De oplossing van voornoemd probleem kan op
tweeërlei manieren geschieden:
vervanging van bescheiden door microfoto's (zie on
der 22-30 en onder 32) dan wel de vernietiging van
bescheiden (zie onder 31-34).
22. Voor de toepassing van eerstgenoemde oplossing
wordt met betrekking tot de openbare registers, te
weten het dagregister, register Hypotheken nr. 3
(inschrijvingsregister) en het register Hypotheken nr.
4 (overschrijvingsregister), gewezen op de Wet van 28
februari 1947, Stb. H66.
Deze wet opent de mogelijkheid om wijziging te bren
gen in de methode van overschrijving of inschrijving
van stukken in de openbare registers. Artikel 1, twee
de lid, bepaalt nl. dat de overschrijving of inschrijving
geschiedt door boeking van het aangeboden stuk op
het dagregister op de dag der inlevering èn door het
inbewaarnemen van de reproduktie of van het af
schrift van dat stuk. Daartoe werd de betrokken
minister de bevoegdheid gegeven te bepalen, aldus
artikel 1, eerste lid, dat bij de aanbieding ter over
schrijving of inschrijving in de openbare registers of
in de gevallen in de voorschriften omschreven, hetzij
van Rijkswege een mechanische reproduktie van het
stuk zal worden vervaardigd, hetzij een afschrift van
het stuk, voldoende aan bepaalde vormvereisten,
moet worden ingeleverd. Bij ministeriële beschikking
is gekozen voor de laatste methode: formulieren
Hypotheken nr. 3A/3B, voor de inschrijvingen en
4A/4B voor de overschrijvingen.7
23. Ofschoon de doelstelling van voornoemde wet,
te weten het afschaffen van de tijdrovende en kostba
re werkmethode van woordelijke en letterlijke over
schrijving en inschrijving alsmede de invoering van
een praktischer werkwijze, op het eerste gezicht niet
zoveel met microfotografie uitstaande lijkt te hebben,
is dit echter toch wel degelijk het geval.
Het is namelijk zo dat bij 'het van Rijkswege vervaar
digen van een mechanische reproduktie' werd en
wordt gedacht aan microfotografie, waarbij de in- en
over te schrijven stukken worden gefotografeerd op
een film en de in- en overschrijvingsdelen als zodanig
verdwijnen om plaats te maken voor filmrollen. Van
deze mogelijkheid heeft men tot dusverre (ook in
1977) nog geen gebruik kunnen maken, omdat nog
geen oplossing is gevonden voor de moeilijkheden van
praktische aard, welke aan de invoering van die
werkwijze zijn verbonden, aldus de memorie van
toelichting op de Wet van 28 oktober 1964, Stb. 452.
24. Bij laatstgenoemde Wet van 28 oktober 1964, Stb.
452 is de Wet van 28 februari 1947 gewijzigd. In een
nieuw artikel 2 wordt aan de betrokken minister de
bevoegdheid gegeven dat ten aanzien van door hem
aan te wijzen kantoren van de hypotheken, het kadas-
ter en de scheepsbewijzen, de inhoud van de openbare
registers wordt vervangen door mechanische repro-
dukties in dubbel.
Tevens wordt hem de bevoegdheid gegeven te bepa
len op welke wijze dit geschiedt.
Deze laatste bevoegdheid heeft geresulteerd in de
ministeriële beschikking van 26 september 1975, nr.
0926928, Stcrt. 188. In artikel 1 van deze beschikking
wordt bepaald dat de voornoemde mechanische
reprodukties worden vervaardigd in de vorm van
microfoto's.
Van de eerstgenoemde bevoegdheid tot vervanging
is reeds gebruik gemaakt blijkens diverse beschikkin
gen van de Minister van Volkshuisvesting en Ruimte
lijke Ordening.8 Zo is de inhoud van alle tot aan 1
januari 1975, aan de kantoren te Breda en Eindhoven
verschenen delen van het overschrijvingsregister Hy
potheken nr. 4 vervangen. Voornoemde vervanging
is tevens geschied ten aanzien van een aantal over
schrijvingsdelen gehouden aan de kantoren te Alk
maar, Amsterdam, Groningen, Middelburg, Roer
mond, Rotterdam en Zwolle.
25. De eerdergenoemde Wet van 28 oktober 1964 is
destijds tot stand gekomen in verband met het steeds
acuter wordende ruimtegebrek op de kantoren én ten
behoeve van de totstandbrenging van een schaduwar-
chiefDit laatste met het oog op eventuele calamitei
ten en de vervanging bij beschadiging, slijtage en
teloorgaan der reprodukties. (Daartoe worden de
reprodukties in duplo vervaardigd.) Het feit dat in de
laatste oorlog enkele 'hypothecaire archieven' verlo
ren zijn gegaan heeft namelijk aangetoond dat het
aanhouden van een schaduwarchief noodzakelijk is.
De hierboven genoemde wet nu maakt het mogelijk
om de inhoud van bestaande openbare registers te
vervangen door microfoto's en de originele registers
van de kantoren te verwijderen en, afgezien van een
'bewaarplicht' uit anderen hoofde, in principe zelfs te
vernietigen.g
Immers, artikel 2, tweede lid, van de Wet van 28 fe
bruari 1947 zoals dat luidt na de wetswijziging van
7. Te weten de beschikkingen van 16 maart 1948, nr. 238, Stcrt. 55 en van
9 november 1949, nr. 188, Stcrt. 222.
8. Te weten de beschikkingen van 17 december 1975, nr. 1217026, Stcrt. 250
(Breda), van 26 februari 1976, nr. 0224037, Stcrt. 42 (Alkmaar en Amster
dam) en van 13 december 1977, nr. 1213042, Stcrt. 1978, nr. 4 (Eindhoven)
en van 15 augustus 1978, nr. 0815013, Stcrt. 165 (Amsterdam, Groningen,
Middelburg, Roermond, Rotterdam, Zwolle).
9. Indien de inhoud van de registers van overschrijving krachtens ministerië
le beschikking zijn vervangen door daarvan vervaardigde microfilms, zijn de
ze microfoto's de originele archiefbescheiden geworden als bedoeld in de
Archiefwet 1962. De registers van overschrijving kunnen dan ook na vervan
ging door de microfilms worden vernietigd. Zij behoeven immers niet naar
het Rijksarchief te worden overgebracht, daar zij geen archiefbescheiden
meer zijn!
Deze stelling is te staven en in overeenstemming met artikel 3, tweede lid,
van het Archiefbesluit.
Ook deze bepaling houdt in dat de microfoto's die van archiefbescheiden zijn
vervaardigd de originele archiefbescheiden worden. De oorspronkelijke
archiefbescheiden kunnen vervolgens dan ook worden vernietigd, met het
oog waarop deze microverfilming immers geschiedde.
70
ngt 79
