tuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk en de
Minister waaronder een bepaalde dienst of instelling
ressorteert, voor elke dienst en instelling een zoge
naamde vernietigingslijst wordt vastgesteld.
De vernietigingslijst bevat een opsomming van be
scheiden welke vernietigd mogen worden, onder
vermelding van de bewaartermijn, na verloop waar
van zulks (pas) mag geschieden.
Zo is het dan ook mogelijk dat de hierboven genoem
de bewaarplicht inhoudelijk voor de onderscheiden
categorieën overheidsbescheiden verschillend is. Zo
zullen bepaalde bescheiden immer moeten worden
bewaard, terwijl andere bescheiden hetzij na een kor
te hetzij na een wat langere termijn, mogen worden
vernietigd.
32. Artikel 3, tweede lid, van het Archiefbesluit
maakt het mogelijk dat archiefbescheiden, welke in
een vernietigingslijst zijn omschreven tenzij in deze
lijst anders is bepaald binnen de daarbij gestelde
vernietigingstermijnen worden vernietigd, mits daar
van reprodukties zijn vervaardigd
Hierbij is in het bijzonder gedacht aan het maken van
microfilms ter wille van ruimtebesparing. (Wel is het
zo dat deze reprodukties niet mogen worden vernie
tigd binnen de vernietigingstermijn die is aangegeven
voor de originele archiefbescheiden.)
Het spreekt voor zich dat de wenselijkheid tot het
verfilmen van bescheiden ontbreekt, indien deze be
scheiden na korte tijd mogen worden vernietigd, of
anders gezegd: indien de vernietigingslijst de be
voegdheid geeft om deze bescheiden bijv. na één,
twee jaren te vernietigen. Toch kan ten aanzien van
bescheiden die op de vernietigingslijst voorkomen, de
wenselijkheid zich voordoen dat zij op microfilm wor
den gezet, nl. indien de jaarlijkse aanwas van deze be
scheiden groot (qua omvang) en de bewaartijd bijv.
tien jaren is.
33. Ten aanzien van de vernietigingslijst betreffende
comptabele bescheiden wordt - volledigheidshalve -
nog het volgende opgemerkt.
Artikel 69 van de Comptabiliteitswet 1976 houdt een
regeling in met betrekking tot het bewaren van be
wijsstukken en bescheiden die tot bewijs kunnen
medewerken. Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat
deze stukken en bescheiden op eerste vordering van
de Algemene Rekenkamer aan haar dienen te worden
ingezonden. De Algemene Rekenkamer bepaalt als
dan welke van die stukken en bescheiden bij haar blij
ven berusten.
Deze regeling is een bestendiging van een jarenlange
praktijk. Weliswaar kende de Comptabiliteitswet
1927 als algemeen stelsel dat de bewijsstukken enz.
aan de Algemene Rekenkamer moesten worden
toegezonden, maar artikel 68 van laatstgenoemde wet
liet op die regel uitzondering toe indien de Algemene
Rekenkamer ter plaatse de stukken controleerde.
34. De hierboven beschreven praktijk brengt mee dat
de stukken niet meer in het archief van de Rekenka
mer worden bewaard, doch bij de departementen
worden opgeborgen. Zoals onder 31 reeds is uiteen
gezet, bepaalt artikel 2, tweede lid, van de Archiefwet
1962 dat o.m. omtrent de bevoegdheid tot vernieti
ging bij algemene maatregel van bestuur nadere rege
len worden gesteld.
Artikel 69, tweede lid, (was oorspronkelijk artikel 70,
tweede lid) Comptabiliteitswet 1976 nu bepaalt dat (in
afwijking van de onder 31 beschreven regeling) bij
algemene maatregel van bestuur op voordracht van
de Minister van Financiën in overeenstemming met
de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappe
lijk Werk en na overleg met de Algemene Rekenka
mer, bepaalde soorten van bewijsstukken worden
aangewezen, welke na verloop van bij die algemene
maatregel van bestuur te stellen termijnen kunnen
worden vernietigd. Deze algemene maatregel van
bestuur is nog niet tot stand gekomen.
In de memorie van toelichting wordt hierbij opge
merkt dat ten aanzien van de(ze) financiële bewijs
stukken wederom een bijzondere vernietigingsrege
ling moet worden getroffen. (Het ontmoet geen be
zwaar als deze bijzondere regeling ten aanzien van
financiële bewijsstukken in de algemene vernietigings
lijst zou worden opgenomen. Noodzakelijk is dit ech
ter niet, aldus de toelichting.)
Deze regeling zal zowel betrekking hebben op de be
wijsstukken die aan de Algemene Rekenkamer zijn
overgedragen alsook op die, welke bij de departe
menten blijven berusten. Gelet op het bovenstaande
dient derhalve de totstandkoming van laatstbedoelde
algemene maatregel van bestuur te worden afgewacht
om te kunnen vaststellen of, en zo ja welke, compta
bele bescheiden voor vervanging door microfoto's in
aanmerking komen.
IV. Slotopmerkingen
35. De commissie heroriëntatie overheidsvoorlich
ting (commissie Biesheuvel) heeft in haar rapport
'Openbaarheid - Openheid' (Staatsuitgeverij 1970)
het volgende opgemerkt met betrekking tot de tech
nische ontwikkelingen van informatieverwerking en
-verstrekking, welke ontwikkelingen in de toekomst
van belang kunnen zijn voor de praktijk van de over
heidsvoorlichting (blzn. 168-171).
Het vastleggen van alle toegankelijk verklaarde over
heidsdocumenten met gelijktijdige vastlegging van
een door de inhoud der documenten bepaalde code
(met behulp van de computer) is een der mogelijkhe
den om elke gebruiker op een zeer snelle wijze in staat
te stellen relevante informaties aan het overheids
documentenbestand te ontlenen. Dit zal er onder
meer toe leiden dat de samengevatte inhoud van op
een bepaald onderwerp betrekking hebbende docu
menten op een beeldscherm verschijnt, waarbij tevens
72
ngt 79
