinding dat de centrale ver
werking op enig punt niet naar behoren is geschied,
dan zal de beheerder van het centrale bestand na een
daartoe strekkende aanwijzing van de secretaris de
nodige maatregelen ter verbetering dienen te nemen.
Bij deze wijze van verwerking zijn in het computerge
heugen alle op de vereniging betrekking hebbende ge
gevens, voor zover blijkende uit de opgaveformulie-
ren, opgeslagen, terwijl daar voorts microfoto's van
de bij de opgave gevoegde stukken aanwezig zijn. Het
zesde lid bepaalt dat deze gegevens en microfoto's
blijvend moeten worden bewaard; men vergelijke
artikel 14 Handelsregisterbesluit. Voor het overzicht
(de computeruitdraai) en de reproduktie van de
microfoto's die zich bij de Kamer bevinden geldt het
zelfde, uiteraard totdat zij overeenkomstig de vooraf
gaande leden van het artikel worden vervangen als ge
volg van een mutatie.
Artikel 8 BV bepaalt dan, tenslotte, nog dat ten einde
te bevorderen dat het register de juiste stand van za
ken weergeeft, jaarlijks een computeruitdraai aan de
vereniging wordt gezonden. De vereniging heeft dan
de gelegenheid de gegevens (per peildatum) te con
troleren; zo nodig kan zij de gegevens doen aanvullen
of verbeteren.
(Terzijde wordt nog opgemerkt dat het computer
programma zodanig dient te zijn opgesteld dat, indien
de secretaris inlichtingen dient te verschaffen omtrent
gegevens uit vroegere overzichten, deze vroegere
overzichten door de computer kunnen worden ge
reconstrueerd.)
19. Ten aanzien van de procedure kan nog het vol
gende worden opgemerkt. Uit het Besluit verenigin-
genregister blijkt in de eerste plaats dat de bescheiden
op een zodanige wijze moeten worden opgeborgen en
bewaard dat voor iedere vereniging afzonderlijk
steeds alle op haar betrekking hebbende fotografische
reprodukties beschikbaar zijn.
De secretaris van de Kamer van Koophandel en Fa
brieken waaronder de plaats der vestiging van de
vereniging valt, is, zo blijkt voorts uit het Besluit,
verantwoordelijk voor een juiste en volledige verwer
king van zowel de mutatiegegevens in het centrale
bestand, alsook van de overige bescheiden.
In de derde plaats vermeldt het Besluit dat het over
zicht en de microfoto's kosteloos bij de Kamer van
Koophandel en Fabrieken zijn in te zien en dat daar
van - tegen betaling afschriften zijn te bekomen.
Tenslotte wordt in de toelichting op het besluit ten
aanzien van het inschakelen van de computer en de
invoer van microfoto's nog het volgende naar voren
gebracht. De in het verenigingenregister opgenomen
gegevens worden met behulp van een computer ver
werkt in het centraal gegevensbestand. Dit gezien het
te verwachten aantal verenigingen dat zich zal laten
inschrijven en de in de gegevens optredende wijzigin
gen. Tevens wordt aldus mogelijk gemaakt dat op ge
makkelijke wijze, nl. via raadpleging van een compu
teruitdraai, kan worden nagegaan welke de actuele
gegevens met betrekking tot de vereniging zijn.
De raadpleging van statuten, wijzigingen daarvan,
volmachten enz., geschiedt door middel van microfo
to's. Zulks ter voorkoming van ontoelaatbare omvang
der dossiers en de daaruit voortvloeiende ruimtepro
blemen.
20. Het Besluit stichtingenregister, een algemene
maatregel van bestuur ter uitvoering van artikel 289,
zesde en zevende lid, Boek 2 BW, houdt mutatis
mutandis ten aanzien van stichtingen een gelijke rege
ling te dezer zake in als het Besluit verenigingen-
register.
De Dienst van het Kadaster en de Openbare Registers
en microfilmtoepassing
21. Bij de Dienst komt een groot aantal bescheiden
van uiteenlopende aard voor, terwijl de jaarlijkse aan
was van deze bescheiden indrukwekkend is. De vraag
laat zich dan ook stellen op welke wijze bij de Dienst
aanwezige archiefproblemen kunnen worden opge
lost, c.q. kunnen worden voorkomen.
ngt 79
69
